News und Speiseplan: Was vom Intranet in der O365-Welt übrig bleibt

Welche Zukunft hat das Intranet eigentlich noch? Das werde ich momentan immer öfter gefragt, gerade auch mit Blick auf den Digital Workplace und Office 365. Und ich bin sicher: In den kommenden Monaten – spätestens in ein bis zwei Jahren – wird der digitale Arbeitsplatz mit O365 gravierende Auswirkungen auf die Unternehmenskommunikation haben. Aber bevor wir uns dem im Detail widmen, schalten wir einen Gang zurück und schauen uns an, welche Inhalte heutzutage ein modernes Intranet ausmachen. In der Regel sind es die, die die folgende Grafik zeigt:

So weit, so gut. Stellt sich aber nun die Frage, was passieren wird, wenn Unternehmen Office 365 einführen und damit Microsoft Teams, SharePoint Online und Yammer sehr viel stärker ins Spiel kommen – und dass dies geschehen wird, ist sicher, da all diese Tools nicht nur über Office 365 einfach verfügbar sind, sondern sich auch in der europäischen Cloud bei Microsoft befinden und dadurch datenschutzkonform sind.

Raus aus dem Intranet, rein in Microsoft Teams: Produkt- und Abteilungsinformationen

Für das Intranet heißt das: Es wird Inhalte geben, die dort verbleiben und solche, die ganz einfach aus ihm verschwinden werden. Dabei ist klar: Ein Intranet ohne redaktionelle Unternehmens-News ist nicht denkbar – auch zukünftig nicht. Nur über das Intranet kann ein strukturierter und schneller Zugang zu unternehmensweiten Informationen angeboten werden. Schon spannender wird es aber mit Blick auf die Produkt- und Abteilungsinformationen: Diese werden sehr viel stärker in sogenannte Teams-Bereiche in Microsoft Teams wandern, das auf dynamische Gruppenarbeit in Projekten und Abteilungen ausgelegt ist.

Diese speziellen Teams-Bereiche, über die viele verschiedene Dateien wie Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Aufgabenlisten etc. abgelegt und zugänglich gemacht werden können, werden die einzelnen Abteilungen einfach anderen Mitarbeitenden freigeben. Über Veröffentlichungs-Workflows können all diese Informationen sehr strukturiert im Unternehmen verteilt werden, müssen somit nicht mehr im Intranet veröffentlicht werden, und sind jederzeit und überall bei Teams abrufbar – dank der Microsoft Teams-App natürlich auch über mobile Endgeräte.

Doch nicht nur die Abteilungsinformationen werden aus dem Intranet verschwinden. Ganz ähnlich sieht es bei den Produktinformationen aus: Auch sie werden in Microsoft Teams landen und darüber verfügbar gemacht werden. Und was das Telefonbuch betrifft, so gilt: Mit Microsoft Teams können die Mitarbeitenden in Unternehmen auch telefonieren. Das Personenprofil, das ich über Office 365 in Delve abrufen kann, ist vollumfänglich integriert. Auch das Telefonbuch wird damit aus dem Intranet herausfallen.

Was aber ist nun mit dem Speiseplan? Als Klassiker, für den Intranets mal berühmt geworden sind, wird er auf der Plattform verbleiben.

Networking wird im O365-Umfeld hingegen zukünftig nicht mehr im Intranet stattfinden. Stattdessen werden Austausch und Vernetzung über Yammer als internes Social Network abgebildet werden. Und – Sie ahnen es bereits – auch die Zusammenarbeit wird aus dem Intranet verschwinden und wiederum in Teams stattfinden. Denn es sind diese virtuellen Teamräume, in denen die Kollaboration in Projekten und Abteilungen stattfindet.

Das Intranet als ein zentraler Bestandteil des Digital Workplace

Letzten Endes heißt das: Im neuen Office 365-Kontext wird das Intranet reduziert auf News und den Speiseplan. Komplexere Intranet-Systeme werden nur dann überhaupt noch eine Berechtigung am Markt haben, wenn sie durch ihre Anbieter klar positioniert werden können und eine Lücke bei Office 365 füllen können. Ich persönlich bin allerdings davon überzeugt, dass das Intranet einfach zum elementaren Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes wird. In diesem Szenario besteht der Digital Workplace aus all den oben bereits genannten Elementen wie News, Abteilungs- und Produktinformationen, Networking, Zusammenarbeit etc. Als wichtiger Teil des Digital Workplace können die redaktionellen Unternehmensnachrichten dann entweder aus einem externen System zugespielt oder nativ in SharePoint abgebildet werden. Will man möglichst alle Mitarbeitenden – auch die ohne PC-Arbeitsplatz – erreichen, so wird dabei eine News-App zum Intranet. Der ganze Rest spielt sich dann in Office 365 als dem neuen Digital Workplace ab, und all das wird sinnvoll miteinander verknüpft.

Für Unternehmen, die nicht Office 365 nutzen, wird das Szenario selbstverständlich ein anderes sein: Bei ihnen werden viele Inhalte im Intranet verbleiben, ein sogenanntes Social Intranet wird in diesen Organisationen also weiterhin eine berechtigte Existenz haben.

Office 365 wird sich damit zukünftig maßgeblich auf das Intranet und seine Inhalte auswirken. Und was sagen Sie zu dieser Prognose? Ich freue mich auf Ihre Meinungen und den Austausch hier unter Kommentare.