Einarbeitung aus dem Homeoffice: 11 Tipps, damit du trotz Distanz gut ankommst

Viele Jobwechsler stehen aktuell vor der Herausforderung, dass ihre Einarbeitung ausschließlich aus dem Homeoffice heraus erfolgt. Worauf du achten solltest und wie du trotz Distanz im Team  gut ankommst.  

In den letzten Wochen mehren sich die Fälle von Klienten im Coaching, die zu Beginn der Corona-Krise einen neuen Job angetreten haben und in der Probezeit das Arbeitsverhältnis bereits wieder gekündigt wurde. Sie alle haben gemeinsam, dass das Onboarding und die Einarbeitung ausschließlich aus dem Homeoffice heraus erfolgte und sie diese Situation mit dafür verantwortlich machen, dass es ihnen nicht gelungen ist, im Team anzukommen und die Erwartungen der Vorgesetzten zu erfüllen.

„Ich habe meinen Chef und die Kollegen nicht einmal persönlich getroffen“, erzählt mir eine Klientin. „Wie soll ich unsere Produkte verstehen und verkaufen, wenn kein Kollege bei Fragen für mich erreichbar ist?“, fragt mich ein anderer Klient. So unterirdisch schlecht manche Onboarding-Prozesse schon in normalen Zeiten in Unternehmen organisiert sind und neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geschubst werden, umso schwieriger ist es jetzt in der Krise auf Distanz im Homeoffice. Hier sind meine 11 Tipps, worauf du als Jobwechsler bei der Einarbeitung im Homeoffice achten solltest:

11 Tipps für deine Einarbeitung aus dem Homeoffice heraus 

1. Vor dem ersten Tag: Was ist dir wann wichtig?

Ein guter Einstieg beginnt bereits vor dem ersten Tag im neuen Job. Mache dir einen Plan, was für dich persönlich wann wichtig ist. Möchtest du möglichst schnell das Gespräch mit deinem Chef suchen und die Kolleginnen kennenlernen oder möchtst du lieber in Ruhe ankommen, dich einlesen und in den ersten Tagen stärker beobachtend aus der zweiten Reihe agieren? Überlege Dir, wie du dir deinen ersten Tag wünschst, mit wem du Kontakt aufnehmen möchtest und was dir mit welcher Priorität wichtig ist.

Und falls du Überraschungen am ersten Tag vermeiden möchtest oder dich die Ungewissheit stresst, dann frage im Vorfeld in der Personalabteilung oder bei deiner zukünftigen Führungskraft nach, was am ersten Tag und wie die weitere Einarbeitung im Homeoffice geplant ist. Auch hier darfst du bereits deine Vorstellungen von einem für dich guten Einstieg kommunizieren. Mit vielen Klienten plane ich meist den ersten (idealen) Tag, eine erste Woche sowie den Zeitraum von drei und sechs Monaten – aber dazu mehr unten bei Punkt 11.

2. Arbeitsplatz einrichten und Technik startklar machen

Dies dürfte für viele Arbeitnehmer auch in Nicht-Corona-Zeiten der nervigste Aspekt beim Onboarding sein. Von einigen Klienten erfahre ich, dass es mitunter 6 Wochen gedauert hat, bis sie mit einem PC/Laptop, Smartphone oder dem Mail-Account ausgestattet waren. Auch die sichere Verbindung vom heimischen Esstisch auf die Server des Unternehmens kann je nach Konzerngröße schonmal etliche IT-Tickets und Offline-Tage bedeuten.

Nimm deine Führungskraft hier in die Verantwortung. Es kann niemand von dir erwarten oder gar verlangen, dass du dich so frisch im Unternehmen mit der IT oder dem Einkauf herumschlägst. Es ist nicht deine Aufgabe, dich technisch arbeitsfähig zu machen und ich persönlich empfinde es als nicht wertschätzend, wenn die IT/Infrastruktur für neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht verfügbar ist – und sich hierfür zudem niemand verantwortlich fühlt. Kläre die notwendigen Schritte mit deiner Führungskraft und verdeutliche auch die Konsequenzen für deine Arbeitssituation und weitere Einarbeitung im Homeoffice.

3. Die erste Vorstellung: Ein „Hallo“ in die Runde

Auch wenn du dich vielleicht am ersten Tag entschieden hast, dich ein wenig zurückzuhalten, so ist es doch wichtig, dass du dich – virtuell – möglichst schnell zeigst. Womöglich wissen einige deiner Kollegen noch gar nicht, dass du neu ins Team gekommen und jetzt auch dabei bist.

Informiere sie von dir aus. Falls dir die Kontaktdaten zum Team fehlen oder du (noch) keinen Zugriff auf das Intranet hast, dann lass dir eine Liste mit den Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kolleginnen und Kollegen geben. Du solltest zumindest ein kurzes „Hallo“ in die Runde schicken, so dass alle wissen, dass du nun an Bord bist. Überlegen dir, was für dich passt: Ist es eine Mail an alle Kollegen, ist es die individuelle Ansprache oder vielleicht auch die Planung eines kurzen Video-Calls als persönliche Vorstellung in den nächsten Tagen? Zeige dich „auf gute Zusammenarbeit“, denn wie sonst sollen deine Kollegen dich aus der Ferne ab sofort auf dem Schirm haben?

4. Die Kollegen als Menschen kennenlernen

Die wohl wichtigste Herausforderung als neuer Mitarbeiter und für deine Einarbeitung im Homeoffice besteht darin, die Kollegen im Team sowie die Mitarbeiter in den wichtigsten Schnittstellen kennenzulernen. Hier geht es weit über ein „Hallo, ich bin der/die Neue“ hinaus. Es geht um ein Kennenlernen als Menschen und den Aufbau guter zwischenmenschlicher Beziehungen. Denn für dich und deine guten Leistungen wird es entscheidend sein, schnell zu verstehen, wer wie „tickt“. Wem sind Harmonie und gegenseitige Unterstützung wichtig, wer ist gerne mal auf Krawall gebürstet, wer ist professioneller Selbstdarsteller und wer würde am liebsten mit dir das Opferlied anstimmen und über die Oberen schimpfen? Wer hält zu wem, wer taktiert mit Politik- und Machtspielchen und wer ist die gute Seele des Hauses?

Viele Neuankömmlinge fokussieren sich – insbesondere aktuell bei einer Einarbeitung im Homeoffice – zu stark auf ihre Aufgaben und die fachlichen Themen. Nimm dir die Zeit und plane bewusst auch Freiräume dafür ein, um dir ein gutes, eigenes Bild von deinen Kolleginnen und Kollegen als Menschen zu machen. Ich verspreche dir, dass sich diese Investition bereits nach kürzester Zeit kollegial auszahlt.

5. Über eigene Werte und Persönlichkeit sprechen

Um es auch deinen Kolleginnen und Kollegen leichter zu machen, gut mit dir zusammen zu arbeiten, solltest du auch all jenes über dich preisgeben, was dich persönlich ausmacht. Erzähle etwas über dich, über deine Werte und deinen Werdegang, damit deine Kollegen wissen, welches Wissen und welche Erfahrungen sie im Team nutzen können. Sprich darüber, was dir persönlich im Beruf wichtig ist: Liebst du Freiheiten, willst du mitgestalten, möchtest du als Experte gefragt sein, ist dir gemeinsame Arbeit im Team und an einem Strang ziehen wichtig? Oder brauchst du auch Zeit für dich, weil du eher der konzeptionelle Denker als die sendungsbedürftige Plaudertasche bist? Wir ticken alle anders und insbesondere jetzt auf Distanz ist es umso wichtiger, schnell und leicht das Denken und Handeln anderer Menschen verstehen und damit im jeweiligen Kontext im Kontakt mit Chef und Kollegen einordnen zu können.

Je größer die Distanz im Homeoffice und je verstümmelter die Kommunikation, umso höher die Gefahr für Missverständnisse bereits in den ersten Tagen und Wochen als Neue/r im Team. Hier bist du in der Verantwortung, Nähe zu deinen Kolleginnen und Kollegen zu schaffen. Öffne dich und du wirst bemerken, dass deine Kollegen dir stärker vertrauen, dich in das bestehende Team schneller integrieren sowie auch offener aktuelle Themen und hintergründige „Flur-Informationen“ mit dir teilen.

6. Gegenseitige Erwartungen klären

Wenn ich in diesem Beitrag von „Kolleginnen und Kollegen“ und „Team“ spreche, dann beinhaltet dies immer auch den Chef bzw. deine Chefin als Teil des Teams. Um sie oder ihn geht es mir nämlich bei diesem Punkt besonders. Denn ich stelle fest, dass in allen Fällen, in denen Mitarbeitern in der Probezeit gekündigt wird, zu wenig über gegenseitige Erwartungen gesprochen worden ist.

Kläre mit deiner Führungskraft, woran sie/er festmachen wird – vielleicht nach jeweils 3 und 6 Monaten, dass du einen guten Job machst. Es klingt so selbstverständlich, doch ich sehe immer wieder, dass genau hierüber nicht konkret und früh genug gesprochen wird – denn kurz vor dem Ende der Probezeit ist es dafür zu spät.

Überlege dir in den ersten Tagen, was für dich ein guter Zeitpunkt ist, in einem geplanten Gespräch mit deiner Führungskraft dieses Thema zu klären. Ich bin der Meinung, du solltest hierfür schon etwas angekommen sein und dir einen ersten Überblick über die Strukturen, die Aufgaben und die aktuellen sowie anstehenden Themen verschafft haben. Denn nur dann kannst auch du beurteilen, ob die in dich gesetzten Erwartungen realistisch und fair sind.

Ach ja, du solltest in diesem Gespräch natürlich auch deine Erwartungen im Hinblick auf eine gute Zusammenarbeit und Einarbeitung in den nächsten Wochen und Monaten kommunizieren. Denn woher soll auch dein/e Chef/in wissen, was dir wichtig ist und du von ihr/ihm sowie dem Team auch benötigst, um einen guten Job zu machen.

7. Strukturen und „Spielregeln“ verstehen

Die Distanz im Homeoffice macht es auch schwerer, die internen Strukturen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu begreifen. Wer macht dort eigentlich was? Was genau sind die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens? Wer ist in welchem Bereich für was verantwortlich? Wo hört Vertrieb auf und fängt Marketing an? Was liegt im Einkauf, was in der IT? Wie wird mit Kunden oder Lieferanten kommuniziert? Wer trifft welche Entscheidungen im Unternehmen und wie werden diese kommuniziert? Welche Kommunikationswege sind einzuhalten, was muss wie dokumentiert werden und was kann zwischen Tür und Angel (ähm … per Video-Konferenz) geklärt werden? Wer soll an welchem Meeting teilnehmen, wer muss (oder möchte) bei bestimmten Themen gefragt werden, wer ist Chef/in von was und wem?

Solltest du das Gefühl haben, zu wenig in den ersten Tagen über die Strukturen und Abläufe zu erfahren, dann werde auch in diesem Punkt aktiv: Sprich die Kollegen oder deine Führungskraft an und lasse dir das Organigramm, die Produkte und alles das erklären, was du benötigst, um in deinem Aufgabengebiet sicheres Terrain zu gewinnen. Kläre, welche Prozesse und Abläufe für dich und deine Arbeit wichtig sind und worauf du achten solltest. Jedes Unternehmen hat seine eigenen „Spielregeln“ für eine gute Zusammenarbeit. Versuche, diese im Tagesgeschäft ganz bewusst wahrzunehmen und zu verstehen, was sie für deine Arbeit und dein Verhalten in dieser Organisation bedeuten.

8. Eigeninitiative und echtes Interesse zeigen

Die Gefahr ist besonders im Homeoffice groß, als neuer Mitarbeiter ab- und unterzutauchen. Vieles ist neu, ungewohnt und kostet zusätzliche Energie – zudem noch in der Krise. Es ist verlockend, es sich im trauten Heim gemütlich zu machen und unauffällig anzukommen. „Sollen sich doch die anderen oder der Chef selbst melden, wenn sie etwas wollen“ ist eine Haltung, die allzu schnell zur Routine werden kann, dich allein im Homeoffice versauern lässt und am Ende sogar die Kündigung in der Probezeit bedeuten kann.

Wenn du bis hierher die übrigen Punkte gelesen habst, dann ahnst du, was jetzt kommt. Auch wenn jeder neue Job in den ersten Tagen und Wochen sehr anstrengend ist, solltst du dich früh aktiv einbringen. Schlage etwa in Video-Konferenzen mit dem Team vor, Aufgaben zu übernehmen, von denen du glaubst, einen Beitrag hierfür leisten zu können – vielleicht auch gemeinsam mit einem anderen Kollegen. Sprich über deine Erfahrungen zu Themen und halte auch mit deiner Meinung und Expertise nicht hinter dem Berg. Überlege auch, in welchen bereichsübergreifenden Projekten deine Mitarbeit wertvoll sein kann und besprich mit deiner Führungskraft, ob du dich dort einbringen kannst.

Hast du das Gefühl, dass dich das Team nicht ausreichend in Aufgaben und Themen einbezieht, dann ergreife die Initiative. Schildere ihnen deine Wahrnehmung und sprich darüber, was und wie du es dir für die Zukunft anders wünschst. Denn schließlich hast du dir diesen neuen Job ja (vermutlich) auch ausgesucht und Lust darauf, dort dein Wissen sowie deine Erfahrungen und Stärken einzubringen sowie dich auch selbst weiter zu entwickeln.

9. Probleme sofort ansprechen und klären

Auch hier ist es die Distanz im Homeoffice, die die Gefahr birgt, dass wichtige Themen oder Ereignisse in der Anfangsphase nicht besprochen und geklärt werden, sondern auf Dauer unausgesprochen bleiben oder unter den Teppich gekehrt werden. Ich verstehe die Angst vieler Jobwechsler, noch unsicher und neu im Team nicht anecken oder sogar unbequem sein zu wollen. Auf der anderen Seite kannst du genau dies zu deinem Vorteil machen: Jeder im Team wird dich in den ersten Wochen verstehen, wenn du Fragen hast oder dich etwas stört. Und ich bin der Meinung, dass Einarbeitung auch bedeutet, die individuellen „Spielregeln“ des Miteinanders im Team zu klären. Und dies am besten frühzeitig, bevor sich Frust und Ärger aufs Neue aufstauen.

10. Virtuelle Kaffeetrinken mit Kollegen anderer Teams

Bisher zielen meine Tipps vor allem auf das Kennenlernen des eigenen Teams ab, doch du solltest auch deine Schnittstellen zu Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche im Auge haben. Bekleidest du eine Führungsposition, dann solltest du in den Austausch mit deinen Kolleginnen und Kollegen auf gleicher Hierarchieebene gehen – auch außerhalb von regelmäßig stattfindenden Meetings in großer Runde.

Ich empfehle, ab dem ersten Tag eine Liste zu führen und dort die Namen jener Personen einzutragen, mit denen du in nächster Zeit in einen Austausch gehen möchtest. Dies können Kollegen anderer Teams sein, Projektleiter oder etwa externe Dienstleister, Lieferanten oder als Vertriebler wichtige Kunden. Beginne früh damit, dich auch außerhalb Ihres Teams sichtbar zu machen und ein gutes Netzwerk aufzubauen. Verabrede dich zum virtuellen Lunch oder Kaffeetrinken und vielleicht vereinbarst du mit deinen Gesprächspartnern hierbei auch ganz offen, dass es dir um ein erstes Kennenlernen geht und das „Daily Business“ draußen bleiben darf.

11. Ziel-Positionierung in 6 Monaten ausmalen

Du siehst, es gibt viel zu tun und vermutlich ist auch dein neuer Arbeitgeber in irgendeiner Form von der Krise betroffen, so dass dein Onboarding nicht nur im Homeoffice stattfindet, sondern es auch besonders stürmische Zeiten sind. Die Gefahr ist groß, ab dem ersten Tag so sehr vom operativen Tagesgeschäft getrieben zu sein, dass du das große Ganze und damit auch die Arbeit an deiner Positionierung im Team und im Unternehmen aus dem Blick verlierst.

Klienten frage ich häufig, wo und wofür sie nach 6 Monaten im Unternehmen stehen möchten. Was möchtest du bis dahin erreicht haben? Woran wird deine Führungskraft dich messen? Wie möchtest du als Kollege oder Kollegin wahrgenommen und wofür auch wertgeschätzt werden? Was sollte in den nächsten Monaten geschehen, dass du in einem halben Jahr sagst, dass es eine gute Entscheidung war, diesen Job bei diesem Arbeitgeber angenommen zu haben?

Schreibe die Antworten auf diese und ähnliche Fragen auf und erinnere dich ganz bewusst in den nächsten Wochen immer wieder daran. Prüfe regelmäßig und mit Abstand zum Tagesgeschäft, ob du auf einem guten Weg bist und sich die Dinge im neuen Job so entwickeln, wie du es dir vorgestellt hast und aktuell wünschst – und falls nicht, dann verändere als Chef/in deines eigenen Lebens frühzeitig etwas daran, bevor andere über deine Zukunft entscheiden.

Allen frischen und baldigen Jobwechslern wünsche ich einen guten Start und viel Freude in der neuen Position und allen anderen natürlich auch - bleibt gesund! 

Euer

www.bernd-slaghuis.de 

Was sind eure Erfahrungen beim Einsteig bei einem neuen Arbeitgeber? Was ist bei der Einarbeitung gut gelaufen und wo gab es auch Stolperfallen? Was sind eure persönlichen Erfahrungen und Ratschläge für eine gute Einarbeitung aktuell aus dem Homeoffice heraus?