Unified Communications beim Personalvermittler

Als Personalvermittlung mit internationalem Netzwerk und vier Standorten ist pates auf reibungslose Kommunikation per Telefon, Chats und Videokonferenzen angewiesen. In der Vergangenheit erschwerten uneinheitliche und unflexible IT- und Kommunikationssysteme die Zusammenarbeit allerdings stark. Wie der Anwenderbericht veranschaulicht, war das Unternehmen nach der Einführung einer neuen Kommunikationslösung nicht mehr an festinstallierte Desk Phones gebunden und Anrufer erreichen die Mitarbeiter auch auf ihren Smartphones, ohne dass die Anrufer die Mobilfunknummern wählen müssen.

Als Personalvermittler mit langjährigem Know-how ist pates auf zwei der anspruchsvollsten Segmente der Recruiting-Branche spezialisiert: die Medizintechnik und die Pharmaindustrie. Mit seiner differenzierten Akquisestrategie für hoch qualifizierte Fachkräfte will der Dienstleister den perfekten Kandidaten für jedes Unternehmen finden. Eine zuverlässige, flexible, einfach zu nutzende sowie zukunftsorientierte IT- und Kommunikationslösung ist die Grundlage des Geschäfts.

Das Unternehmen hat Standorte in München, Lindau, Essen und Zürich. Das Vertriebsteam sitzt in München und ist für den Kundenkontakt zuständig, das Recruiting-Team in Lindau übernimmt die Kommunikation mit den Kandidaten.

Heterogene Landschaften erschweren Kommunikation

pates bedarf als Recruiting-Agentur einer reibungslosen Kommunikation per Telefon, Chats und Videokonferenzen. Das gilt neben dem Kontakt mit Kunden und Kandidaten auch für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Zusammenarbeit über die drei verschiedenen Standorte hinweg erfordert eine enge Abstimmung zwischen den Teams, die nur durch einen stetigen Kommunikationsfluss, regelmäßige Besprechungen und Team-Updates möglich ist.

In der Vergangenheit haben uneinheitliche und unflexible IT- und Kommunikationssysteme die Zusammenarbeit allerdings stark erschwert. An allen drei Standorten waren Desktop-PCs mit unterschiedlichen Clientbetriebssystemen im Einsatz: macOS an dem einen, Linux am zweiten und Windows am dritten. Zudem waren eine herkömmliche Telefonanlage, Diensthandys und Festnetztelefone im Einsatz. Zusätzlich wurde auch ein Cloudwerkzeug genutzt, um Videokonferenzen durchzuführen und per Screensharing Präsentationen zu teilen.

Mobile Kommunikation mit hohen Hürden

Diese Situation zog eine Reihe von Problemen nach sich: Beispielsweise waren den eingesetzten Desk Phones feste Nummern zugeordnet. War ein Mitarbeiter also nicht an seinem festen Arbeitsplatz, war er nicht mehr auf seiner gewohnten Festnetznummer zu erreichen. Das machte es zu einer großen Herausforderung, unterwegs, an einem anderen Standort oder vom Homeoffice aus zu arbeiten. Auch eine effiziente Kommunikation zwischen den Teams an den einzelnen Standorten war kaum möglich, schon gar nicht per Video. Die Kommunikationssysteme waren insgesamt nicht nutzerfreundlich und ihre Kapazität sehr begrenzt.

Außerdem waren die monatlichen Gesamtkosten für Kommunikation nicht kalkulierbar. Beim ehemaligen Telefonanbieter kamen zum festen Grundpreis noch verschiedene Kosten für Auslandsanrufe und sonstige Anrufe dazu. Jeder Supportbedarf für die Telefonanlage hatte zudem zwangsläufig erhebliche Kosten zur Folge: Es gab keinen kostenfreien (Remote-)Support, sondern es fiel immer gleich ein Technikereinsatz an, was Anreisekosten und einen Tagessatz bedeutete.

Maximilian Kraft, der CEO von pates, bringt es auf den Punkt: "Unser Kommunikationssystem war vor allem eins: kompliziert. Mobiles und flexibles Arbeiten war unpraktisch. Wir hatten zu viel Hardware, keine Möglichkeit, selber Einstellungen vorzunehmen und die Kosten waren kaum kalkulierbar. Darüber hinaus wollten wir eine Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird."

Neue Features durch cloudbasiertes UC-System

Im Zuge einer grundlegenden Optimierung der IT- und Kommunikationssysteme führte pates Lösungen ein, die weniger Hardware erfordern und standortunabhängiges Arbeiten mit effizienter sowie reibungsloser Kommunikation ermöglichen. Dazu hat das Unternehmen im Sommer 2018 Laptops mit Headsets als Hardware und das cloudbasierte UCaaS (Unified-Communication-as-a-Service)-Werkzeug Fuze eingeführt. Die Lösung bietet eine nahtlose Integration von Telefonie, Videokonferenzen, Videoaufzeichnung, Instant Messaging und Teilen von Dateien in einer einzigen Plattform.

Die Implementierung lief reibungslos. Der Anbieter hat dafür ein Projektteam eingerichtet und der Projektleiter stand regelmäßig mit pates in Kontakt. Für diese Kommunikation wurde Fuze direkt genutzt. Der Dienstleister kommunizierte klar, was wann passieren wird und hat dabei alle Timelines eingehalten. Das neue System ersetzt die Telefonanlage, die Desk Phones, das Stand-alone-Tool für Videokonferenzen und teilweise die Diensthandys. Möglich wurden darüber auch zusätzliche Features wie Filesharing, Chat und Reporting-Tools.

Wichtig war nicht zuletzt ein zukunftsorientierter Ansatz: Einerseits ändern sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter – Stichwort flexiblere Arbeitszeiten und Homeoffice – andererseits wandelt sich auch der Recruiting-Prozess. Anstelle von den klassischen Lebensläufen und Anschreiben gewinnen derzeit Kurzvideos von Bewerbern an Bedeutung. Mit Fuze kann pates diese Videos reibungslos aufnehmen und dem Kunden zur Verfügung stellen.

Einfach zu nutzender Self-Service

Entscheidend für den Personalvermittler war es zudem, dass trotz standortunabhängigem Arbeiten die Kundenerfahrung weiterhin exzellent bleibt. Fuze ermöglicht das mit Single-Number-Reach, Softphone und Apps: Einerseits machen Single-Number-Reach und das Softphone einen Laptop zum Telefon. Der Mitarbeiter meldet sich auf dem Laptop in der App mit seinen Zugangsdaten an und ist dann unter seiner Festnetznummer auf dem Laptop zu erreichen – egal wo er gerade arbeitet. Andererseits sorgen Single-Number-Reach und die App für mobile Endgeräte dafür, dass der Mitarbeiter auch auf seinem Smartphone unter seiner Festnetznummer erreichbar ist. Neben der 1-zu-1 Telefonie sind mit dem System zudem Telefon- und Videokonferenzen möglich, egal ob mit internen, externen oder gemischten Teilnehmern.

pates profitiert zudem von der Reporting-Funktion von Fuze – insbesondere für das Training. Der Überblick darüber, wie viele Gespräche intern oder extern geführt werden, hilft dabei, den in der Akquise tätigen Mitarbeitern zu zeigen, wo sie sich noch verbessern können. Auch die Geschäftsleitung hat einen besseren Überblick über die Aktivitäten der Teams. Nicht zuletzt können Admins und Mitarbeiter nun selbstständig Änderungen am System vornehmen, ohne gleich Support zu benötigen. Das umfasst beispielsweise die Begrüßungsmusik, die Einrichtung von Rufumleitungen und die Erstellung von teaminternen Gruppen. Ein einfach zu nutzender Self-Service.

Genaue Kostenkalkulation möglich

Auf der finanziellen Seite ist jetzt erstens eine präzise Kostenkalkulation möglich. pates nutzt für seine Recruiter und Account Manager die "USA and Europe Flatrate" von Fuze. Damit sind die monatlichen Gebühren präzise kalkulierbar. Dieser Faktor ist essenziell ist das Unternehmen, das primär über Telefon agiert. Zweitens konnte der Recruiter auch seine Kosten reduzieren. Mit dem neuen System sind alle Kosten für die Kommunikation gedeckt.

Die bisherigen, variablen Kosten für Auslandsanrufe, Hardware-Support und Diensthandyverträge sowie die Kosten für den Videokonferenzanbieter sind vollständig weggefallen. Das Unternehmen schätzt die Kostenersparnis alleine bei den Telefonkosten auf über 30 Prozent. Hinzu kommen die noch nicht näher erfassten Einsparungen bei Hardware, Hardwaresupport, dem Stand-alone-Tool für Videokonferenzen und bei den Diensthandys.

Fazit

Mit der neuen Lösung ist die Telefonie bei pates nun nicht mehr an bestimmte festinstallierte Desk Phones gebunden und Anrufer erreichen Mitarbeiter auf ihren Smartphones, ohne dass die Anrufer die Mobilfunknummern wissen und wählen müssen. Neben der Telefonie gestaltet sich auch das Videoconferencing mit externen Kontakten einfacher. Kunden und Kandidaten können an Fuze Videokonferenzen dank WebRTC einfach über den Browser teilnehmen, Download und Installation einer zusätzlichen Software entfallen.

Darüber hinaus profitiert die interne Kommunikation: Mitarbeiter kommunizieren jetzt effektiv und schnell mit ihren Kollegen. Die allmorgendliche Besprechung zwischen den Standorten ist genauso einfach durchzuführen wie eine Mitteilung der Geschäftsführung an alle Mitarbeiter oder Chats, Telefonate und Videocalls zwischen zwei Kollegen. Der Recruiter profitiert aufgrund des As-A-Service-Modells zudem von kontinuierlichen Weiterentwicklungen, ohne Änderungen an seiner eigenen IT vornehmen zu müssen.

Autor: Roland Lunck, Regional Vice President Germany bei Fuze