Interne Digitalisierung mit Office 365: Unternehmen brauchen völlig neue Denkmuster!
Wir beobachten es tagtäglich in unserem Projektgeschäft: Im Zuge der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit wagen immer mehr Unternehmen den Schritt „in die Wolke”. Historisch bedingt, da die unternehmenseigene IT-Landschaft oft seit jeher Microsoft-basiert ist, setzen viele von ihnen auf den Cloud-Dienst Microsoft Office 365. Was wir jedoch beim Umstieg auf diese Cloud-Plattform auch immer wieder feststellen - und zwar bei Unternehmen aller Branchen und Größen: Office 365 bleibt viel zu oft noch hinter seinen Möglichkeiten zurück. Aber warum ist das so? Und wie lässt sich dieser Zustand ändern?
Fangen wir einmal ganz von vorn an: Ist in Unternehmen einmal die Entscheidung gefallen, Office 365 einzuführen, so beginnt das Ganze oft als reines IT-Projekt – und zwar mit der Migration der E-Mail-Software Exchange und Fileserver-Strukturen in die Cloud. Sich dabei nur die „IT-Brille“ aufzusetzen, hat allerdings einen ganz entscheidenden Haken, denn: Mit dem Cloud-Dienst Office 365 erhalten Unternehmen eine sehr umfangreiche – und für den Normalanwender auch komplexe und teils verwirrende - Suite an Tools für ihre Kommunikation und Zusammenarbeit.
So dient der Gruppenchat-basierte Dienst Microsoft Teams der schnellen Zusammenarbeit in Projekten und Abteilungen. SharePoint Online steht für die strukturierte Datenablage und zur Bereitstellung von Intranet-Plattformen zur Verfügung. Yammer nimmt die Funktion eines internen Social Networks ein, Stream und Video machen Bewegtbilder verfügbar und OneNote dient dem Festhalten von Notizen. Und das sind nur ein paar Beispiele für Werkzeuge aus der „Office 365“-Welt.
Die Mechanismen der digitalen Zusammenarbeit müssen grundlegend geändert werden
Was Unternehmen bei all diesen Tools jedoch zu oft noch unterschätzen: Selbst wenn die dahinter stehende Technologie von den Nutzern im Unternehmen verstanden und beherrscht wird, so heißt das noch lange nicht, dass der digitale Arbeitsplatz auch produktiv genutzt wird. Damit die neuen Funktionen wirklich effizient verwendet werden, kommt es in Unternehmen vielmehr auf eines an: ein völlig neues Denkmuster für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu etablieren – und auch zu leben. Das bedeutet: Weg von der möglichst eindeutigen Ablage in geschützten Dokumentenbereichen, hin zu einem transparenten Teilen von Informationen über eine Vielzahl von Medienformaten und Online-Orten hinweg.
Darüber hinaus gilt es auch die Mechanismen der digitalen Zusammenarbeit grundlegend zu ändern: E-Mail-Flut und zahlreiche Dokumenten-Anhänge sind passé, stattdessen finden Austausch und Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsräumen mit Video-Telefonie, Chat und gleichzeitiger Arbeit an Inhalten statt. Damit stehen jahrzehntelang erprobte und für die damaligen technischen Möglichkeiten auch bewährte Verhaltensmuster plötzlich zur Disposition.
Die neue Form der digitalen Arbeit ist längst kein reines IT-Projekt mehr
In der Konsequenz heißt das, dass die neue Form der digitalen Arbeit längst kein reines IT-Projekt mehr ist, sondern vor allem auch die Unternehmenskultur und tägliche Arbeitsroutinen berührt. Nur wenn alles zusammen und koordiniert betrachtet wird, können Mitarbeiter auch das volle Potenzial von Cloud-Diensten wie Office 365 heben. Lediglich als IT-Projekt aufgesetzt, bleibt die Nutzung aber messbar in den Kinderschuhen stecken.
Scheint doch eigentlich auch eine Binsenweisheit zu sein? Na klar, und dennoch wird sie in Unternehmen nur selten beherzigt. Zu sehr sind wir oft noch in alten Denk- und Abteilungsstrukturen gefangen: Die IT spricht nicht oder zu spät mit der Unternehmenskommunikation. HR wird gar nicht erst einbezogen und Entscheider geben nur Budgets frei, kümmern sich aber nicht um die Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation und -kultur. Dabei bin ich mir ganz sicher: Das können wir alle besser! Oder?