Düsseldorf. Der Lebenslauf ist formatiert, das Anschreiben ausformuliert: Guter Dinge schicken Sie Ihre Bewerbung ab. Doch nach nur einer Stunde kommt die Absage im E-Mail-Postfach an. Wie kann das sein?

Kommt die Rückmeldung auf eine Bewerbung so zeitnah, wurden die Unterlagen möglicherweise von einer Künstlichen Intelligenz (KI) geprüft. „Künstliche Intelligenz wird zunehmend in Bewerbungssoftware integriert. Damit haben mehr und mehr Unternehmen die Option, KI im Recruiting zu nutzen“, sagt Anna Lüttgen, Director Talent Delivery bei der Personalberatung Hays: Gerade bei großen Unternehmen sei KI schon weit verbreitet, denn sie beschleunigt Bewerbungsprozesse deutlich.

Doch was genau bedeutet das für Bewerberinnen und Bewerber? Wie können sie sicherstellen, dass die eigene Bewerbung den KI-Check mit Erfolg durchläuft? Personaler und Wissenschaftler geben im Folgenden Tipps zur Optimierung.

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KI und Bewerbung: Ein Drittel der Personaler ist für KI im Recruiting aufgeschlossen

Das Institut für Wirtschaftsforschung (Ifo) hat zum Thema KI in HR-Abteilungen Ende 2023 im Rahmen der von Randstad beauftragten Personalleiterumfrage etwa 600 Personaler befragt. Die Umfrage zeigt: Insgesamt ist KI in deutschen Personalabteilungen noch nicht sehr verbreitet. Demnach haben bislang fünf Prozent der Personalleiter angegeben, dass sie KI bereits aktiv nutzen, berichtet Daria Schaller, Fachreferentin am Ifo. „Allerdings planen es weitere 25 Prozent – bei einem Drittel der Befragten ist also Aufgeschlossenheit zu erkennen, Tendenz steigend.“

Durch automatisierte Prozesse können in den Personalabteilungen viel Zeit sowie Ressourcen gespart werden. Im Branchenvergleich zeigte die Umfrage, dass KI vor allem in der Industrie stärker zum Einsatz kommt oder bereits häufiger in Planung ist. Im Handel oder bei den Dienstleistungen ist das Schaller zufolge noch weniger der Fall.

Siemens und BASF analysieren Lebensläufe mit KI

So setzt der Dax-Konzern BASF laut Sprecherin Antje Schabacker KI seit Oktober 2023 im Recruiting-Prozess ein: „Die KI analysiert Bewerbungsdokumente, um die Inhalte in standardisierter Form zur Verfügung zu stellen“. Im Wesentlichen erkenne die KI Wörter und Phrasen des Lebenslaufs und klassifiziere die von Bewerbenden verwendeten Berufsbezeichnungen, Fähigkeiten und Bildungsabschlüsse. Durch die KI-Analyse könnten beispielsweise internationale Bildungsabschlüsse vergleichbar gemacht werden.

Auch dem Dax-Konzern Siemens hilft KI, die mehr als vier Millionen jährlich eingehenden Bewerbungen zu sichten. Dabei setzt das Unternehmen auf „Matching“. Auf Basis ihres Lebenslaufs können die Bewerber sich Stellen vorschlagen lassen, die zu ihnen passen. Interessierte Bewerber könnten so schnell und personalisiert Empfehlungen für passende Stellen erhalten, erklärt Siemens.

Recruiter wiederum hätten den Vorteil, zielgerichteter auf passende Kandidaten zugehen zu können. Sie können damit auf eine mehrere Millionen Profile umfassende Talent-Datenbank zugreifen. Auch bei BASF können Bewerber seit Frühjahr dieses Jahres selbst KI nutzen, um passende Stellen im Unternehmen zu finden.

Nicht nur, um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, könne der zunehmende Einsatz von KI von Vorteil sein, meint Anna Lüttgen von Hays. „KI kann den Bewerbungsprozess fairer machen, da Punkte wie das Geschlecht sowie die soziale oder ethnische Herkunft keine Rolle mehr spielen. Es geht nur noch um konkrete, fachliche Informationen.“ Schwierig werde es, wenn die KI Datenmengen zu gängigen Klischees verdichte – und sich unter einem Arzt automatisch einen weißen Mann Mitte vierzig vorstellt.

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Bewerber befürchten Nachteile

Eine Studie der Internationalen Hochschule (IU) von 2022 zeigt, dass knapp 47 Prozent der Befragten befürchten, KI könne anfällig für Verzerrungen und Stereotype sein. Dass Bewerbende KI im Recruiting skeptisch gegenüberstehen, zeigt sich auch an weiteren Zahlen aus der Befragung, an der etwa 1000 Menschen teilnahmen. So geben 65 Prozent an, negative Assoziationen zu KI im Bewerbungsprozess zu haben. 43 Prozent der Befragten denken, dass KI den Bewerbungsverlauf für sie verschlechtert.

Für welche Stellen ein KI-gestützter Recruiting-Prozess genutzt wird, kann sich je nach Branche oder Jobprofil stark unterscheiden. KI kann viele Bewerbungen auf einmal schnell bearbeiten. Das sei von Vorteil, wenn beispielsweise ein neues Logistikzentrum eröffnet wird und zunächst ein sehr hoher Bedarf an neuen Mitarbeitern bestehe, sagt Anna Lüttgen. „Je spezialisierter ein Job ist, desto eher wird sich auch weiterhin persönlich ein Recruiter die Bewerbung anschauen.H+“ Personaler müssten sich immer die Frage stellen, ob sie durch den KI-Scan vielversprechende Anwärter verlieren, die sie manuell gefunden hätten.

Den Austausch zwischen Bewerber und Recruiter wird die KI auf absehbare Zeit nicht vollständigen ersetzen, betont BASF-Sprecherin Antje Schabacker: „Trotz der Nutzung von KI schätzen Bewerbende auch weiterhin den persönlichen Kontakt“. Auch für Siemens bleibt der persönliche Kontakt entscheidend für ein umfassendes Gesamtbild eines Bewerbers.

Auch in Zukunft werden weiterführende Personalgespräche von Menschen geführt und die finalen Einstellungsentscheidungen nicht von KI getroffen. Bewerber können in einem KI-gestützten Bewerbungsprozess aber ihre Chancen erhöhen, wenn sie ihre Unterlagen für eine maschinelle Prüfung optimieren.

Fünf Tipps für einen KI-optimierten Lebenslauf

1. Sorgfältig die Ausschreibung checken

Schritt eins – wie in eigentlich jedem Bewerbungsverfahren – ist die eingehende Beschäftigung mit der ausgeschriebenen Stelle. „Ich empfehle, den Lebenslauf qualitativ vorzubereiten“, sagt Anna Lüttgen von Hays. Denn: Je genauer Sie wissen, welches Profil von den Bewerbern erwartet wird, desto passender können Sie Ihre Unterlagen an das Profil anpassen.

Werden in der Stellenbeschreibung besondere Aufgabenfelder genannt? Sind spezifische Vorkenntnisse gewünscht? Was zeichnet die Stelle und was zeichnet den Arbeitgeber aus? Alle Informationen, die Sie als Bewerber sammeln, können Sie in Ihrer Bewerbung unterbringen, um ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch zu erhöhen.

2. Keywords aufgreifen

Im zweiten Schritt müssen die gesammelten Informationen auf die wichtigsten Keywords heruntergebrochen werden – sowohl bei den Hard als auch bei den Soft Skills. Die KI sucht bei der Prüfung von Lebensläufen gezielt nach den Schlagworten, die auch in der Ausschreibung des Unternehmens vorkommen.

Seien Sie also nicht darum verlegen, diese explizit zu erwähnen oder an geeigneter Stelle sogar zu wiederholen. Wenn in der Stellenausschreibung bestimmte Studienabschlüsse oder Qualifikationen erwähnt werden und Sie diese erfüllen, greifen Sie die Formulierungen im Wortlaut in Ihrem Lebenslauf auf.

Das gilt auch für die „weichen“ Faktoren in einem Jobprofil. Setzt der Arbeitgeber bei den Soft Skills besonders Teamfähigkeit oder Eigenverantwortung voraus, erwähnen Sie diese Keywords auch in Ihren Unterlagen. Die KI ordnet Ihre Bewerbung so in der Liste der Interessierten weiter oben ein.

3. Adäquate Sprache verwenden

Eloquenz mag einer Künstlichen IntelligenzH+ vielleicht nicht so wichtig sein – Akkuratesse ist es aber sehr wohl. Verwenden Sie eine klare Sprache, benutzen Sie Vokabular, das in Ihrer Branche üblich ist und ihre Skills treffend beschreibt. Expertin Anna Lüttgen rät außerdem von Abkürzungen ab. Diese kann die KI teils nicht richtig erkennen und „übersetzen“. Selbst wenn Sie eine Voraussetzung der Stelle erfüllen, könnte die KI darüber hinweggehen, wenn Sie den Begriff abgekürzt haben.

Bewerbende sollten sich ein Stück weit vom Lebenslauf, der auf eine Seite passt, verabschieden. Besser ist es, Formulierungen zu verwenden, die zwar länger sind, aber maschinell ausgelesen werden können.

4. Gängige Formate verwenden

Schicken Sie Ihre Unterlagen am besten immer als pdf ab. Dieses Format wird überall akzeptiert und kann von Künstlicher Intelligenz problemlos ausgelesen werden. Innerhalb des Lebenslaufs greifen Sie vorzugsweise auf eine gängige Anordnung zurück: persönliche Daten oben, anschließend die wichtigsten beruflichen Stationen chronologisch absteigend aufgeführt, besondere Qualifikationen unter einem eigenen Punkt zusammengefasst.

5. Selbst KI nutzen

Wer könnte besser wissen, auf was KI anspringt als die KI selbst? Mittlerweile gibt es KI-gestützte Lebenslaufersteller, die gut funktionieren. „Wenn die Unternehmen KI verwenden: Warum sollten das nicht auch die Bewerber tun?“, so Anna Lüttgen. Die Lebenslaufgeneratoren schlagen passende Synonyme vor und greifen Keywords aus der Ausschreibung wieder auf.

Bei LinkedIn kann ein Tool den Lebenslauf direkt auf das Jobprofil hin anpassen. Wie Produktchef Tomer Cohen im Juni auf der Plattform schrieb, könne die KI Feedback zu den eigenen Unterlagen geben und Vorschläge zur Verbesserung machen. Auch ein Anschreiben kann die KI vorformulieren. Bislang ist das Angebot allerdings nur in englischer Sprache und für LinkedIn-Premium-Kunden verfügbar. Mit „Zety“ oder „Kickresume“ gibt es aber auch deutschsprachige Angebote auf dem Markt.

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