Zwischenbilanz nach sechs Wochen Home-Office: Stolpersteine, Erfolgsrezept Kommunikation & Digitalisierungs-Katalysator
Seit nun sechs Wochen befinden sich nicht nur all unsere Mitarbeitenden im Home-Office, sondern auch viele unserer Kunden. Da mir seit jeher besonders der persönliche Austausch mit den Mitarbeitenden - im Büro, vor der Kaffeemaschine oder einfach kurz auf dem Flur - am Herzen liegt und ich überzeugt davon bin, dass es immer auf den richtigen Mix aus persönlicher und digitaler Kommunikation ankommt, muss ich eines gestehen: Ich bin kein großer Home-Office-Fan.
Die aktuelle Krisensituation zeigt mir aber auch: Das ausschließliche Arbeiten von zu Hause aus funktioniert und unser Geschäft kann nahezu nahtlos weitergeführt werden. Und dennoch: Auch ich habe in den vergangenen Wochen immer wieder beobachten können, dass die Home-Office-Arbeit den Menschen und Unternehmen einiges abverlangt und es viele Stolpersteine zu umgehen gilt. Ich möchte hier nicht auf die strapaziöse Belastung durch die Beschulung der Kinder und die eingeschränkte Bewegungsfreiheit eingehen. Diese Mehrbelastung ist ein besonderer Effekt, der zusätzlich noch einmal zu Buche schlägt.
Warum die virtuelle Kommunikation aber zum Erfolgsrezept wird und welche Auswirkungen die derzeitige Krise auf die interne Digitalisierung in Unternehmen haben wird, das habe ich einmal hier zusammengefasst.
Stolpersteine beim Arbeiten im Home-Office: Kein Zugriff auf Systeme, heterogene Kommunikationslandschaft
Was ich gerade zu Beginn der Krise Anfang März - als absehbar wurde, dass viele Unternehmen gezwungen sein würden, ihre Arbeit ins Home-Office zu verlagern – beobachtet habe: In vielen Firmen hapert es schon direkt an der Basis für eine effiziente und effektive virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Da sind zentrale, oft für alle Mitarbeitenden relevante, Dokumente einfach nicht verfügbar oder nicht direkt auffindbar, da kann auf Systeme nicht zugegriffen werden oder aber: Es kommen so viele verschiedene Kommunikationssysteme zum Einsatz, dass die MitarbeiterInnen leicht den Überblick verlieren, was sie nun wozu am besten nutzen sollten. Während der eine Mitarbeiter z. B. noch einen privaten Skype-Account nutzt, verwendet der andere schon Microsoft Teams und der nächste kann nur via Telefon erreicht werden. Die Hauptherausforderung für EntscheiderInnen ist dann zunächst, diese Hürden zu umgehen und überhaupt erst einmal über ein einheitliches System alle MitarbeiterInnen zu erreichen.
Das kann – je nach den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisation – dann natürlich ganz unterschiedlich aussehen: Zum Beispiel kann eine mobile Mitarbeiter-App wie Staffbase oder Speakap besonders geeignet für Unternehmen sein, die viele Blue Collar Worker beschäftigen. Aber auch ein Social Intranet wie COYO, das die schnelle Publikation von News, direkte Feedback-Kanäle und die Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsgruppen ermöglicht, kann hilfreich sein. Und nicht zu vergessen: Office 365 mit seinem Social Networking Tool Yammer und Microsoft Teams für die dynamische Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen.
Mit den passenden Tools und Formaten auch in der Krise erfolgreich kommunizieren
Ist die technologische Basis erst einmal geschaffen, dann kommt es aber – gerade für CEOs und Führungskräfte – auch besonders darauf an, transparent und authentisch an und mit den MitarbeiterInnen zu kommunizieren und sie über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Meine Erfahrung der vergangenen Wochen: Das gelingt mit Hilfe von effektiven digitalen Tools und Formaten ganz pragmatisch und mit recht geringem Aufwand. Ich empfehle EntscheiderInnen z. B. einfach selbst per Laptop oder Smartphone kurze Videobotschaften zu drehen, die dann direkt im Anschluss im Intranet publiziert werden oder persönliche Postings zu aktuellen Entwicklungen im internen Social Network zu veröffentlichen. Für mich hat sich dabei bewährt, auch bewusst das Thema Home-Office für meine Person zu thematisieren. Wie gehe ich damit um? Welche Routinen helfen mir über den Tag? Warum ist das für mich auch eine schwierige Situation? Es hilft also nicht, nur positive Durchhalteparolen zu verbreiten, sondern ich gehe offen auch mit den Herausforderungen und kleinen Fehlschlägen in meiner Arbeitsorganisation um.
Was ich auch jeder Führungskraft nur raten kann: Klinken Sie sich aktiv in die Diskussionen in virtuellen Arbeitsgruppen ein. Mit Ihren digitalen Statements stiften Sie Orientierung für die Mitarbeitenden und vermitteln Leitplanken für deren tägliche Arbeit. Und vor allem: Sie zeigen so – trotz räumlicher Distanz – digitale Nähe und Erreichbarkeit. Wenn Sie dann – ob via Kommentar, GIF oder „Like“-Daumen und Smiley – auch immer mal wieder ein digitales Lob für Ihre Mitarbeitenden aussprechen, dann zeigen Sie damit nicht nur Ihre Wertschätzung, sondern es motiviert auch ungemein und fördert den Teamgeist. Kommunikation ist und bleibt – gerade auch in Krisensituationen – daher einfach das A und O.
Die Effekte der aktuellen Krisensituation auf die interne Digitalisierung in Unternehmen
Was außerdem auffällt: Gerade jetzt entwickelt sich virtuelle Führung zu einem entscheidenden Management-Skill. Eine Fähigkeit, die auch mit Blick in die Zukunft immer mehr an Relevanz gewinnen wird, da die nun erprobten digitalen Kommunikations- und Arbeitsweisen sich nicht mehr so einfach zurückdrehen lassen werden. Im Gegenteil. Ich persönlich bin sicher, dass die aktuelle Krise die verteilte Arbeitsorganisation und virtuelle Kommunikation in Unternehmen noch stärker vorantreiben wird. Firmen, die heute in den digitalen Arbeitsplatz investieren, werden sicherstellen, dass sie auch in Zukunft ähnliche Krisen besser überstehen können. Meine Vermutung ist, dass wir ab jetzt noch sehr lange mit temporären und vermutlich auch lokal begrenzten Shutdowns unserer Wirtschaft leben müssen.
Aber was machen Sie aktuell für Erfahrungen bei der virtuellen Kommunikation und Zusammenarbeit? Wie hat bei Ihnen die Umstellung auf die reine Home-Office-Arbeit funktioniert? Ich bin gespannt darauf, was Sie erlebt haben und freue mich auf den Austausch hier unter Kommentare.