Zehn Zeitmanagement-Tipps, um das Beste aus Ihrem (Arbeits-)Leben zu holen
Beim Zeitmanagement geht es darum, intelligenter zu arbeiten, anstatt härter oder länger. Es geht darum, eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen. Einige Unternehmen – und sogar ganze Länder – haben sich dies zu Herzen genommen und beginnen mit der Einführung der Vier-Tage-Woche.
Island zum Beispiel hat zwischen 2015 und 2019 eine viertägige Arbeitswoche erprobt und bezeichnete den Versuch als „überwältigenden Erfolg“.
Wichtig ist, dass das Produktivitätsniveau in den Unternehmen, die an dem Versuch teilgenommen haben, entweder gleichgeblieben ist oder sich verbessert hat - was zeigt, dass es bei der Produktivität nicht darauf ankommt, wie viel Zeit Sie arbeiten, sondern wie Sie diese Zeit verbringen. Heute arbeiten bereits 86 Prozent der isländischen Arbeitnehmer weniger Stunden (ohne Lohneinbußen) oder haben das Recht dazu.
Wenn Sie, wie diese glücklichen Isländer, Ihre Zeit gut einteilen, können Sie von mehreren Vorteilen profitieren, wie zum Beispiel:
Beseitigung (oder Verringerung) der Neigung zur Prokrastination.
Sie haben das Gefühl, die Kontrolle zu haben und Ihren Stresspegel zu senken. (Die isländischen Arbeitnehmer, die an den Studien teilnahmen, berichteten, dass sie sich weniger gestresst fühlten und ein geringeres Burnout-Risiko hatten).
Sie halten Ihre Fristen ein.
Sie stärken Ihren Ruf als eine Person, die ihre Arbeit pünktlich und auf hohem Niveau erledigt.
Sie haben mehr Zeit für andere Dinge als Ihre Arbeit.
Unterm Strich hilft Ihnen das Zeitmanagement, das Beste aus Ihrem Arbeitsleben und, nun ja, aus Ihrem Leben herauszuholen. Hier sind meine zehn besten Tipps zum Zeitmanagement und gegen die Prokrastination, mit denen Sie Ihren Arbeitstag verbessern können:
Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben zuerst. Viele Menschen möchten die unangenehmste Aufgabe zuerst abhaken, nur um sie zu erledigen. Andere erledigen gerne die schnellen und einfachen Aufgaben zuerst, nur um das Gefühl zu haben, etwas zu erreichen. Aber es ist viel besser, die Prioritäten in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu setzen, unabhängig davon, ob sie schwierig sind oder nicht.
Setzen Sie gnadenlos Prioritäten in Ihrer Zeit. Ich verwende gerne die ABC-Methode, um meinen Tag zu planen und Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Eine "A"-Aufgabe ist die wichtigste Aufgabe, die ich an diesem Tag unbedingt erledigen muss (oder, wenn es mehr als eine A-Aufgabe gibt, nenne ich sie A1, A2 und so weiter). "B-Aufgaben sind zweitrangige Aufgaben, die weniger wichtig sind als A-Aufgaben - Sie gehen nie zu einer B-Aufgabe über, solange noch A-Aufgaben auf der Liste stehen. Und C-Aufgaben sind Aufgaben, deren Erledigung zwar wünschenswert ist, bei denen es aber nicht schlimm ist, wenn sie an diesem Tag nicht erledigt werden. Ich beginne jeden Morgen mit dieser Methode (oder Sie können sie am Ende eines jeden Tages anwenden, um sich für den nächsten Tag vorzubereiten).
Setzen Sie sich für jede Aufgabe ein Zeitlimit. Sobald ich meine To-Do-Liste für den Tag erstellt habe, setze ich mir für jede Aufgabe auf der Liste ein Zeitlimit. So kann ich verhindern, dass die Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie wirklich brauchen, und mein Tag bleibt überschaubar, weil ich weiß, was ich realistisch erreichen kann.
Finden Sie Ihre produktiven Stunden. Produktive Menschen füllen nicht jede Stunde ihres Tages aus - sie wissen, wann sie am besten arbeiten, und stellen sicher, dass sie die wichtigen Dinge während dieser Stunden erledigen. Folgen Sie ihrem Beispiel und reservieren Sie sich die produktivsten Stunden (sei es am Morgen, in der Ruhe des Abends oder was auch immer) für die wichtigsten Aufgaben. Vermeiden Sie es, diese kostbare Zeit mit Besprechungen oder weniger wichtigen Aufgaben zu füllen, die besser zu anderen Zeiten des Tages erledigt werden sollten.
Machen Sie kein Multitasking. Multitasking ist der Feind der Produktivität, weil Sie am Ende nichts mehr richtig machen können. Widmen Sie immer nur einer Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit und erledigen Sie diese, bevor Sie sich der nächsten widmen.
Eliminieren Sie Ablenkungen. Ich liebe es, von zu Hause aus zu arbeiten, aber ich weiß auch, dass manche Leute das als Ablenkung empfinden. Es ist sicherlich hilfreich, die Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon auszuschalten oder den "Bitte nicht stören"-Modus Ihres Telefons einzuschalten, wenn es nötig ist, und den Personen, die sich in Ihrem Arbeitsbereich aufhalten, Grenzen zu setzen. (Zum Beispiel, indem Sie sagen: "In der nächsten Stunde muss ich mich wirklich konzentrieren" oder "Wenn meine Bürotür geschlossen ist, bedeutet das, dass keiner stören darf"). Die gleichen Tipps gelten auch, wenn Sie sich in einem Büro befinden.
Lernen Sie, Nein zu sagen. Nein zu sagen - höflich, aber bestimmt - ist eine Kunst, und wenn Sie es beherrschen, haben Sie das Gefühl, Ihre Zeit viel besser im Griff zu haben. Oft geht es gar nicht darum, Nein zu sagen, sondern darum, Erwartungen zu formulieren, wann Sie etwas tun können - zum Beispiel, indem Sie sagen: "Ich kann das erst nächste Woche machen."
Wägen Sie die Konsequenzen ab, wenn Sie etwas tun oder nicht tun. Wenn Sie es wirklich aufschieben, fragen Sie sich: "Was wird passieren, wenn ich das nicht erledige?" Wenn die Antwort lautet: "Äh, nicht viel", dann ist es wahrscheinlich nicht so wichtig. Aber wenn Sie wissen, dass es ernsthafte Konsequenzen haben könnte, wenn Sie es aufschieben, gibt Ihnen das vielleicht den zusätzlichen Motivationsschub, den Sie brauchen.
Verstehen Sie, dass Aufschieben manchmal - nur manchmal - eine gute Sache sein kann. Der Drang, etwas aufzuschieben, kann Ihnen etwas sagen (zum Beispiel, dass Sie müde sind und eine Pause brauchen). Und manchmal braucht der Geist einfach ein wenig Zeit, um umherzuwandern, sich etwas vorzustellen und kreativ zu sein - und auch das ist eine gute Sache.
Wenn Sie schließlich feststellen, dass Sie viele der Aufgaben, die auf Ihrer To-do-Liste stehen, nicht erledigen wollen, dann ist es vielleicht an der Zeit, den Job zu wechseln! Fragen Sie sich ernsthaft, ob es wirklich der richtige Job für Sie ist, denn es ist nicht "normal", wenn Sie Ihren Job nicht mögen oder sich ständig demotiviert fühlen.
Lesen Sie mehr über Zeitmanagement und andere wichtige Fähigkeiten in meinem neuen Buch, Future Skills: The 20 Skills and Competencies Everyone Needs to Succeed in a Digital World. Vernetzen Sie sich mit mir hier bei Xing, abonnieren Sie auch meinen Newsletter und folgen Sie mir auf Twitter, LinkedIn und YouTube.