„Sorry, wir haben Sie vergessen“ – Warum Bewerbungen oft scheitern, obwohl du alles richtig machst
In diesem Artikel spreche ich ganz offen über die Fehler, die mir während meiner Recruiting-Laufbahn selbst passiert sind. Denn als ehemaliger Personaler erlebe ich immer wieder, dass Bewerber:innen frustriert sind, weil sie ewig auf eine Rückmeldung warten oder Absagen unpersönlich und lieblos wirken, obwohl sie selbst so viel Arbeit investiert haben.
Genau deswegen möchte ich heute über meine eigenen Fehler sprechen und dir zeigen, was du tun kannst, damit die Fehler der Personaler:innen keine Auswirkung auf deinen Bewerbungserfolg haben.
Los geht’s mit brutaler Ehrlichkeit und der Hoffnung auf ein kleines bisschen Verständnis.
Fehler Nr. 1: Vergessene Zusage – Organisation ist alles!
Ich gebe zu: Einmal habe ich tatsächlich vergessen, einem Bewerber mitzuteilen, dass wir ihn einstellen wollten. Höchst peinlich! Erst nach vier Wochen meldete er sich selbst – ich bin fast aus allen Wolken gefallen, weil ich wirklich nicht gedacht hatte, dass ich so etwas vergessen könnte. Mein Learning daraus? Heute nutze ich meinen Kalender konsequent als To-do-Liste mit Erinnerungsfunktion, um solche Fehler zukünftig zu verhindern.
Die Botschaft für dich: Wenn du das Gefühl hast, das Vorstellungsgespräch lief richtig gut, du überzeugen konntest und am Ende alle zufrieden gewirkt haben, doch du lange nichts hörst, dann frage einfach nach. So blöd es ist, vielleicht haben sie tatsächlich vergessen, Bescheid zu geben.
Fehler Nr. 2: Zu schnell abgesagt – Bleib dran!
Einmal habe ich einem Kandidaten abgesagt, obwohl er exakt die gesuchte Kompetenz hatte. Der Grund? Ich habe schlicht nicht gründlich genug gelesen. Teilweise sichten Personaler:innen 100 Bewerbungen am Tag. Irgendwann wird man leider blind oder überfliegt wichtige Passagen nur. In vielen Unternehmen sind es auch nicht die Recruiter:innen direkt, die die erste Entscheidung treffen. Viele geben die erste Sichtung an Praktikant:innen ab oder nutzen Dienstleister:innen. Dadurch dass der Bewerber noch mal telefonisch nachgefragt hat, konnte wir diese wichtige Position letztlich mit ihm besetzen.
Mein Tipp für dich: Wenn du eine unerwartete Absage erhältst, frag nach! Manchmal lohnt sich ein zweiter Blick der Recruiterin. Auch bei der Erstellung deiner Unterlagen solltest du diesen Aspekt im Hinterkopf behalten. Gestalte deinen Lebenslauf so, dass die relevanten Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse auf den ersten Blick ersichtlich sind – für jeden. Damit die Chance so gering wie möglich ist, dass die Personaler:innen oder jemand Drittes es übersieht.
Fehler Nr. 3: Lange Wartezeiten – Transparenz hilft allen!
Als Personaler habe ich oft über 30 offene Stellen gleichzeitig betreut. Die Sichtung der Bewerbungen, die Rücksprachen und Feedbackschleifen mit den Fachabteilungen dauern, denn die haben auch andere Aufgaben und Tätigkeiten zu erledigen. Außerdem gibt es häufig auch Prioritäten, welche Stellen am dringlichsten zu besetzen sind. Die Folge: Bewerber mussten teils wochenlang auf Rückmeldung warten. Ich habe dann Zwischenbescheide mit klaren Zeitangaben eingeführt, sodass sich die Zufriedenheit auf beiden Seiten deutlich verbessert hat.
Mein Rat an dich: Wenn dir Wartezeiten lang vorkommen, melde dich höflich, aber bestimmt.
Fehler Nr. 4: Unpersönliche Absagen – Wertschätzung zahlt sich aus!
E-Mail-Absagen nach intensiven Vorstellungsgesprächen sind bequem, aber unpersönlich. Erst als ich direkt darauf angesprochen wurde, wurde mir klar, wie wenig wertschätzend das ist, fast schon respektlos. Deshalb habe ich dann telefonische Feedbackgespräche angeboten. Die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs zeigt Respekt und gibt Bewerber:innen hilfreiches Feedback. Gleichzeitig habe ich nicht automatisch jeden angerufen, sondern es lediglich angeboten, so konnten die Kandidat:innen frei wählen, und ich habe Zeit gespart.
Meine Empfehlung für Personaler:innen: Biete persönliche Feedbacktermine an – Bewerber:innen werden es dir danken. Denn vielleicht passt die Kandidatin gerade nicht, doch für zukünftige Stellen wäre sie eine gute Besetzung – daher ist Wertschätzung hier das Stichwort.
Fehler Nr. 5: Unklare Anforderungen – Kommunikation ist entscheidend!
Peinlich, aber wahr: Es gab mal eine Situation, wo ich im Vorstellungsgespräch den Eindruck bekam, der Fachbereich hätte keinen Plan, wen er eigentlich suchte. Ich hatte ihm verschiedene Profile vorab weitergeleitet und hatte mich schon gewundert, warum er alle fünf Kandidat:innen sehen wollte – mir aber nicht viel dabei gedacht.
Das ist für beide Seiten sehr unangenehm und lästig, denn alle haben hier Zeit, Mühe und Energie investiert. Deshalb weiß ich heute, wie wichtig es ist, Anforderungen detailliert im Voraus mit den Fachbereichen abzuklären, um Bewerber:innen Klarheit zu bieten und Missverständnisse zu vermeiden. Beispielsweise ist die Anforderung: „Wir brauchen jemanden für den After-Sales-Bereich“ nicht eindeutig. Was genau sind die Aufgaben, was muss die Person an Vorwissen definitiv mitbringen, welche Kenntnisse braucht sie/er etc. Nur so kann im Gespräch wirklich geklärt werden, ob die/derjenige passt.
Für dich als Bewerber:in bedeutet das: Stelle im Vorstellungsgespräch gezielt Fragen, um wirklich zu verstehen, was von dir erwartet wird. Beispielsweise: Woran machen Sie in den ersten 12 Monaten fest, das ich einen guten Job mache.
Was du daraus mitnehmen kannst
Jeder macht Fehler – auch Personaler:innen. Es geht mir nicht darum, die Fehler zu entschuldigen. Wir wissen alle, dass sie nicht passieren sollten. Doch auf beiden Seiten sitzen Menschen. Mit diesem Einblick möchte ich Transparenz schaffen und dir zeigen, wie du aktiv Einfluss auf den Bewerbungsprozess nehmen kannst. Frag nach, bleib dran und hilf der/dem Personaler:in, deine Stärken auf den ersten Blick zu erkennen – in deinem eigenen Interesse.
Offenheit, Verständnis und gegenseitiger Respekt verbessern den Bewerbungsprozess für alle Beteiligten!
Viel Erfolg bei deiner Jobsuche!
Einladung an dich: Was ist dir schon passiert und würdest du in Zukunft anders machen? Teilst du deine Erfahrungen?
Und falls du Unterstützung bei deiner Jobsuche brauchst, weil es irgendwie so gar nicht funktionieren will, dann melde dich hier für ein kostenfreies Erstgespräch.
Dein Bastian
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