Dieser Manager empfiehlt: Schafft alle Standardmeetings ab!
Büroangestellte verbringen ganze zwei Tage pro Monat in Videokonferenzen. Rock-Gründer Kenzo Fong nennt fünf Tipps, wie sich diese Zeit halbieren lässt.
Strategiemeetings, Telefonkonferenzen, Zoom-Calls – im Schnitt verbringen deutsche Büroangestellte 16,5 Stunden pro Monat in Besprechungen. Auf dieses Ergebnis kommt eine Studie, die sich die Meetingkultur noch vor der Coronapandemie angeschaut hat.
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Die Zeit, die Angestellte in Meetings verbringen, hat sich in Zeiten von Homeoffice nicht unbedingt verbessert. Es sind eher noch mehr digitale Verpflichtungen dazugekommen: sei es das Online-Kaffeetrinken mit der Kollegin oder das virtuelle Familientreffen.
Dabei werden Videokonferenzen und hybride Meetings noch als deutlich anstrengender empfunden als „reale“ Besprechungen, wie eine Studie der Stanford University zeigt.
Forscherinnen und Forscher fanden heraus, dass insgesamt 13,8 Prozent der Frauen und 5,5 Prozent der Männer sich nach Zoom-Anrufen „sehr“ bis „extrem“ erschöpft fühlen. Dieses Gefühl der Erschöpfung nach einem Tag mit zahlreichen aufeinanderfolgenden Onlinemeetings nennt sich „Zoom-Müdigkeit“.
Kenzo Fong, CEO und Co-Gründer der Messaging-App Rock, hat eine einfache Lösung für all die zuvor genannten Probleme entwickelt. „Sagen Sie die meisten Ihrer wöchentlichen Meetings ab“, erklärt er in einem Beitrag auf dem Online-Blog „Fast Company“. „Es klingt zwar unmöglich oder zu schön, um wahr zu sein“, so Fong, sein Unternehmen würde mit den neuen Regelungen bisher allerdings gut fahren.
Besprechungen sind oft falsch geplant
Das Grundproblem sei die allgemeine Meetingkultur: „Ich habe festgestellt, dass diese Besprechungen meistens nur ein Aufwärmen von Dingen waren, die wir bereits kannten“, schreibt er. Erschwerend komme hinzu, dass die Teilnehmenden der Videokonferenzen oftmals Besprechungen in die Länge ziehen, um die vorgegebene Meetingzeit einzuhalten.
In seiner eigenen Firma änderte Fong den Workflow: „Wir haben fast alle geplanten Meetings abgeschafft“, erklärt er. „Die meisten Videoanrufe müssen nicht live stattfinden und können durch asynchrone Aktualisierungen und Aufgaben ersetzt werden.“
Wer Meetings nicht komplett aus der Unternehmensstruktur streichen könne, solle zumindest versuchen, die Zeit der Besprechungen zu reduzieren. Fong empfiehlt dazu:
1. Bestandsaufnahme aller Besprechungen
Zuerst sollten alle bisher feststehenden Meetings gesammelt werden. Alle Besprechungen, die nur einer Statusaktualisierung dienen, können dann aus der Liste gestrichen und abgesagt werden. „Es gibt keinen Grund, jede Woche mehrere 30-minütige ,Check-in‘-Besprechungen abzuhalten, wenn einfache schriftliche Aktualisierungen durch Tools alles erledigen können“, so der CEO.
2. Reduzieren Sie die Meetingzeit
Fong empfiehlt, bei allen als nötig empfundenen Besprechungen die angesetzte Zeit zu reduzieren, ein 60-minütiges Meeting auf 30 Minuten verkürzen, einige Wochen später auf 15 Minuten. „Sie werden überrascht sein, wie einfach das ist und wie wenig Sie diese Besprechungen vermissen werden, wenn sie wegfallen oder viel kürzer sind“, schreibt er.
3. Informationen anders teilen
Damit die wichtigen Informationen aus den nun oftmals wegfallenden Meetings trotzdem alle erreichen, plädiert Fong dafür, sich Alternativen zu überlegen, wie die Daten an das Team geteilt werden können. Hier können Tools hilfreich sein, die es ermöglichen, Videoupdates zu teilen, die sich jeder Arbeitnehmer dann anschauen kann, wann er mag.
4. Statusupdates digital vermerken
Allen sollte klar sein, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Dafür sind allerdings keine Briefingmeetings erforderlich. Stattdessen empfiehlt der CEO, dass Teamleiter Themen und Aufgaben zu Beginn jeder neuen Woche über ein digitales Tool vergeben.
Teammitglieder können dort ihre Aufgaben einsehen und ihren Fortschritt vermerken – statt die gesamte Mannschaft regelmäßig in virtuellen Calls über die eigene Arbeit zu informieren.
5. Zeit nur für persönliche Treffen reservieren
Nicht alle Aufgaben funktionieren ohne Videokonferenzen oder Meetings. Gruppendiskussionen, Brainstormings oder Einzelgespräche benötigen ein Treffen – sei es virtuell oder persönlich. Für diese wichtigen Besprechungen darf weiterhin Zeit im Terminkalender geblockt werden.