Know-how-Transfer am digitalen Arbeitsplatz: Ohne Freiraum kein Wissensaustausch
Die Nutzung virtueller Tools für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit gehört längst zur Normalität in der neuen digitalen Arbeitswelt. Viel herausfordernder ist für viele Unternehmen daher gerade die Frage „Wie schaffen wir es, dass auch der Wissenstransfer in unserer Organisation wirklich funktioniert?“. Ich sage es Ihnen ganz ehrlich: Auch ich habe mir diese Frage mehr als einmal gestellt. Und aus meiner persönlichen Erfahrung bin ich überzeugt: Damit der Austausch von Know-how – gerade auch in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen - gelingt, braucht es vor allem drei Dinge: 1. die richtigen Arbeitsweisen, 2. die passenden Formate und 3. Freiräume für die Mitarbeitenden.
Dabei ist zunächst einmal wichtig: Wissenstransfer heißt nicht, einfach ein Dokument bereitzustellen. Ein Dokument beinhaltet Text. Dieser Text wird von anderen Menschen gelesen. Ob diese dann aber verstehen, was der Text wirklich beinhaltet und ob sie die Inhalte für ihre Arbeitsweisen adaptieren können, ist völlig ungewiss – und gelingt auch oft nicht. Worauf es im ersten Schritt daher ankommt: Neue Arbeitsweisen bei der Vermittlung von Erfahrungswissen zu wählen.
Video, Whiteboard, Devices: Kleine Helfer für die erläuternde und interaktive Wissensvermittlung
Statt einfach nur ein Dokument bereitzustellen, kann ich zusätzlich dazu ein Video aufnehmen. Im Video zeige ich das Dokument dann nicht nur, sondern erkläre gleichzeitig auch seine Inhalte. Meine Sprache wirkt so als zusätzliche Erläuterung und reichert das Dokument noch einmal an.
Eine weitere Möglichkeit: Ich kann – z. B. in virtuellen Team-Meetings – ein Dokument nicht nur über meinen Laptop bzw. Tablet mit den Teammitgliedern teilen und ihnen die Inhalte vorstellen. Ich kann gleichzeitig mit Hilfe eines Touchscreen-Stiftes Text hinzufügen und interaktiv Hintergründe erläutern. Das trägt dazu bei, dass die Inhalte für den Zuhörenden besser nachvollziehbar sind. Das gesprochene Wort in Zusammenhang mit zusätzlichen Skizzen und den Inhalten des Dokumentes ist aus meiner Erfahrung die ideale Kombination und erleichtert den Transfer der Informationen erheblich. Nebenbei minimiert das auch Rückfragen und das, was ich als „Kommunikationsrauschen“ in der Organisation bezeichne: Unproduktive Nachfragen und das Einfangen von Fehlverständnissen.
Für große Besprechungen oder Workshops, die online durchgeführt werden, lohnt es sich auch digitale Whiteboards zu nutzen. Dies ist z. B. über Microsoft Teams möglich. Gehe ich dort auf die Freigabefunktionen und eröffne zur Besprechung das Whiteboard, so kann ich gemeinsam mit den Teilnehmenden auf dem Whiteboard schreiben, Skizzen anfertigen und mit ihnen darüber diskutieren. Dadurch, dass ich das Whiteboard dauerhaft abspeichern kann, bleibt das Skizzierte auch langfristig abrufbar. Voraussetzung für all diese Arbeitsweisen ist natürlich, dass ich auch über die benötigten Geräte verfüge, die derlei Interaktivität ermöglichen. Das Whiteboard ist für mich auch ein ideales Werkzeug, um Flipcharts zu entsorgen. Ein Flipchart ist weder durchsuchbar, noch kann es leicht geteilt werden
Mit internen Online-Konferenzen und virtuellen Innovationstagen zu intensivem Know-how-Transfer
Kommen wir nun zu den Formaten, die für den Wissenstransfer hilfreich sein können – ob in der reinen Online-Welt, wie wir sie jetzt gerade erleben, oder in der hybriden Arbeitswelt: Wir bei HIRSCHTEC rücken in diesem Jahr zwei Formate verstärkt in den Fokus. Da wären zum einen die internen Online-Konferenzen. Im Zuge dieser sollen - z. B. in kurzen Vorträgen - Best Practices und Kundenprojeke vorgestellt werden. Integriert sind auch virtuelle Breakout Sessions, in denen inhaltlich noch stärker in die Tiefe gegangen werden kann. Dabei ist uns wichtig, dass diese internen Online-Konferenzen maximal zwei Stunden dauern und alle zwei Monate stattfinden. So stören sie nicht zu sehr den eh schon durch Online-Meetings getakteten Tagesablauf, liegen aber gleichzeitig auch weit genug voneinander entfernt, um das neue Erfahrungswissen in der Praxis zu aktivieren und daraus zu lernen.
Zum anderen wären da die Innovationstage, die wir jedem Mitarbeitenden ermöglichen. Die Mitarbeitenden können sich hier in Gruppen zusammenschließen und sich jeden Monat einen Tag Zeit nehmen, um innovative Services zu entwickeln oder unsere Methodik, die wir im Projektgeschäft einsetzen, weiter voranzubringen. So entsteht eine tolle Gruppendynamik, die viele neue Ideen zutage fördert. Und im Rahmen dieser Gruppenarbeit wird auch wieder sehr viel Wissen transferiert!
Wissenstransfer funktioniert nur, wenn wir Mitarbeitenden auch Freiräume geben
Damit all das aber auch wirklich gelingt, ist eines unabdingbar: Freiräume für die Mitarbeitenden zu schaffen und vor allem: sie auch glaubhaft in der Organisation zu verankern. Das gilt insbesondere für unsere Führungskräfte. Wir haben deshalb z. B. bei uns in der Agentur vereinbart, dass Innovationstage wichtig sind und vom Managementteam auch aktiv gefördert bzw. bewusst eingefordert werden. So wissen die Mitarbeitenden: Ich kann den Innovationstag wirklich nehmen. Er wird nicht als unwichtige, nicht produktive Zeit gewertet, sondern als wichtiger Bestandteil unserer Innovations- und Fehlerkultur. Denn Innovation ist immer auch mit Versuch und Irrtum verbunden.
Und eines liegt auf der Hand: Wenn wir sicherstellen möchten, dass Informationen transparent und gut fließen und Wissen zwischen Mitarbeitenden transferiert wird, dann braucht es dafür Zeit und Freiräume. Lassen Sie uns also dafür sorgen, dass Mitarbeitende sich diese Freiräume nicht nur schaffen, sondern sie auch vor anderen verteidigen können. Warum? Weil es ohne Freiräume keinen Wissenstransfer geben wird.
Und was ist Ihre Haltung zum Thema Wissenstransfer? Welche Formate haben Sie vielleicht schon für sich entwickelt? Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen hier unter Kommentare. Weitere persönliche Einblicke in das Thema Wissenstransfer gibt es auch in meinem aktuellen Video.