Das Motto beim digitalen Arbeitsplatz? Einfach statt komplex!
Was erhoffen sich Mitarbeiter in Unternehmen aktuell von ihrem Intranet bzw. digitalen Arbeitsplatz? Haben sich die Anforderungen an virtuelle Kommunikations- und Kollaborationslösungen verändert? Und wohin geht der Trend? Wir bei HIRSCHTEC werten die Wünsche von Mitarbeitern in Unternehmen jährlich, basierend auf den Anforderungskatalogen aus mehr als 400 Projekten, aus.
Ganz frisch vorliegend: Die Zahlen für 2018. Und die zeigen: Zwar haben sich viele Entwicklungen in den vergangenen drei Jahren noch verstärkt, die ein oder andere Überraschung gibt es aber dennoch. Grund genug, unsere zentralen Analyse-Ergebnisse und Beobachtungen einmal kurz zusammenzufassen:
Informations- und Wissenstransfer steht nach wie vor an erster Stelle
Ewigkeiten nach der einen Information suchen zu müssen, die gerade für den eigenen Arbeitsalltag relevant ist? Verzweifelt versuchen, den richtigen Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema zu identifizieren und doch dabei scheitern? Eine Horrorvorstellung für jeden Mitarbeiter. Verständlich, dass da das Thema „Finden von Informationen und Expertensuche“ alle Jahre wieder ganz oben auf der Top-Liste der Anforderungen steht – und über die letzten Jahre nie an Relevanz verloren hat, gerade weil Ablagestrukturen immer komplexer und Informationsmengen immer größer werden. Der Informations- und Wissenstransfer hat daher nach wie vor oberste Priorität in Unternehmen und scheint trotz immer neuer Cloud-Lösungen, Apps und künstlicher Intelligenz nicht zufriedenstellend gelöst zu sein.
Die gute alte Unternehmensnachricht ist immer noch angesagt, muss aber einfach zu schreiben sein
Eine erfreuliche Nachricht – speziell für die Unternehmenskommunikation – liefert Platz 2 unter den Top-Anforderungen: der Bereich News. Mitarbeiter wollen nach wie vor über Unternehmensnachrichten informiert werden. Allerdings sollen diese zentralen News eher über „leichtgewichtige“ Redaktionswerkzeuge bereitgestellt werden, z. B. via Blog, über den die Unternehmensnachrichten verteilt werden. Genau das wünschen sich übrigens auch die Kommunikationsabteilungen, mit denen wir uns intensiv austauschen. Sie sprechen sich ganz klar für eine Abkehr von komplexen Content-Management-Funktionen aus. Auf Platz 3 landen dann auch direkt die dezentralen Nachrichten, die sogar über noch einfachere Mechanismen wie z. B. einen Micro-Blog oder ein einfaches „Newsboard“ dargestellt werden können.
Der mobile Zugriff über eine App ist ein „Must have“
Der Gewinner unter den Top-Anforderungen von Mitarbeitern an Intranets und digitale Arbeitsplätze heißt: mobiler Zugriff. Im Vergleich zu 2016 und 2017 hat er in 2018 noch einmal deutlich an Bedeutung gewonnen und wird heute von rund 70 Prozent der Unternehmen als unerlässlich angesehen. Für uns in der Praxis bedeutet das: Wir führen derzeit kein einziges Intranet- und „Digital Workplace“-Projekt ohne mobile App durch.
Zwar ist der Bereich „Kollaboration“ über die Jahre relativ stabil geblieben, stark zugenommen hat jedoch der Bereich „Chat“. Chat-Dienste werden mehr und mehr in die Büro-Kommunikation übernommen, d. h. Mitarbeiter chatten am Arbeitsplatz miteinander oder rufen sich auch über moderne Chat-Funktionen an und nutzen weniger die klassische Telefonfunktion. Zusätzlich werden Gruppenchats als leichtgewichtige Räume für virtuelle Zusammenarbeit genutzt.
In 2016 und 2017 noch „Underdog“, in 2018 im Fokus: Benutzerfreundlichkeit und Performance
Lief das Thema „Benutzerfreundlichkeit und Performance“ bei den Unternehmen in 2016 und 2017 tatsächlich noch „unter dem Radar“ – in nur rund 25 Prozent der Projekte wurde es als wichtig erachtet – hat sich das Blatt in 2018 gewendet: Mittlerweile spielen in ca. 60 Prozent unserer Projekte Usability und Performance eine entscheidende Rolle. Hintergrund ist hier, dass gerade bei den Cloud-Lösungen, die jetzt mehr und mehr entstehen, der Performance-Faktor von zentraler Bedeutung ist. Darüber hinaus bekommt die Benutzerfreundlichkeit von Intranets – speziell auch im Hinblick auf den Vergleich mit traditionellen E-Commerce- und Social-Media-Plattformen – einen immer größeren Stellenwert.
Strukturtiefe und Komplexität verlieren drastisch an Relevanz
Eine deutliche Überraschung und der Haupteffekt, den wir im Zuge der Analyse ausmachen konnten: Strukturtiefe und Komplexität von Intranet- und „Digital Workplace“-Lösungen verlieren enorm an Relevanz. Waren komplexe Navigations- und Dokumentenstrukturen in der Vergangenheit in rund 75 Prozent der Projekte noch sehr wichtig, ist dies heute nur noch bei knapp fünf Prozent der Fall. Der Trend geht damit ganz eindeutig in Richtung Einfachheit. Statt sich erst durch tiefe Ebenen klicken zu müssen, sollen Navigationsstrukturen weniger komplex und leichter zu bedienen sein. Eine große Herausforderung, wenn man bedenkt, dass die Menge an Informationen stetig wächst, diese aber gleichzeitig schnell und einfach zugänglich sein sollen.
Unser Fazit: Auch wenn Informations- und Wissenstransfer nach wie vor absolute Priorität haben, Plattformen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit müssen zukünftig vor allem eines sein: einfacher und mobiler!
Und wie sehen Sie das Ganze? Haben Sie ähnliche Wünsche an moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattformen? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare.