Microsoft Teams im Arbeitsalltag: Fünf Tipps und Tricks für die praktische Nutzung
Zwar hat eine ZEW-Studie aus dem vergangenen Jahr 2018 gezeigt, dass nur 6,7 Prozent der deutschen Wirtschaft Vorreiter bei der Digitalisierung sind, mittlerweile scheint jedoch eines in immer mehr Unternehmen anzukommen: Ohne eine moderne Arbeitsumgebung (einen Modern Workplace), die die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt, wird es zukünftig einfach nicht mehr gehen.
Für viele Unternehmen, die sich daher heute entscheiden, ihren digitalen Arbeitsplatz aufzubauen, bedeutet das somit oft zwei Dinge: Sie setzen im ersten Schritt – da sie sich mit ihrer IT-Infrastruktur meist traditionell in der Microsoft-Umgebung bewegen – auf Office 365 als Basis. Im zweiten Schritt führen sie häufig Microsoft Teams als Schaltzentrale für die moderne Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen ein. Dies ermöglicht den Austausch mit KollegInnen in Einzelgesprächen oder Gruppen, das Teilen von Wissen, Dateien und Dokumenten sowie den zeit-, orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf Informationen.
Doch was so gut klingt, kann auch schnell einen großen Haken haben – nämlich dann, wenn vergessen wird, die Nutzer auch wirklich mitzunehmen und ihnen konkrete Handlungsempfehlungen für die Nutzung von Microsoft Teams an die Hand zu geben. Das Resultat: Kopfschütteln bei den Mitarbeitenden und völlige Verwirrung darüber, wie sie die digitale Plattform denn nun im Arbeitsalltag nutzen sollen. Bestehende Dateiablagen werden dann 1:1 in Microsoft Teams abgebildet und es entsteht eine Vielzahl von Teams, die kein Mensch mehr überblicken kann. Die wichtigste Anforderung an solche Plattformen, nämlich die richtige Information und den richtigen Ansprechpartner schnell zu finden, wird ad absurdum geführt.
Im Folgenden habe ich daher fünf praktische Tipps und Tricks zusammengestellt, wie Sie mit Microsoft Teams Ihren Arbeitsalltag effizienter meistern und Ihre interne Zusammenarbeit besser organisieren können:
1. @-mentions in Chats sinnvoll einsetzen: Über die @mention „Allgemein“ werden sämtliche TeilnehmerInnen eines Teams, z. B. Team HR, benachrichtigt. Daher sollte sie – ähnlich wie die cc:-Funktion in E-Mails – stets sparsam eingesetzt werden. Gibt es eine News/eine Aufgabe, die nur für bestimmte Mitglieder eines Teams von hoher Relevanz ist, sollten lediglich deren Namen mit einer @-mention versehen werden. So werden sie direkt benachrichtigt. Und apropos: Wer gerade an einem bestimmten Teams-Dokument arbeitet und nicht den Fokus verlieren will, der kann - wenn er z. B. eine zeitkritische Frage an einen bestimmten Kollegen hat - diesen auch direkt über die Suche in Microsoft Teams kontaktieren: Ganz einfach @-mention, Namen des Kollegen und Frage direkt ins Suchfeld eintippen und los geht’s.
2. Kurze Namen für Teams wählen und nur so viele Channels wie nötig anlegen: Wer ein Team (z. B. Team Technik) anlegt, sollte immer darauf achten, dass der Team-Name kurz ist, da lange Bezeichnungen – je nach Endgerät – nicht gänzlich angezeigt werden. Zudem empfiehlt es sich, bevor ein neuer Themenkanal im Team angelegt wird, erst einmal zu prüfen, ob das Thema vielleicht schon über einen der bestehenden Channels abgedeckt werden kann. So werden Unsicherheiten darüber, wo was gepostet werden sollte, direkt vermieden. Aber: Arbeiten Sie unbedingt mit Channels, um die Anzahl der “Microsoft Teams”-Teams zu reduzieren. So haben Sie die Möglichkeit, eine Art Subnavigation anzulegen und Themen klarer zu strukturieren.
3. Den eigenen Status festlegen: Gerade in die Ausarbeitung eines Konzeptes vertieft oder mitten in einer wichtigen Besprechung? Über die Eingabe von „/“ in der Microsoft-Teams-Suche lässt sich jederzeit der eigene Status (z. B. /nicht stören, /bingleichzurück, /verfügbar) ändern und für die KollegInnen sichtbar machen.
4. Besprechungen planen, Adhoc-Meetings aufsetzen und das Ganze auf Video festhalten: Microsoft Teams ermöglicht über die Kalenderfunktion nicht nur das Planen von Meetings, sondern auch die Durchführung von spontanen Sofortbesprechungen.
Dabei lässt sich auch direkt eine Videoaufzeichnung von der Teams-Session erstellen, die dann im Nachgang über den Videodienst Microsoft Stream allen TeilnehmerInnen oder aber auch KollegInnen, die nicht dabei sein konnten, zugänglich gemacht werden kann.
5. Einbindung weiterer Applikationen über Registerkarten: Auch interessant: Wer weitere Anwendungen und Systeme mit seiner Teams-Umgebung verknüpfen möchte, kann dies ganz einfach mit Hilfe der Registerkarten tun. Beispielsweise kann z. B. der Link zum Intranet oben in einer Registerkarte hinterlegt und so Medienbrüche vermieden werden.
Das sind selbstverständlich nur ein paar erste Tipps – und es gibt noch viele weitere. Jetzt wünsche ich Ihnen aber erst einmal viel Erfolg beim effizienten und effektiven Kommunizieren und Zusammenarbeiten über Microsoft Teams.
Und wenn Sie noch mehr über die Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von Teams erfahren möchten, dann klicken Sie doch gern einmal ins Video hier. Vielleicht ist ja die ein oder andere Inspiration dabei und ich freue mich auf jeden Fall über Ihr Feedback hier unter Kommentare.