Oft drehen Bewerberinnen und Bewerber im Schreibprozess dabei mehr als eine Runde, bevor sie endlich auf „Senden“ drücken. Und das aus gutem Grund. Denn auf den Punkt formulierte Mails und Nachrichten öffnen Türen im Bewerbungsprozess, während lieblos Runtergetipptes die Chance auf den Traumjob für immer verbauen kann.

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Nane Nebel ist Autorin des Buchs „Die CEO-Bewerbung“ – und ein echter Profi, wenn es auf einen guten Eindruck im Bewerbungsprozess ankommt. Sie sagt: „Es gibt eine gute Handvoll E-Mails, mit denen Sie den Bewerbungsprozess besser strukturieren und erfolgreicher bestreiten können.“ Hier sind sie:

1. Die „Hilf mir, einen Job zu finden“-Nachricht

Aller Anfang ist schwer, gerade bei der Jobsuche. Warum nicht seinen wichtigsten Kontakten Bescheid sagen, dass man sich verändern möchte – und dabei konkret nach Unterstützung fragen? „Bei sehr engen Kontakten, die Sie noch detaillierter fragen können, hilft es sicher, den Text stärker anzupassen“, sagt Nebel. Dann wäre auch die Anrede informeller, also etwa: „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Grüß Dich“.

Die Vorlage:

Sehr geehrte(r) __________,

im [MONAT] werde/habe ich [FIRMENNAME] verlassen. Nun orientiere ich mich beruflich neu und suche nach einer Herausforderung, bei der ich meine Erfahrungen und Kompetenzen erfolgversprechend einsetzen kann.

Als Teil meines Netzwerks schätze ich Ihren/Deinen Kontakt und den Austausch. Deshalb freue ich mich, wenn Sie/Du mich informieren würden/würdest, wenn Ihnen/Dir eine zu besetzende Stelle bekannt ist, zu der ich passen könnte. Ich schaue vor allem nach Stellen mit Profilen wie [MAX. DREI KONKRETE JOBTITEL NENNEN]. Vom Umfeld her würde ich gerne in [GRÖSSEREN/KLEINEREN] Unternehmen wie [BITTE ERGÄNZEN] arbeiten.

Über möglichst viele Gespräche mit verschiedenen Firmen möchte ich diejenige Aufgabe finden, bei der ich die Entwicklung des Unternehmens positiv mitgestalten kann. Daher bin ich auch an unverbindlichen Gesprächen ohne konkrete Stellenausschreibung interessiert. Ich freue mich auf den weiteren Austausch!

Herzliche Grüße

[IHR NAME]

2. Die „Ich brauche eine Referenz“-E-Mail

Referenzen im Bewerbungsprozess kommen stark aus dem angloamerikanischen Raum, sie werden in Deutschland aber immer beliebter – gerade auf wichtigen Positionen. Zwar ist klar, dass eine Referenz in den seltensten Fällen einen Bewerber oder eine Bewerberin schlecht dastehen lassen wird. Dennoch ist es wichtig, im Bewerbungsprozess zu zeigen, dass man drei, vier Unterstützerinnen und Fürsprecher hat, die anderen etwas Positives über die eigene Arbeitsweise verraten können.

Bei ehemaligen Vorgesetzten rät Nane Nebel, kurz an die gemeinsame Zeit anzuschließen und dann möglichst nüchtern und prägnant nach einer Referenz zu fragen.

Die Vorlage:

Sehr geehrte(r) / Hallo __________,

ich hoffe, es geht Ihnen/Dir gut. Kaum zu glauben, dass es inzwischen [ANZAHL DER JAHRE/MONATE] her ist, dass wir zusammengearbeitet haben. Ich erinnere mich gerne an die Zeit zurück.

Aktuell führe ich gute Gespräche mit potenziellen neuen Arbeitgebern. Einer der Prozesse ist bereits weit fortgeschritten und steht kurz vor einer Einigung. Der mögliche neue Arbeitgeber hätte gerne eine Referenz von mir. Daher wende ich mich heute an Sie/Dich, mit der Bitte, mir eine Referenz zu geben.

Wären Sie / Wärest Du bereit, eine solche Referenz in einem Telefonat / schriftlich zu geben? Über eine Zustimmung würde ich mich sehr freuen. Gerne würde ich dann mit Ihnen/Dir abstimmen, was der Schwerpunkt der Referenz sein sollte und worum es bei der neuen Position geht.

Herzliche Grüße

[IHR NAME]

„Es ist ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie antworten und signalisieren, dass Sie weiterhin Interesse an dieser Firma haben.“ Quelle: Jörg Petry

Bewerbungsexpertin Nebel

„Es ist ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie antworten und signalisieren, dass Sie weiterhin Interesse an dieser Firma haben.“

(Foto: Jörg Petry)

3. Die „Danke für das unerwartete Jobangebot“-Antwort

Ab einer gewissen Hierarchie- oder Expertisestufe gehen Headhunter aktiv auf potenzielle Kandidaten zu und zeigen konkrete Karriereoptionen oder Stellenangebote ihrer Kunden auf. Eine Antwort auf so ein direktes oder indirektes Jobangebot ist nicht immer ganz leicht. Vor allem, wenn man ablehnen möchte, muss man geschickt formulieren, will man weiter auf dem Schirm der Personalberater bleiben. Nane Nebel hat deshalb zwei Vorlage-Varianten entwickelt:

Die „Nein danke“-Vorlage:

Sehr geehrte(r) __________,

vielen Dank, dass Sie mich für die Stellenbesetzung / die Vorstellung bei Ihrem Auftraggeber in Betracht ziehen. Aktuell bin ich jedoch nicht wechselbereit, da die derzeitige Aufgabe spannend ist und ich mich sehr wohlfühle. Ich freue mich jedoch, wenn Sie mich auch in Zukunft auf attraktive Vakanzen ansprechen. Vielleicht passt es zu einem späteren Zeitpunkt für mich, neue Herausforderungen anzunehmen.

Herzliche Grüße

[IHR NAME]

Die „Ich bin interessiert“-Vorlage:

Sehr geehrte(r) __________,

vielen Dank, dass Sie mich für die Stellenbesetzung / die Vorstellung bei Ihrem Auftraggeber in Betracht ziehen. Aktuell bin ich gar nicht auf der Suche nach einer neuen Aufgabe, finde die von Ihnen genannte Stelle jedoch interessant. Daher würde ich gerne mehr über die Stelle und die Gründe, warum Sie mich für geeignet halten, erfahren. Über ein Gespräch, gerne per Telefon oder Video, freue ich mich.

Herzliche Grüße

[IHR NAME]

4. Die „Vielen Dank für das Vorstellungsgespräch“-E-Mail

Das Bewerbungsgespräch ist gelaufen und lief top – nun wollen Sie möglichst gut in Erinnerung bleiben? Dann bedanken Sie sich in einer kurzen E-Mail bei Ihrem Gegenüber oder der Personalabteilung. Schlecht ist so etwas noch nie angekommen, weiß Bewerbungsexpertin Nebel. Im Gegenteil: „Wer schreibt, der bleibt – und in diesem Fall in guter Erinnerung.“

Die Vorlage:

Sehr geehrte/r ___________,

ich möchte mich noch einmal für das gestrige Gespräch mit Ihnen und ____ bedanken. Den Austausch habe ich als informativ und transparent empfunden. Auch persönlich hat mir das Gespräch sehr gut gefallen. An der von Ihnen geschilderten Aufgabe reizt/reizen mich besonders [DETAIL ERGÄNZEN] (z. B. die anstehende Internationalisierung und der Aufbau eines zugehörigen Teams). Mit meinen bisherigen Erfahrungen _____ (z. B. bei der erfolgreichen Expansion nach Osteuropa mit FIRMA) bin ich sicher, bei Ihnen zügig Erfolge zu erzielen. Daher freue ich mich, wenn wir die Gespräche baldmöglichst fortsetzen und gemeinsam eine Zusammenarbeit anstreben.

Mit den besten Grüßen

[IHR NAME]

5. Die „Darf ich noch einmal nachhaken“-E-Mail

Auf das Vorstellungsgespräch und Ihre Dankesmail folgen nur Schweigen? „Dann ist es in Ordnung, nach zehn bis 14 Tagen nachzuhaken“, sagt Nebel – es sei denn, im Bewerbungsgespräch wurde klar gesagt, dass es eher mehrere Wochen dauern kann, bis sich jemand meldet.

Wichtig: Diese E-Mail sollte an genau die Person gehen, die den Bewerbungsprozess koordiniert und mit Ihnen das Gespräch geführt hat, etwa der Personalberater, die Personalleiterin oder der Geschäftsführer.

Noch wichtiger: Sogenannte Follow-ups können Durchhaltevermögen und starkes Interesse signalisieren, die Nachrichten können aber unter Umständen nerven. Wenn ein Unternehmen explizit verlangt, keine Nachfragen zum Stand der Bewerbung zu stellen, sollten Sie diese Regel respektieren.

Die Vorlage:

Sehr geehrte/r ___________,

vor __ Wochen/Tagen habe ich mich bei Ihnen auf die Stellenausschreibung ___ beworben. Da ich bislang keine weitere Rückmeldung von Ihnen erhalten habe, frage ich kurz an, wie der Stand des Bewerbungsprozesses ist. Brauchen Sie eventuell noch weitere Informationen von mir? Über eine Rückmeldung freue ich mich.

Danke für Ihre Zeit und viele Grüße

[IHR NAME]

6. Die Jobabsage-Antwort

Ein Nein schmerzt jeden Bewerber, aber das heißt nicht, dass es nicht in einer anderen Rolle, zu einer anderen Zeit, in einem anderen Kontext doch etwas werden könnte mit Ihnen und Ihrem Wunschunternehmen. „Es ist ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie antworten und signalisieren, dass Sie weiterhin Interesse an dieser Firma haben“, sagt Nebel.

Die Vorlage:

Sehr geehrte/r ___________,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Auch wenn das Ergebnis ist, dass wir zu keiner Zusammenarbeit kommen, danke ich Ihnen und ____ für die informativen, offenen Gespräche und das mir damit entgegengebrachte Vertrauen.

Ich freue mich, wenn Sie mich bei weiteren spannenden Stellen, die in mein Profil passen, auf dem Radar behalten.

Ich wünsche Ihnen und Ihrer Firma für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg.

Herzliche Grüße

[IHR NAME]

7. Die „Ich lehne die Stelle ab“-E-Mail

Ein spannendes Jobangebot, ein spontaner Quereinstieg in andere Bereiche, die familiäre Situation: Nicht nur bei Unternehmen, auch bei Kandidaten ändern sich im Bewerbungsprozess manchmal die Dinge. Dann sollten Bewerber den Firmen, bei denen der Bewerbungsprozess noch läuft, absagen.

Die Vorlage:

Sehr geehrte(r)____________,

ich danke Ihnen und den anderen Beteiligten für die bislang geführten Gespräche / das geführte Gespräch. Über die von Ihnen angebotene Position habe ich intensiv nachgedacht und auch mit meinem Partner / meiner Partnerin diskutiert. Trotz vieler positiver Aspekte bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die Aufgabe aktuell für mich nicht passt, da ich bei meinem nächsten Karriereschritt mehr ____ (z. B. Führungsverantwortung, technisches Produktmanagement, mehr Kundenkontakt) haben möchte. Für Ihre und die Zukunft der [FIRMENNAME] wünsche ich alles Gute und viel Erfolg!

Mit freundlichen Grüßen

[IHR NAME]

Die Alternative:

Sehr geehrte(r)____________,

ich danke Ihnen und den anderen Beteiligten für die bislang geführten Gespräche / das geführte Gespräch. Da mir parallel das Angebot eines anderen Unternehmens vorliegt, das für meinen nächsten Karriereschritt noch besser passt (oder regional besser passt), möchte ich den Prozess mit Ihnen nicht weiterverfolgen und den Weg für andere geeignete Bewerber frei machen. Für Ihre und die Zukunft der [FIRMENNAME] wünsche ich alles Gute und viel Erfolg!

Mit freundlichen Grüßen

[IHR NAME]

8. Die „Wow, ich hab den Job“-E-Mail

Das Gespräch ist gut gelaufen, dann kommt der entscheidende Anruf: Sie haben den Job. Glückwunsch, doch auch jetzt gilt es, gleich einen guten Eindruck bei seinem neuen Arbeitgeber zu hinterlassen – mit einer entsprechenden Nachricht.

Die Vorlage:

Sehr geehrte/r ___________,

ich freue mich sehr auf unsere Zusammenarbeit.

Ich bin überzeugt, dass ich zur guten Weiterentwicklung des Unternehmens / des Bereichs____ beitragen kann. Gibt es aus Ihrer Sicht bereits etwas, auf das ich mich gut für den Start am [DATUM] vorbereiten kann? Benötigen Sie noch weitere Informationen von mir, um den Start vorzubereiten?

Danke Ihnen im Voraus!

Beste Grüße

[IHR NAME]