Premiumpräsenz und Fortschritte feiern: So organisieren Führungskräfte die Rückkehr ins Büro richtig

Zurück ins Office – aber wer, wie oft und warum überhaupt? Führungskräfte stehen vor einer Mammutaufgabe, das neue Miteinander zu organisieren. Mit diesen Tipps wird es gelingen. 

In den Zeiten der Lockdowns war es für Führende schon schwer genug, Kontakt, Austausch und Transparenz innerhalb des Teams zu organisieren. Irgendwann waren dann – meistens – alle mit MS Teams-Lizenzen oder Ähnlichem versorgt, irgendwann hatten alle dann auch Kameras und Mikros, und irgendwann kannten dann auch alle die Katzen- und Kindernamen von allen.

Doch jetzt kommt eine neue Phase, die des phygitalen Führens und Zusammenarbeitens: physisch und digital in einem Mischungsverhältnis, das in jeder Organisation, in jedem Team, in jeder Führungskonstellation anders sein wird und auszuhandeln ist. Und auf dies Phase, das merke ich aus meinen Coachings, Trainings und Gesprächen mit Führenden mit Organisationen, Teams und Führenden, sind nur wenige vorbereitet.

Die einen Mitarbeitenden müssen, dürfen zurück ins Büro – und wollen das auch. Die nächsten wollen nie wieder ins Büro, weil das remote ja jetzt zwei Jahre lang so gut geklappt hat. Die übernächsten sagen: „Gerne Office, und zwar Montagnachmittag zwei Stündchen und gern noch mal am Mittwochfrüh vor dem Tennis.“ Gleichzeitig steigt die Anzahl der Wechselwilligen, steht der Fachkräftemangel grüßend vor der Tür – finden und binden Sie mal gute Pflegekräfte, BuchhalterInnen, IT-Cracks! Und Sie als Führungskraft müssen in dieser Konstellation eine vernünftige Team-Performance, guten Zusammenhalt, Austausch von Wissen organisieren und dabei so fair wie möglich auf einzelne Bedürfnisse und die Bedürfnisse des Teams oder der Abteilung eingehen. Das! Wird! Spannend!

Wie Sie sich und andere konstruktiv phygital führen können – dazu hier ein paar Anregungen:

Bedürfnisse besprechen 

Was braucht der Kunde? Was ist für die Lieferanten wichtig? Welche Arbeitsform brauchen wir für das Miteinander? Was brauche ich als Führungskraft, um Bescheid zu wissen darüber, wie meine Mitarbeitenden unterwegs sind? Wer von den Mitarbeitenden möchte gerne wie viel vor Ort und wie viel remote arbeiten? Es ist gut, wenn Sie sich dazu mit allen Beteiligten austauschen. Die Streifenpolizistin, der OP-Pfleger oder der Bäckereiverkäufer wird auch nach der Pandemie nicht groß remote arbeiten können, obwohl: Sicher gibt es selbst in eigentlich klassischen Präsenztätigkeiten Aufgaben, die nicht zwingend am Arbeitsplatz erledigt werden müssen. Dienstpläne, Bestellisten und ähnliches können auch remote abgearbeitet werden. Und vieles andere mehr.

Provisorien probieren 

SchülerInnen und Lehrende, die plötzlich per MS Teams im Gespräch waren; Dirndlmanufakturen, die von heute auf morgen auf Maskenproduktion umstellten; Behörden, die die Auszahlung von und Beratung zu Leistungen über Nacht auf digital umgeswitcht haben: Durch die massiven Disruptionen, zu denen uns Corona in unterschiedlichsten Lebensbereichen gezwungen hat, haben wir alle extrem viel ausprobiert und gelernt, sind viel wagemutiger und flexibler geworden. Warum soll diese Phase des Ausprobierens jetzt vorbei sein? Wenn jemand einen Teil des Jahres aus dem Ferienhaus in Spanien arbeiten und dem Team zuliefern will – könnte doch klappen? Warum das nicht ein Quartal ausprobieren und dann Bilanz ziehen? Wir suchen häufig Lösungen mit Goldrand, die für alle gleich sind und für immer ewig halten müssen. Aber probieren Sie doch das Neue Führen, Organisieren und Zusammenarbeiten weiterhin aus, auch für sich selbst! Dazu braucht es Aushandlungsprozesse mit Neugier und Kompromissbereitschaft.

Fortschritt feiern 

Wo sind wir weitergekommen, was haben wir schon geschafft, was ist gelungen? Das geht in der Arbeit sowieso zu viel unter. Und häufig wird Weiterkommen und Selbstwirksamkeit in digitalen und hybriden Kontexten noch diffuser. Es ist gut, wenn Führende darauf aufmerksam machen und – zusätzlich zum Blick auf Mängel und Defizite – Fortschritt und Erfolg sehen, unterstreichen und kommunizieren. Denn nur wenn gute Leistungen auch verstanden und genau analysiert werden, können sie wiederholt werden und bleiben keine Eintagsfliege.

Premiumpräsenz propagieren 

„Alle Mann zurück ins Büro!“ Was heißt das genau? Heißt das, dass jeder das, was sie oder er anderthalb Jahre im Homeoffice gemacht hat, jetzt wieder im Einzelbüro tut, von Montagfrüh bis Freitagnachmittag? Hoffentlich nicht, das sollen die Leute weiterhin, so weit möglich, zu Hause machen und flexibler in der Gestaltung ihrer Arbeits-, Familien- und Freizeit bleiben. Die individuelle Produktivität ist in Pandemiezeiten bei vielen Menschen gestiegen, weil sie unterbrechungsfreier arbeiten konnten. Wenn Menschen wieder an bestimmten Tagen im Büro zusammenkommen, dann sollten sie dort vor allem Dinge tun können, die ihnen in der Isolation im Homeoffice gefehlt haben: Kreativ zusammenarbeiten, diskutieren, sich fortbilden lassen oder auch einfach mal nur mittags beim Italiener sitzen und informell quatschen. Diese Form der Premium-Präsenz sollte mehr werden, wenn es zurück geht ins Office. Für stumpfes Nebeneinander sollte sich möglichst niemand zweimal täglich durch den Stau quälen müssen.

Kanäle klären 

„Hab ich euch doch gemailt, oder? Das müsste sonst im Teams-Kanal hinterlegt sein – oder auf Slack. Wenn nicht, schau noch mal im Onedrive.“ So oder ähnlich laufen viele Diskussionen in Teams jetzt. Aus den vielen neuen Tools, die zwangsläufig ausprobiert und genutzt werden mussten, ist häufig ein Ablage-, Informations- und Transparenzsalat geworden, in dem sich keiner mehr auskennt. Besprechen Sie, was wann wie wo abgelegt oder kommuniziert wird. Wer wann über welchen Kanal erreichbar sein muss – und wann auch mal Feierabend sein muss. In welchen Rhythmen Meetings angesetzt werden dürfen, wie mit „Doppelbuchungen“ zu verfahren ist etc. Ich habe neulich von einer Führungskraft eine spätabendliche Mail mit dem Auto-Abbinder erhalten: „Ich habe auf diese Mail zu einer Zeit geantwortet, die in meinen Rhythmus passt – aber nicht notwendigerweise in Ihren. Daher erwarte ich nach Feierabend oder am Wochenende auch keine rasche Antwort“. Ein simples Tool, das Antwortstress reduzieren kann.

Viel Spaß und Erfolg dabei!

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Mit positiven Grüßen aus Garmisch-Partenkirchen

Christian Thiele

P.S.: Sie machen das gut!