Mit diesen 5 Tipps revolutionierst du dein Zeit- und Selbstmanagement
Kennst du das? Der Tag hat kaum angefangen, und schon zeigt die Uhr die übliche Feierabendzeit an. Leider hat sich durch viele Meetings, Telefonate und spontane Gespräche deine To-do-Liste kaum verkürzt. Im Gegenteil: Es sind mehr Aufgaben hinzugekommen, als du abarbeiten konntest.
Der Ausweg aus diesem Dilemma ist einfacher, als du denkst. Es sind fünf einfache Schritte, die dir helfen, wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben zu haben.
Tipp #1: Dein Problem beginnt im Kopf
Ja, der erste Tipp hat es schon in sich. Er zielt nämlich auf das, was täglich in deinem Kopf passiert. Dort steuern Antreiber, Glaubenssätze und Überzeugungen dein tägliches Handeln. Wenn du beispielsweise jeden Tag in zahlreichen Meetings sitzt, dann kann ein Glaubenssatz wie „Du musst alles mitbekommen!“ dich dazu bringen, auch an eher unwichtigen Zusammenkünften teilzunehmen. Nimm dir für den ersten Tipp mal die Zeit, um herauszufinden, welche Sätze dich antreiben. Häufig beginnen diese Sätze mit „Du musst …“
Hast du 2, 3 Sätze bei dir entdeckt, dann formuliere sie zu einem „Du darfst …“-Satz um. Auf das Beispiel bezogen kann dieser Satz lauten: „Du darfst anderen/deinem Team vertrauen!“
Tipp #2: Wichtige Dinge im Fokus halten
Die alte Zeitmanagementweisheit „Trenne wichtige und unwichtige Dinge“ ist leicht gesagt, in der Praxis aber für viele meiner Seminarteilnehmer schwierig umzusetzen. Was hilft, ist der Blick auf eine Technik, die im Vertrieb zum Tagesgeschäft gehört: die ABC-Analyse. Damit werden Kunden nach Umsatz(-anteil) sortiert. Die A-Kunden haben den höchsten Umsatzanteil. Es sind also die wenigen (3–5) wichtigsten Kunden des Unternehmens. Die B-Kunden sind zahlreicher, machen dafür aber nur durchschnittliche Umsätze. Die größte Masse sind die C-Kunden. Sie machen 80 % der gesamten Kunden aus, bringen aber nur 10–20 % des Umsatzes.
Du merkst, diese Technik ist einfach und bietet sich an, um damit die eigenen Aufgaben ebenfalls nach Wichtigkeit zu sortieren. Erstelle dir eine Aufgabenliste, die du dann nach A-, B- und C-Wichtigkeit sortierst. Wie das genau funktioniert, erkläre ich dir in meinem Onlineseminar "Get things done! Das 1x1 des Zeit- und Selbstmanagement" Als Leser/in bekommst du es hier sogar über 200 € günstiger.
Tipp #3: Zeitbudgets einrichten
Zeit ist so knapp und wertvoll wie Geld. Deshalb empfehle ich dir nicht nur in Projekten mit Budgets zu arbeiten. Du kannst auch deinen ganz persönlichen Kalender wie ein Konto sehen und dir Reserven schaffen. Aus eigener Erfahrung weißt du, wie viele Meetings, Anrufe etc. pro Tag zusätzlich auf dich zukommen. In der Regel sind das gut und gerne 3 bis 4 Stunden, also bis zu 50 % deines normalen Arbeitstages.
Damit aus diesen 50 % nicht noch 100 % werden, empfehle ich dir, feste Zeitbudgets für deine A-, B- und C-Aufgaben einzuplanen. Du kannst beispielsweise so planen, dass du pro Tag 2 Stunden für A-Aufgaben investieren möchtest, 1,5 Stunden für B-Aufgaben und 30 Minuten für C-Aufgaben.
Tipp #4: Meetingzeiten radikal kürzen
Dieser Tipps ergibt sich in der Praxis als eine Notwendigkeit aus dem knappen Zeitbudget von Tipp #3. Wenn die Zeit pro Tag knapp ist, empfehle ich dir, die Zeiten für Meetings von den üblichen 60 auf 45 Minuten zu kürzen. Wenn du diese 45 Minuten gut vorbereitest und moderierst, wirst du merken, dass auch damit gute Ergebnisse in weniger Zeit möglich sind. Hier habe ich dir ein paar Tipps für eine erfolgreiche Meetingvorbereitung & Moderation zusammengefasst.
Tipp #5: Arbeit im Sprint
Im agilen Management gehört die Arbeit im Sprint zu den Grundprinzipien. Du kannst von dieser Technik ebenfalls profitieren. Nutze dafür die „Pomodoro-Technik“, die im Namen an eine Küchenuhr in Form einer Tomate erinnert. Du stellst dir einen Countdown von 25 Minuten konzentrierter Arbeitszeit (Sprint) und machst danach eine Pause von 5 Minuten. Wichtig ist, dass du während deines „Sprints“ alle möglichen Ablenkungen (E-Mail-Programm, Telefon etc.) ausschaltest und wirklich nur an deiner Sprintaufgabe arbeitest.
Für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement musst du kämpfen
Wenn du nicht täglich und wöchentlich mit viel Geduld und Energie an dieser Disziplin arbeitest, wirst du schnell wieder in alte Verhaltensweisen zurückfallen und deine wertvolle Zeit verschwenden.
In meinem Onlineseminar „Coach dich selbst“ zeige ich dir, wie du es schaffst, auch langfristige Ziele im Blick zu behalten und Hindernisse zu überwinden. Du bekommst es als Xing-Leser:in ebenfalls mit einem Rabatt von über 130,-€ und kannst hier direkt starten.
Deine Erfahrungen mit dem Zeit- und Selbstmanagement
Mit welchen Methoden versuchst du, deinen Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu lenken? Ich freue mich, wenn du mir hier schreibst, dich mit mir vernetzt, mir folgst und den Beitrag mit deinem Netzwerk teilst.
Viele Grüße
Henryk