Frag Dein XING! "Ich gehe täglich in zu vielen Aufgaben unter. Wie schaffe ich es, mich zu fokussieren?"
Zu viele Meetings, offene Tabs auf dem Bildschirm und Aufgaben auf dem Zettel? Eine Expertin erklärt, wie du es trotzdem schaffst, dich täglich auf das Wesentliche zu fokussieren.
Du wünschst dir mehr Spaß im Job, brauchst einen Tipp, wie du mehr Gehalt verhandelst oder weißt nicht, wie du deinen narzisstischen Kollegen in den Griff bekommen sollst? Dann bist du hier genau richtig. Bei Frag Dein XING! beantworten Expert•innen deine ganz persönliche Frage zum Thema Job & Karriere. Praxisnah helfen von XING ausgewählte Coaches dir dabei, Lösungen zu finden, die zu dir passen.
Bei welcher Herausforderung können wir dich unterstützen? Schreibe uns deine Frage in die Kommentare oder sende uns eine Mail an redaktion@xing.com
Frage der Woche:
„Mein Arbeitsalltag fühlt sich derzeit recht chaotisch an. Meetings reihen sich aneinander, ich habe immer tausend Tabs auf, bin schnell abgelenkt und reagiere eher, als dass ich pro-aktiv gestalte. So möchte ich nicht arbeiten. Mit welchen Tools oder Routinen kann ich meinen Fokus wiederfinden?“
Lieber XING Nutzer,
Ich kenne dieses Thema gut - und weiß, dass es vielen so geht: Verzweiflung beim Blick auf die To-do-Liste und das Gefühl, am Ende des Tages ausgelaugt zu sein, ohne wirklich etwas geschafft zu haben.
Vorweg ist mir wichtig zu betonen: Der erste, wichtige Schritt ist, überhaupt zu erkennen, dass etwas für dich nicht stimmig läuft. Das sind gute Voraussetzungen, um sich auf einen Weg in eine andere Richtung zu machen. Es ist wertvoll und wichtig, dass wir erkennen, dass nicht allein Leistung unseren Wert bestimmt und wir dringend gefragt sind, veraltete Narrative zu hinterfragen. Wir brauchen eine Wirtschafts- und Arbeitswelt, in der Raum entsteht für proaktives Handeln und innere Weiterentwicklung.
Du hast den Fokus verloren. Hier lässt sich wunderbar ansetzen, um einen Weg zu entwickeln, der gut zu dir und deinen Bedürfnissen und Stärken passt. Wenn das Energielevel im Gleichgewicht bleibt, kann es Spaß machen, auch mal richtig durchzupowern.
Diese drei Schritte helfen mir und den Menschen in meiner täglichen Arbeitspraxis.
1. Prioritäten setzen
Was ist wirklich wichtig? Dies ist eine unverzichtbare Frage für klaren Fokus. Und ich weiß, dass sie manchmal unbequem sein kann. Denn vieles (manchmal auch alles) erscheint bedeutend. Für ein sauberes Zeitmanagement und die Bereitschaft, etwas ganz zu streichen, braucht es die Klarheit darüber, was wirklich wichtig ist.
Im Arbeitsleben werden wir häufig damit konfrontiert, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu bearbeiten. Dabei steht uns nur begrenzt Zeit und auch Energie zur Verfügung. Oft wird es dann schwierig zu entscheiden, wo du die Priorität setzen möchtest – besonders wenn alle Aufgaben viel Spaß machen. Natürlich nehmen auch andere Menschen, zum Beispiel Kolleg•innen, Vorgesetzte, Familienmitglieder, Einfluss darauf, welche Aufgaben sich auf unserer To-Do-Liste tummeln. Doch nur wir können entscheiden, was für uns selbst wirklich wichtig ist.
Was ist dringend? In Verbindung mit dieser und weiteren Frage kannst du klare Prioritäten formulieren. Bei mir sieht das so aus:
Wichtiges, das dringend ist: Das erledige ich sofort und gerne. Das sind zum Beispiel meine eigenen, großen Projekte, die auch mit klaren Deadlines versehen sind. Oder Gespräche mit Mitarbeiter·innen, die ein Problem haben – das kann ich nicht aufschieben. Dafür brauche ich Zeit und die habe ich nur, wenn ich mir an anderer Stelle Freiraum schaffe.
Wichtiges, das nicht dringend ist: Dafür schaffe ich bewusst Zeit durch Blocker im Kalender und in meiner Wochen- und Monatsplanung, damit es nicht untergeht. Dazu gehören Dinge wie Bewerbungen schreiben, den Lebenslauf aktualisieren oder eine Weiterbildung buchen – wichtig für meine Entwicklung, aber eben ohne ein klares Datum versehen.
Unwichtiges, das dringend ist: Das erledige ich sehr ungern und versuche ich komplett zu streichen. Das geht nicht immer, trotzdem ist es mein erklärtes Ziel. :-) Manchmal landen Dinge auf unserem Schreibtisch, die gar nicht in unseren Arbeitsbereich fallen. Etwa das Erstellen einer Präsentation für einen Kollegen. Hier gilt es zu hinterfragen: Muss ich das wirklich machen oder kann mein Gegenüber das nicht doch selbst tun? Andere zu unterstützen ist nett, aber die eigenen Aufgaben sollten vor lauter Hilfsbereitschaft nicht hintenangestellt werden.
Unwichtiges, das nicht dringend ist: Das eliminiere ich mittlerweile konsequent - und es tut gut. Kann ich jedem/jeder nur empfehlen. Mein Lieblingsbeispiel dafür: Fotoalben sortieren. Das haben so viele Menschen auf ihrer To-do-Liste, schieben es immer wieder und fühlen sich dadurch belastet. Dabei ist es eigentlich total egal ob und wann man das macht ;)
Priorisierung ermöglicht eine gute Planung und hilft dabei, Deinen Fokus auf das, was wichtig ist, bewusst auszurichten. So bekommen alle Projekte die Aufmerksamkeit, die ihnen gebührt. Du behältst einen klaren Kopf und kannst Stück für Stück die To-dos abarbeiten (es hilft übrigens, sehr große Aufgaben in kleine Arbeitspakete runterzubrechen, um sich nicht überwältigt zu fühlen).
2. Deep-Work-Phasen einplanen
Deep Work beschreibt einen Zustand, in dem wir uns komplett auf eine Aufgabe fokussieren und so richtig „in den Flow“ kommen. Doch warum fällt uns das heutzutage häufig so schwer? Weil die Ablenkung überall lauert, ob im Büro oder im Homeoffice. Ein Kaffee mit der Kollegin hier, kurz ein privates Telefonat da. WhatsApp-Nachrichten, Slack-Pop-ups und die Omnipräsenz sozialer Medien sind nicht förderlich für konzentriertes Arbeiten. Der Druck, ständig und überall erreichbar sein zu müssen, lenkt uns ab.
Für erfolgreiches Deep Work heißt es also: weg mit den Störern. Wir können uns ein Setup schaffen, in dem wir gar nicht erst in Versuchung geraten. Also Handy in den Flugmodus schalten, Mail-Postfach schließen, Anrufe umleiten und den Kolleg•innen proaktiv kommunizieren, dass du in dieser Zeit nicht erreichbar bist. V****ielleicht vereinbart ihr im Team sogar wöchentliche feste Deep-Work-Zeiten. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, zu welcher Uhrzeit Deep Work für Dich am besten funktioniert: Wir haben alle einen unterschiedlichen Biorhythmus und manche von uns können besser morgens produktiv arbeiten, manche abends. Mir persönlich helfen außerdem entspannende Musik und ein aufgeräumter Schreibtisch. Je öfter du diese Phasen in Deinen Arbeitsalltag integrierst, umso natürlicher fühlt sich Deep Work nach einiger Zeit an.
3. Achtsame Gewohnheiten etablieren
Routinen geben uns Sicherheit, reduzieren den Zeitaufwand und helfen dabei, achtsam zu sein. Und sie geben dem Tag eine Struktur, die dabei hilft, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Beim Entwickeln neuer Routinen geht es dann – in meinem Verständnis – nicht darum, deine Leistung zu steigern, effizienter zu werden oder jeden Tag um 5 Uhr aufzustehen, nur weil das irgendwelche Top-Manager•innen (angeblich) machen. Vielmehr möchte ich dich dazu anregen, in dich hineinzuhören, welche Gewohnheiten wirklich zu dir passen, um Deine Bedürfnisse wahr und ernst zu nehmen. Wenn du Inspiration suchst, um deine Routinen zu hinterfragen und neue zu entwickeln, kannst du dir beispielsweise diese Fragen stellen:
Wie startest du in den Tag?
Wie viel Zeit verbringst du in Summe an deinem Handy?
Wie bewusst isst du im Laufe des Tages?
Wie konsequent machst du Pausen?
Wie viel Zeit verbringst du mit anderen Menschen und was würdest du dir wünschen?
Wie viel Zeit hast und brauchst du nur für dich allein?
Wie viele Stunden schläfst du am Tag?
Womit beschäftigst du dich direkt vor dem Schlafengehen?
Mit achtsam praktizierten Gewohnheiten (z.B. einer kurzen morgendlichen Tagesplanungs-Routine) lässt sich Veränderung nachhaltig umsetzen. Der Weg ist nicht leicht. Trotzdem lassen sich wirkungsvolle Ergebnisse schon mit kleinen Schritten erzielen.
Wenn du dir noch mehr Input und Tools für Dein Zeitmanagement wünschst, melde dich einfach für mein kostenloses Online-Seminar am 24. Januar an.
Bei welcher Herausforderung können wir dich unterstützen? Schreibe uns deine Frage in die Kommentare oder sende uns eine Mail an redaktion@xing.com
Wer schreibt hier?
Vera Strauch ist Gründerin der Female Leadership Academy. Sie ist Host des Top 5 Wirtschaftspodcasts "Female Leadership Podcast" und veröffentlicht als XING Insiderin regelmäßig Beiträge zu den Themen Organisation, Strategie und Empowerment.