Ordnung ins Datenchaos bringen
Mitarbeiter speichern fleißig immer mehr Daten. Entweder, um individuellen Bedürfnissen oder unternehmensinternen beziehungsweise rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Die damit verbundene "Wir-speichern-alles-Mentalität" wird aber zunehmend zu einer Herausforderung, denn sie schafft immer größere Datenberge. Diese sind weniger ein Speicher- als ein Sicherheits- und Effizienzproblem. Neben diesen Tatsachen betont der Fachartikel aber vor allem die Potenziale einer Information-Governance-Strategie und rät, eine neue Datenkultur im Unternehmen zu etablieren.
Die Datenberge in deutschen Unternehmen werden größer und größer. Mitarbeiter legen diverse Dateien ohne System auf ihren lokalen Rechnern oder im Unternehmensnetzwerk ab, sodass sich mit der Zeit gewaltige Mengen anhäufen. Dabei geht es nicht nur um jene Daten, die jobrelevant sind. Vielmehr werden auch Privates wie Fotos und persönliche Dokumente und sogar nicht autorisierte Software gespeichert. Durchschnittlich verfügen die Nutzer über rund 20.000 und mehr Dateien.
Drei Arten von Daten landen dabei auf dem PC oder dem Server: Unternehmenskritische Daten, die wichtig sind für den Betrieb und den wirtschaftlichen Erfolg. Die zweite Kategorie umfasst die redundanten, veralteten und trivialen Daten, auch ROT-Daten (redundant, obsolete, trivial) genannt. Die letzte Kategorie beinhaltet die sogenannte Dark Data, jene Daten, deren Nutzwert noch unbekannt ist. Sie können sowohl unternehmenskritisch als auch wertlos sein. Mit etwa 66 Prozent hat Deutschland die höchste Rate von Dark Data in Europa.
Statistiken zufolge bleibt die Anzahl der relevanten Daten gleich, während sich die Menge der ROT-Daten alle zwei bis drei Jahre verdoppelt. Der Anteil der Daten, die der User tatsächlich nutzt, liegt bereits heute bei unter 20 Prozent – mit weiter abnehmender Tendenz.
Unstrukturierte Daten lähmen Effizienz
Diese Mengen an unstrukturierten Daten schaffen einige Probleme. Das belegte Speichervolumen ist dabei noch das Geringste, denn die Speicherkapazität stellt heute kein großes Problem mehr dar. Früher stattete der Admin den Server mit größeren Festplatten aus, heute verfügen Unternehmen via Cloud über nahezu unbegrenzten Speicherplatz, um ihre Daten in der Wolke abzulegen.
Die Datenberge haben jedoch zur Folge, dass Mitarbeiter lange nach Dateien suchen. Wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung ergab, werden etwa zehn Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Verzeichnissen verschwendet. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier Stunden pro Mitarbeiter.
Der steigende Zeitaufwand verursacht entsprechende Kosten. Unternehmen verschwenden tatsächlich Milliardenbeträge durch ineffizientes Arbeiten wegen der fehlenden Übersicht in der Dateiablage. Das geht auch zu Lasten der Sicherheit: Der Datenschutz ist nicht mehr zuverlässig gewährleistet, wenn unklar ist, welche personenbezogenen und damit schützenswerten Informationen wo gespeichert sind. Auch sicherheitsrelevante oder vertrauliche Daten werden nicht mehr ausreichend gesichert. Dazu kommen technische Probleme, denn die Datenmengen verursachen einen enormen Anstieg von Backupzeiten sowie Kosten, die durch erhöhte IT-Ressourcen und Verwaltungs- wie Personalaufwand entstehen.
All diese negativen Auswirkungen der explosionsartig zunehmenden Datenvolumina werden bisher in den Führungsetagen vieler deutscher Unternehmen nicht erkannt. Mit der Folge, dass Dark Data weiterwächst, die Betriebskosten steigen und Sicherheitsrisiken nicht adressiert werden.
Drei oft etablierte Verhaltensweisen sowohl auf Unternehmenseben als auch auf individueller Eben verschärfen die Problematik: IT-Strategien und -budgets richten sich oft allein nach Datenvolumen und nicht nach geschäftlichem Nutzwert. Damit einher geht die Einführung von immer mehr Cloudanwendungen und -speicher unter der falschen Annahme, dass dies kostenfreier Speicher sei. Und zuletzt gehen Mitarbeiter davon aus, dass die IT-Ressourcen des Unternehmens kostenfrei auch für den persönlichen Gebrauch genutzt werden dürfen.
Klassifizierungs- und Verhaltensprobleme adressieren
Um die Situation zu verbessern, müssen die ihr zugrunde liegenden Klassifizierungs- und Verhaltensprobleme gelöst werden. Das ist nicht immer einfach, denn um aufzuräumen fehlt es in der Regel an verlässlicher Information: Die Datenmengen liegen zumeist als unstrukturierte oder semistrukturierte Daten vor, die keinerlei oder wenig (Meta-) Information über ihren Inhalt bereitstellen. Das hat zur Folge, dass man jede einzelne Datei auf ihren Nutzen hin überprüfen müsste – und zwar von demjenigen, der sie angelegt hat. Diesen zu identifizieren kann umständlich sein. Eventuell gehört er dem Unternehmen schon gar nicht mehr an.
Information-Governance-Strategie birgt hohes Potenzial
Bereits eine Effektivitätssteigerung im Umgang mit der Datenablage um realistische 25 Prozent birgt ein hohes Potential für die Unternehmen: Sie gewinnen rund fünf komplette Arbeitstage pro Mitarbeiter und Jahr hinzu. Um die entsprechende Struktur, Ordnung und Transparenz auf dem Fileserver zu schaffen, brauchen Unternehmen also eine Strategie. Denn Wissen und der Zugang dazu ist ein strategischer Faktor für jeden Betrieb.
Zwei Schritte führen zum Erfolg: Zunächst müssen sich Unternehmen von der Datenlast befreien und im Anschluss eine Datenkultur mit dazugehörigen Prozessen entwickeln, um die Speicherung und vor allem das Löschen von Dateien zu regeln. Nur so entsteht kein neuer Datenberg mehr. Der erste Schritt lässt sich mit einer Software wie etwa migRaven bewältigen. Sie zeigt zum Beispiel mit dem "obsolete Data Report" auf, wo genau die Datenberge lagern. Die Analyse- und Datenmanagementfunktion der Software bietet dann Unterstützung, um neue Namenskonventionen und Ablagekonzepte statt individueller Bezeichnungen zu entwickeln. Diese Konzepte gehören zum zweiten Schritt, der Erschaffung und Pflege einer neuen Datenkultur.
Wichtig ist, sich dabei nicht auf eine rein technische Lösung zu verlassen. Zwar können Softwarefunktionen wie Data Retention (Aufbewahrungsrichtlinien für unstrukturierte Daten) die Effizienz steigern, indem Daten komplett aus dem Blickfeld der Nutzer verschwinden, was Klickwege verkürzt. Das ersetzt aber nicht eine übergeordnete Information-Governance-Strategie. Diese ist ein notwendiges Tool. Sie legt Richtlinien zum Beispiel für die rechtskonforme Speicherung von Daten oder für das Löschen von ROT-Dateien fest, bringt Licht in Dark Data und fördert konformes Nutzerverhalten. Dazu gehört auch ein Data-Owner-Konzept, das Datenverantwortliche benennt, die entscheiden, welche Daten noch gebraucht werden und welche nicht. Oft liegt diese Aufgabe bei der IT, die dafür in der Regel aber weder Ressourcen noch das Wissen hat.
Verbindliche Richtlinien sorgen für Ordnung, Daten werden schneller gefunden und die Entstehung von Redundanzen verhindert. Eine übergeordnete Strategie muss aber Unterstützung durch die Führungsebene erhalten, um die notwendige Durchschlagskraft zu entwickeln. Dienstleister können Unternehmen mit individuellen Strategien unter die Arme greifen, eine solche Strategie aufzusetzen und Ordnung ins Datenchaos zu bringen.
Fazit
Unstrukturierte Daten auf Unternehmensservern kosten Geld. Sie beeinträchtigen die Effizienz der Mitarbeiter und stellen ein zunehmendes Sicherheitsrisiko dar. Diese Probleme wachsen weiter, weil die Datenbestände exponentiell ansteigen. Unternehmen müssen die Altlasten in den Griff bekommen und das Datenwachstum beenden. In einem ersten Schritt gilt es, die Server zu entrümpeln und Licht ins Dunkel der Dark Data zu bringen. In einem zweiten Schritt sollten Unternehmen dann eine Information-Governance-Strategie aufsetzen, und Richtlinien sowie Data Owner benennen, um eine neue Datenkultur aufzubauen. Nur diese verhindert ein Datenchaos in der Zukunft.
Autor: Thomas Gomell, Geschäftsführer von aikux.com