Mitarbeitergespräche führen: Ziele, Inhalte, Herausforderungen

Abhängig vom konkreten Gespräch unterscheiden sich Ziele und Vorgehen allerdings erheblich. An ein Entwicklungsgespräch etwa gehen Sie grundlegend anders heran als an ein Konfliktgespräch. In meinem Artikel habe ich daher alle Nuancen der jeweiligen Gespräche im Detail beleuchtet. Hier gebe ich Ihnen einen Überblick über das facettenreiche Thema Mitarbeitergespräch – und lade Sie ein, an den Stellen tiefer einzutauchen, die für Ihren Führungsalltag gerade aktuell sind.

Mitarbeitergespräch vorbereiten – mit bewährten Praxistipps

Wirklich entfalten können Mitarbeitergespräche ihre Wirkung nur, wenn sie richtig vorbereitet werden. Anderenfalls werden sie zur peinlichen Alibi-Veranstaltung, die niemandem nützt. Was Sie bei der Vorbereitung auf jedes Gespräch beachten sollten:

• Machen Sie nicht den Fehler, auf allzu starre Vorlagen zu setzen.

• Stellen Sie offen formulierte Fragen, die einen Dialog in Gang bringen.

• Holen Sie sich Hintergrundinformationen zu Ihren Mitarbeitern ein.

• Rüsten Sie sich für mögliche Gehaltsverhandlungen.

• Sorgen Sie für den richtigen Rahmen – ohne Machtgefälle.

Zum Beitrag: Mitarbeitergespräch vorbereiten – 9 Tipps für Führungskräfte

Leitfaden für Mitarbeitergespräche – aus zwei Perspektiven

Leitfäden sind nützlich. Wenn sie auch als solche verstanden werden. Ein Leitfaden gibt Ihnen Orientierung für ein Gespräch, stellt gewissermaßen die Richtung und das Ziel in Aussicht. Die konkrete Route allerdings suchen Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam.

Als C-Level sollten Sie sich klar machen, dass ein solcher Leitfaden zwei grundlegend verschiedene Ausprägungen haben kann – abhängig vom Rang Ihres Mitarbeiters. Unterhalten Sie sich mit einer Fachkraft oder einer Führungskraft aus dem mittleren Management, bietet sich eine offene, transparente Führungskommunikation an. Soll heißen: Im Gespräch sagen Sie, was Sie wirklich meinen – und das so eindeutig wie möglich. Gerade für „alte Hasen“ des Top-Managements ist das oft gar nicht mehr so einfach. Denn innerhalb der Führungsriege herrscht meist eine andere, indirektere Art der Kommunikation. Was uns auch gleich zu Mitarbeitergesprächen bringt, die Sie – zum Beispiel als Vorstand oder Vorstandsvorsitzender – mit C-Leveln führen. Hier nämlich sieht Ihr Gesprächsleitfaden ganz anders aus. Immerhin müssen Sie die (ungeschriebenen) Regeln des Top-Managements beachten, auf eine doppelbödige Kommunikation vorbereitet sein und Ihr Gespräch auf die Persönlichkeit Ihres Gegenübers anpassen. 

Zum Beitrag: Mitarbeitergespräch: Leitfaden für Führungskräfte

5 Typen von Mitarbeitergesprächen im Fokus

Abhängig von ihrem Inhalt sind Mitarbeitergespräche ganz verschieden strukturiert. Wollen Sie mit Hilfe von Zielvereinbarungsgesprächen die Performance Ihres Teams erhöhen, sind die Anforderungen andere, als wenn Sie im Rahmen eines Konfliktgesprächs produktiv und auf Augenhöhe vermitteln bzw. schlichten müssen. Ein Überblick über die fünf wichtigsten Arten von Mitarbeitergesprächen.  

1.) Entwicklungsgespräch – von der Theorie bis zur Durchführung

Was ist der wichtigste Hebel, den Sie als Führungskraft für Ihr Unternehmen haben? Na klar, Ihre Mitarbeiter! Richtig angegangen werden Entwicklungsgespräche zum treibenden Wachstumsmotor. Für Ihr Team, für Sie, für das gesamte Unternehmen. Im Rahmen eines Entwicklungsgesprächs können Sie,

• Wertschätzung zeigen und Ihre Mitarbeiter motivieren,

• während einer herausfordernden Transformation Perspektiven aufzeigen,

• Mitarbeiter in Ihrem Sinne entwickeln,

• Ihr Unternehmen als Ganzes voranbringen,

• schwierigen Mitarbeitern auf den Zahn fühlen – und „faule Äpfel“ identifizieren.

Was Sie bei der Vorbereitung und Durchführung eines Entwicklungsgesprächs beachten sollten, zeige ich Ihnen im verlinkten Beitrag.

Zum Beitrag: So wichtig sind zielführende Entwicklungsgespräche für Ihre Mitarbeiter

2.) Zielvereinbarungsgespräch – worauf es wirklich ankommt

Keine Ziele, keine Ergebnisse. In einem Zielvereinbarungsgespräch definieren Sie klare Ziele für den jeweiligen Mitarbeiter. Idealerweise nach der „SMART“-Formel. Denn gute Zielvereinbarungen sind:

• Spezifisch (Specific)

• Messbar (Measurable)

• Erreichbar (Achievable)

• Angemessen (Reasonable)

• Terminiert (Time-bound)

Damit Zielvereinbarungen Erfolg bringen, reicht nicht nur ein auf Augenhöhe geführtes Gespräch. Vielmehr müssen Ziele (gemeinsam!) so definiert werden, dass Sie intrinsische Motivationsanreize setzen, das individuelle Potenzial des jeweiligen Mitarbeiters ausschöpfen und dabei dessen Stärken, Motive, Werte und Besonderheiten berücksichtigen. Keine leichte Aufgabe. Aber eine sehr lohnenswerte!

Zum Beitrag: Darauf kommt es beim Zielvereinbarungsgespräch an

3.) Jahresgespräch – Ihre Möglichkeit zu inspirieren

Im Rahmen eines Jahresgesprächs ist es Zeit, Bilanz zu ziehen. Was lief gut? Wo gibt es Optimierungspotenzial? Welche Ziele wurden erreicht? Welche verfehlt. Aus Erfahrung weiß ich, dass Führungskräfte das Potenzial eines gut geführten Jahresgesprächs oft unterschätzen. Letzteres manchmal sogar als lästige Pflicht abtun. Zu Unrecht, denn das Jahresgespräch gibt Ihnen die einmalige Chance, sich vom Klein-Klein des Arbeitsalltags (von Zwischenzielen, Konflikten, Gehaltsverhandlungen etc.) zu lösen und das große Ganze in den Blick zu nehmen. Hier müssen Sie keinen Plan für die nächsten Tage oder Wochen aufstellen, kein Projekt durchstrukturieren. Stattdessen können Sie das Mitarbeitergespräch nutzen, um Ihre Vision aufzuzeigen – und Mitarbeiter auf diese Weise zu inspirieren. 

Zum Beitrag: Jahresgespräch vorbereiten und führen: Das müssen Führungskräfte wissen

4.) Konfliktgespräch – lernen aus der Praxis

Meine eigene Zeit im Top-Management und mittlerweile gut 30 Jahre Erfahrung im Führungskräfte-Coaching haben mich drei Dinge gelehrt:

1. Jeder Konflikt ist ein Beziehungskonflikt.

2. Jeder Konflikt ist prinzipiell konstruktiv lösbar.

3. Jeder Konflikt braucht eine andere Herangehensweise – abhängig von der Situation und der konkreten Personenkonstellation.

Für Sie heißt das: Mit dem richtigen Vorgehen beim Konfliktgespräch sind Sie in der Lage, eine schwierige Situation konstruktiv zu entschärfen. Im verlinkten Beitrag gebe ich Ihnen konkrete Hilfestellungen zu 5 ganz typischen Konflikt-Situationen.

Zum Beitrag: Als Führungskraft ein Konfliktgespräch führen: 5 Situationen aus der Praxis

5.) Beurteilungsgespräch – delikates Gespräch souverän meistern

Zugegeben, Beurteilungsgespräche sind heikel. Gerade Leistungsträger tun sich oft schwer damit, Kritik zu äußern. Und wenn es dann doch sein muss, droht das Gespräch schnell zu einer ausufernden, demotivierenden Fehleranalyse zu werden, die im schlimmsten Fall eine Kränkung hinterlässt, die die weitere Performance in den Keller gehen lässt. Aber auch ein aufrichtiges Lob, das auch als solches ankommt, ist gar nicht so leicht ausgesprochen. Und sogar nach einem Beurteilungsgespräch kann es Probleme geben – und die Stimmung im Team plötzlich umschlagen. Beispielsweise, weil Sie verschiedene Mitarbeiter (unbewusst) mit zweierlei Maß gemessen haben. 

Grund genug also, sich gründlich auf das Beurteilungsgespräch vorzubereiten. Denn mit der richtigen Strategie meistern Sie auch schwierige Beurteilungsgespräche.

Zum Beitrag: Beurteilungsgespräch: Inhalte, Tipps, Checkliste

Wie Sie auch schwierige Mitarbeitergespräche führen

Sie müssen die heiß ersehnte Weiterbildung, die Ihr Team-Mitglied seit dem letzten Quartal herbeisehnt, absagen – Budgetkürzung. Ihr einstiger High Performer ruht sich schon zu lange auf seinen Lorbeeren aus – und droht ins Mittelmaß abzurutschen. Ein schwieriger Change-Prozess steht an – und Sie müssen Ihr Team auf herausfordernde Zeiten vorbereiten.

So manches Mitarbeitergespräch ist alles andere als leicht. Insbesondere dann, wenn Sie im Grunde schlechte Nachrichten überbringen müssen. Die Tipps und Praxisbeispiele, die ich Ihnen in meinem Blog mitgegeben habe, erlauben es Ihnen, auch solche schwierigen Mitarbeitergespräche zu führen. Zudem sollten Sie in Fällen wie diesen darauf achten, klar und eindeutig zu kommunizieren. Es darf kein Raum für Interpretationsspielraum bleiben. Im Gespräch sollten Sie stets wertschätzend bleiben und eine Lösungsoption für mögliche Missstände oder Herausforderungen anbieten.

Herzliche Grüße

Gudrun Happich

PS: Ihre Mitarbeitergespräche stoßen nicht auf fruchtbaren Boden – und Sie haben keine Ahnung, woran das liegen könnte? Kontaktieren Sie mich unter info@galileo-institut.de. Gemeinsam nehmen wir Ihr Vorgehen unter die Lupe und machen uns an die Optimierung.

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Sollten wir hier noch nicht vernetzt sein, freue ich mich, wenn Sie mir auf XING Insider folgen oder eine Kontaktanfrage senden.

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