Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz? In Agenturen oft noch Fehlanzeige!
New Work, digitaler Arbeitsplatz, Agilität: Für die Kreativwirtschaft sind diese Schlagworte schon seit Jahren keine Fremdworte mehr. Ganz im Gegenteil: Sie werden sogar zu einem großen Teil von ihr geprägt. Da ist es folglich auch nur mehr als verständlich, dass viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Organisation und Geschäftsmodelle heute auf die Expertise von Agenturen setzen. Schließlich sind sie es, die mit innovativen Lösungen frischen Wind in die Unternehmen bringen und deren Wandel vorantreiben.
Aber wie sieht es aus, wenn man einen Blick in das digitale Innenleben der Agenturen selbst wirft? Wird in ihnen wirklich modern kommuniziert und effizient gearbeitet? Was wir im Dialog und in der Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern immer wieder erleben: Agenturen sind zwar Profis darin, ihre Kunden bei der Digitalisierung zu begleiten und zu unterstützen. Geht es jedoch um ihre eigene digitale Transformation, so wird in den Agenturen selbst oft noch mit zahlreichen Medienbrüchen und Insellösungen gearbeitet. Von einem integrierten digitalen Arbeitsplatz kann da keine Rede sein.
Die IT-Landschaft ist in vielen Agenturen noch sehr zerklüftet
Stattdessen sieht die Realität häufig so aus: Die Planung von Projekten erfolgt über Excel-Tabellen statt über zentral auswertbare Datenbanken. Wissen wird parallel in den verschiedensten Wikis gesammelt, Ordner-Strukturen sind nicht einheitlich angelegt und der interne Austausch erfolgt über verschiedene Online-Lösungen wie Slack, Trello oder Yammer. Kommunizieren die Agenturmitarbeiterinnen und -mitarbeiter intern miteinander, dann hauptsächlich über E-Mail, WhatsApp oder iMessage.
Ziemlich erstaunlich, wenn man sich vor Augen führt, dass es doch gerade die Agenturen sind, die sich permanent mit Themen wie „agile Arbeitsweisen“ und „Kulturwandel“ auseinandersetzen und bestens mit ihnen vertraut sind. Konkret heißt das: Speziell sie besitzen eigentlich optimale Voraussetzungen, um ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf ein ganz neues Level zu heben. Darüber hinaus können sie anders als Großunternehmen, die oft schon aufgrund ihrer Organisationsstruktur etwas behäbiger sind, auch wesentlich flexibler agieren.
Mit einem integrierten digitalen Arbeitsplatz zum Erfolg
Hört sich doch nach besten Bedingungen an, um moderne digitale Lösungen schnell zu adaptieren und die eigene Agenturarbeit effizienter und produktiver zu gestalten, oder nicht? Doch, und all das ist auch realisierbar – zum Beispiel mit einem integrierten digitalen Arbeitsplatz, der diese drei zentralen Bereiche umfasst:
Komplett elektronisch unterstützte Planungs- und Auswertungsabläufe für Teams und Projekte
Eine integrierte Projektplattform für Zusammenarbeit, Austausch und Projektmanagement
Eine mit der Projektplattform verbundene Networking- und Wissensmanagement-Lösung (inklusive Messaging- und Gruppen-Chat-Funktionen), um Erfahrungen zu teilen und Erfolgsmodelle zur Verfügung zu stellen
Gerade wenn man sich einmal anschaut, wie schnell viele Werbe-, PR- oder Digitalagenturen wachsen, dann liegen die Vorteile eines solchen integrierten digitalen Arbeitsplatzes auch direkt auf der Hand: Er sorgt dafür, dass Projektarbeit und Wissenstransfer vollständig transparent und nachvollziehbar stattfinden können – was bei einer sehr zerklüfteten IT-Landschaft mit vielen kleinen, individuellen Lösungen nur schlecht bis kaum realisierbar ist. Auch hat diese Transparenz den positiven Effekt, dass neue Kolleginnen und Kollegen schneller eingearbeitet und Mehrfacharbeiten vermieden werden können. Und besonders wichtig im Agenturgeschäft: Dank einer eindeutig nachvollziehbaren Projekthistorie lassen sich auch Eskalationssituationen deutlich besser und einfacher lösen.
Nicht zu unterschätzen ist darüber hinaus, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank der integrierten Networking- und Wissensmanagement-Funktionen viel weniger Zeit dafür opfern müssen, nach den für ihren Arbeitsalltag relevanten Informationen zu suchen. Und auch ein weiterer Zeitfresser kommt deutlich seltener zum Vorschein: die oft lästige und zeitaufwändige „Ping-Pong-Kommunikation“ per E-Mail. Sie wird durch den Einsatz firmeneigener Chat-Funktionen stark reduziert.
Effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten = mehr Zeit für Kreativität
Im Ergebnis bringt der digitale Arbeitsplatz damit vor allem eines mit sich: In Agenturen gibt es endlich wieder mehr Zeit für kreatives Arbeiten – genau das, was ihre DNA und ihren Erfolg ausmacht. Und noch mehr als das: Agenturen können sich mit einem integrierten digitalen Arbeitsplatz auch einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber der Konkurrenz sichern.
Der Grund hierfür: Ab einer bestimmten Unternehmensgröße werden auch sie zu „ganz normalen“ Wirtschaftsbetrieben und brauchen die notwendigen Strukturen, um ein stetiges Unternehmenswachstum zu sichern. Eine moderne digitale Plattform, die dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter intern produktiver und effizienter arbeiten, bildet somit gleichzeitig auch die Basis, um Innovationen voranzutreiben und flexibler auf veränderte Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren.
Und was beobachten Sie in Ihrer eigenen Agentur oder vielleicht auch in der Zusammenarbeit mit Agenturen? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare.