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Lutz Hirsch

Lutz Hirsch

for Interne Digitalisierung

2018 geht, 2019 kommt: Die drei wichtigsten „Modern Workplace“-Trends

Copyright: HIRSCHTEC

Das Jahr 2018 neigt sich langsam dem Ende zu. Für viele von uns sind die letzten Wochen im alten Jahr ja von der Jahresend-Rallye geprägt. Trotzdem möchte ich einen kleinen Blick in die Zukunft wagen. Denke ich persönlich an das kommende Jahr 2019, so stelle ich mir dabei natürlich auch die Frage: Welche Trends im Bereich Intranet und digitaler Arbeitsplatz werden uns wohl zukünftig begleiten? Ist das Thema nicht schon genug „durchs Dorf getrieben“?

In den vergangenen Wochen und Monaten haben sich für mich im Austausch mit unseren Kunden, Partnern und Experten dabei vor allem drei Trends für das kommende Jahr herauskristallisiert:

1. Der Modern Workplace wird zum Kommunikationsprojekt

2. Aus dem „dummen“ Intranet wird ein intelligentes

3. Der entscheidende Erfolgsfaktor bei Intranetprojekten heißt: Einfachheit

Doch was verbirgt sich nun im Detail hinter diesen Trends? Starten wir direkt mit dem digitalen Arbeitsplatz bzw. Modern Workplace: Wurde er bis vor Kurzem in vielen Organisationen noch sehr technisch angegangen, so nehmen nun immer mehr Unternehmen eine nutzerorientierte Perspektive ein. Sie rücken die Mitarbeiter, ihre Verhaltensweisen bei der Informationsarbeit und den konkreten Anwendungsfall in den Fokus, nicht mehr die einzelnen technischen Funktionen. Damit entwickelt sich der Modern Workplace von einem IT- zum Kommunikationsprojekt.

Ein Beispiel: In Deutschland setzen seit jeher viele – vor allem auch große – Unternehmen auf die Microsoft-Landschaft. Sie wagen nun zusehends den Schritt in die „Office 365“-Welt. Damit setzen sie auf einen Modern Workplace, der komplett in den Windows-Arbeitsplatz integriert ist, moderne Meetingszenarien beinhaltet und Bots sowie automatische Übersetzungssysteme einbindet. Gleichzeitig sorgt das „Evergreening“ (gemeint sind laufende, kontinuierliche Software-Updates statt großer Releases) bei den Microsoft Clouddiensten dafür, dass an der „Office 365“-Umgebung ständig Neuerungen vorgenommen werden. Große technische Releasewechsel sind passé, dafür wird der Nutzer inkrementell mit kleinen und größeren Änderungen an den Werkzeugen versorgt.

Ohne Change- und Adaption-Beratung kein erfolgreicher Modern Workplace

Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf diese spannende Reise wirklich mitnehmen und sicherstellen wollen, dass der digitale Arbeitsplatz angenommen und intensiv genutzt wird, heißt das: Statt von Release zu Release zu denken, steht die Interne Kommunikation bzw. das Change Management nun vor der Herausforderung, kontinuierlich analysieren und evaluieren zu müssen: „Was ist jetzt eigentlich gerade neu?“ und „Welche Information ist für welchen Mitarbeiter/welche Mitarbeitergruppe wirklich relevant?“. So gibt es z. B. Updates, die das gesamte Unternehmen betreffen, aber auch solche, die beispielsweise nur für Mitarbeiter in der IT oder in bestimmten Fachbereichen interessant sind.

Die verschiedenen Zielgruppen sollten demnach immer wieder gemäß ihrer Bedürfnisse informiert werden. Nicht mehr „Wie nutze ich das Werkzeug XY?“ sondern „Was bringt mir das neue Update für das Werkzeug bei der täglichen Arbeit?“ und „Warum bringt das dem Unternehmen etwas?“ stehen im Vordergrund. Ein wichtiges Projekt für die Interne Kommunikation, dessen Relevanz auch von den Unternehmen zusehends stärker erkannt wird - wie auch die steigenden Investitionen ins Kommunikations- und Change-Management bei der Einführung von „Office 365“ zeigen.

Das intelligente Intranet als zentrales Element des digitalen Arbeitsplatzes

Und mit dem Modern Workplace geht auch direkt ein weiterer Trend einher: Aus dem heute noch eher „dummen“ Intranet wird das intelligente Intranet als zentraler Baustein des Modern Workplace. Muss der Nutzer heute die Personalisierung von Inhalten oft noch selbst in die Hand nehmen und durchs Intranet navigieren, so erkennt das intelligente Intranet der Zukunft selbständig – auf Basis von Messungen – wie sich die Nutzer im Intranet bewegen und welche Inhalte sie aufrufen. Folglich analysiert die Plattform diesen Content auch selbständig und präsentiert dem Mitarbeiter im Unternehmen dann die für ihn relevanten Inhalte.

Darüber hinaus werden die Nutzer zukünftig verstärkt über ein Sprach-Interface im Intranet navigieren, sich so bestimmte Funktionen aufrufen oder Chat-Dienste starten können. Die Steuerung des Intranets erfolgt dann ganz unkompliziert über die eigene Sprache. Und – wie schon kurz erwähnt - auch Bot-Technologien werden zu einem wichtigen Bestandteil des Intranets. Sie sind die richtigen digitalen Helfer, wenn es um einfache Informationsabfragen (z. B. Wo ist die neue Reisekostenabrechnung?, Wo finde ich den Experten XY?) oder die Abwicklung von einzelnen Prozessschritten (z. B. Urlaubsfreigaben, Kreditlimiterhöhungen für Kunden etc.) geht. 

Der entscheidende Schlüssel zum Erfolg heißt aber immer noch: Einfachheit

Bot-Technologien werden damit unverzichtbar, wenn es darum geht, den Arbeitsalltag für die MitarbeiterInnen noch stärker zu erleichtern. Doch einmal ganz abgesehen vom Einsatz von KI, eines wird sich auch in Zukunft nicht ändern: Der Schlüssel zum Erfolg ist und bleibt Einfachheit.

Im Hinblick auf ein modernes Intranet bedeutet das: Es braucht einfache Strukturen, damit die Nutzer schnell Informationen finden können. Es sollte leicht zu nutzende Funktionen für den Austausch und die Zusammenarbeit bieten. Und es muss nah am Internet-Standard bleiben, weil die Nutzer genau diesen gewohnt sind und andernfalls völlig verwirrt werden, wenn ständig weitere Funktionen und überladene Systeme zum Einsatz kommen. Meine Empfehlung daher: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, halten Sie Ihre Plattformen so einfach wie möglich und nehmen Sie Ihre MitarbeiterInnen mit!

Und welche Trends erwarten Sie für das kommende Jahr? Sind es ähnliche oder vielleicht gänzlich andere? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare und wünsche Ihnen schon einmal eine schöne Weihnachtszeit sowie einen guten Start ins neue Jahr 2019.

About the author

Lutz Hirsch
Lutz Hirsch

Geschäftsführender Gesellschafter, HIRSCHTEC GmbH & Co. KG - Intranet Expertise

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Seit 2005 begleite ich mit HIRSCHTEC Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Themen, die mich dabei tagtäglich beschäftigen: Mitarbeiter in Unternehmen für den digitalen Arbeitsplatz begeistern, Change Management, Kulturwandel, IK- und Plattformtrends.
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