Wie Scrum die Frankfurter Buchmesse gerettet hat
Sie würden es jederzeit wieder tun: die Frankfurter Buchmesse in nur fünf Monaten als digitale „Special Edition“ auf die Beine stellen. Die Rede ist von Nils Schoepe und Sabine Erdmann, den beiden Gästen in der neuesten Folge meines Podcasts „Unboxing Agile“.
Wie war es möglich, eine der größten Messen Deutschlands zu digitalisieren?
Im Podcast erzählen mir die beiden, wie es ihnen im Lockdown ab März 2020 mithilfe von agilem und hybridem Arbeiten gelungen ist, das traditionelle Großevent in nur fünf Monaten komplett in ein digitales Format zu verwandeln, welche die größten Aha-Momente auf dieser Achterbahnfahrt waren – und warum dafür alle an einem Strang ziehen und ihre Komfortzone verlassen mussten.
„Nach dem Online-SCRUM-Training mit HelloAgile im Juni 2020 und einem weiteren Workshop zum hybriden Projektmanagement, wurde uns klar, dass wir den Projektplan mit unserer klassischen Vorgehensweise zeitlich nicht schaffen würden“, berichtet Nils Schoepe vom Organisationsteam der Frankfurter Buchmesse: „Daher fiel die Entscheidung, die digitale Messe mit agilem Framework umzusetzen.“
Alles nach SCRUM-Guide – bis zur digitalen Buchmesse
„Wir haben die 45 Mitarbeiter in drei Teams geteilt – jeder mit Aufgaben, auf die er Lust hatte“, erinnert sich meine HelloAgile-Kollegin Sabine, die das Buchmesse-Team in dieser Zeit als Agile Coach begleitet hat und ergänzt lachend mit Blick auf Tools wie Daily, Review und Retrospektive: „Wir haben uns das agile Arbeiten buchstäblich ,on the fly‘, d.h. am laufenden Projekt, erarbeitet und so die einzelnen Mitarbeiter befähigt.“
Und das komplett remote aus dem Hoffe Office. Schließlich konnte die 5-tägige Buchmesse 2020 als kostenlose Digitalversion tatsächlich stattfinden. „Rein online bei gleichzeitig leeren Messehallen“, erzählt Nils: „Koordiniert haben wir alles aus unserem Büro und einem eigens dafür gebauten Studio, mit zwei Parallel-Tracks an den B2B-Tagen.“
Steile Lernkurve: mit Miro, Jira und weiteren Tools
Für die erste digitale Buchmesse hielt sich das Organisations-Team eng ans Lehrbuch und setzte auf SCRUM, Kanban und Tools wie Jira, um Aufgaben abzubilden. Seitdem die Strukturen allen klar sind, hat das Unternehmen das agile Arbeiten auf die gesamte Organisation skaliert und traut sich inzwischen auch zu modifizieren: „Kanban passt am besten zu unseren Prozessen als Messe-Unternehmen“, zieht Nils Bilanz.
So hatte die Buchmessen-Digitalisierung nach vielen Höhen und Tiefen schließlich doch ein Happy End! Und was lernen wie aus der Geschichte?
„Agiles Arbeiten ermöglicht, in einem festen Rahmen klar strukturiert, jedoch flexibel auf Veränderungen reagieren zu können“, findet Sabine in der Retrospektive.
Worüber ihr sonst noch etwas in meiner neuen Podcast-Folge lernt:
• Work-Life-Blending
• Priorisierung und Fokus
• Tools und Formate zum digitalen Netzwerken
• Mitarbeitermotivation bei Veränderungsprozessen
• Projektmanagement jenseits von Abteilungsgrenzen
Da ist auch etwas für dich dabei? Dann hör jetzt gleich in die Folge rein!