So & Jetzt die Zusammenarbeit verändern (auch wenn es nur für 10 Wochen ist)
Die Schulen sind zu, die Kinder zuhause, in den meisten Unternehmen sind die Veränderungen mehr als nur spürbar, sie sind fühl- und sichtbar. Die Personaldecke wird knapper, die Kollegen arbeiten aus dem Homeoffice. Viele Dinge, die bislang unnötig und unzweckmäßig erschienen, sind auf einmal das neue Normal. Selbst der Saxphonlehrer unseres Sohnes bietet seine Unterrichtsstunde ab heute über eine Videokonferenzsystem an. Und natürlich bin ich als Berater jetzt plötzlich auch anders gefragt. Die bislang mal als Notlösung und exotischen Versuch genutzte Online-Zusammenarbeit ist jetzt erstmal der Standard (und damit die gesparte Reisezeit :) ).
Der Zustand wird uns geschätzt die nächsten 6 bis 10 Wochen begleiten. Zumindest lässt sich das anhand der Situation in China ableiten, wo auch in Peking jetzt nach 6 bis 8 Wochen LANGSAM wieder etwas mehr Normalität spürbar wird und die Zahl der Neuinfizierten stark sinkt (was aber auch politischer Wille sein kann).
Dennoch, die Situation verlangt, kurzfristig und mindestens für die Dauer von zwei bis drei Monaten neue Rahmenbedingungen für die teilweise zunehmend virtuelle und sonst mehr auf Abstand achtende Zusammenarbeit zu vereinbaren.
Rahmenbedingungen, die vor allem drei Dinge berücksichtigen:
müssen Sie den Einzelnen Sicherheit vermitteln,
müssen sie sicherstellen, dass die Arbeit gemacht werden kann und wird und
ist Toleranz und Flexibilität von allen gefragt, weil viele viel Neues ausprobieren wollen und müssen. Manche sagen: Jetzt ist VUCA, andere jetzt brauchen wir Agilität. Ich glaube: Wir brauchen jetzt vor allem gesunden Menschenverstand und gesundes Menschengefühl.
Für die Arbeitsbereiche, in denen auf die physische Präsenz nicht verzichtet werden kann, sind die Mindestanforderungen wohl inzwischen klar: Abstand halten, in die Armbeuge husten, Hände waschen, Kontakt minimieren.
Was hinzukommt, sind Antworten auf die Frage, wie man Eltern entlasten kann, die jetzt plötzlich ein Betreuungsproblem haben. Können KollegInnen einspringen, gibt es Zeitkonten, die flexibel gehandhabt werden können? Können Schichtpläne kurzfristig eingeteilt und miteinander abgesprochen werden (sind schon Online Messenger und andere Tools etabliert, um das zu vereinfachen?) Hier ist im Moment viel klare und teilweise mutige Kommunikation gefragt!
Oftmals schwieriger wird die Situation für diejenigen, die jetzt ins Homeoffice geworfen werden. Für manche ist die Situation insgesamt neu, andere müssen damit umgehen, dass die sonst betreuten Schulkinder auch ihre Zeit, Ansprache und Aufmerksamkeit brauchen. Manchen blüht beides. Wie kann man hier mehr Sicherheit geben und sinnvolle Routinen entwickeln.
Neben den klassischen Empfehlungen für Zusammenarbeit und Führung „auf Distanz“ finde ich ein paar zusätzliche Punkte eine Überlegung wert:
Offene Online Räume - Gerade jetzt, in der Krise, ist die Möglichkeit zum Austausch enorm wichtig. Wer (plötzlich) irgendwo alleine sitzt, bekommt dies besonders zu spüren. Die Lösungen: a) Offene Online Räume, also eine Webkonferenz, in die man sich einfach nur einwählt, um sich zu einer Gruppe zu gesellen, die, jeder für sich, an ihrem Rechner sitzen und arbeiten. Idealerweise sind alle stummgeschaltet und können die anderen gar nicht ablenken. b) Online Cafeteria - Hier darf und soll miteinander gesprochen werden, für die Dauer eines Kaffees. c) Eltern-Cafe - Viele Eltern haben die gleichen Probleme, etwa: Wo bekomme ich geeignetes Lernmaterial für meine Kinder her etc. Ein separater Eltern-Chat-Raum wirkt hier Wunder.
Meetings anders strukturieren: Online Meetings sind enorm effizient, wenn man sinnvoll mit ihnen umgeht. Neben geeigneter Technik (Online Zugang, Software, Mikrofon, Lautsprecher), ist der zweite Punkt eine klare, ausreichend früh zuvor verteilte Agenda und die Vorlage aller Dokumente lange genug vor dem Meeting, s.d. wirklich jeder sich vorbereiten kann. Im Meeting dann nur die Fragen diskutieren, aber nichts entscheiden. (Begründete) Entscheidungen im Nachgang in einem gemeinsamen Dokument zusammentragen.
Präsenzzeiten vereinbaren - Gerade weil im Homeoffice die Arbeitszeiten sehr schnell sehr unterschiedlich werden, sollte jeder seine Präsenzzeit öffentlich machen. Oft werden auch gemeinsame Präsenzzeiten notwendig sein, um den Informationsfluss sicherzustellen. Dabei aber dennoch auf die unterschiedlichen Anforderungen, etwa durch Kinder achten.
Umgang mit kurzfristigen Führungsthemen - Jetzt tauchen schnell Probleme auf, die ebenso schnell gelöst werden sollten. Hilfreich sind jetzt erfahrene Online-Moderatoren und Mediatoren, mit denen sich alle Betroffenen schnell mal zusammenschließen können. Manchmal braucht es nur einen gezielten Hinweis, manchmal Zeit, sich fokussiert auszutauschen. Was soll ich sagen - auch mein Metier ;)
Themen in Online FAQ’S sammeln - Welche Themen auch immer auftreten, in der Organisation hat niemand diese alleine. Da hilft es, sie an einem zentralen Punkt zusammenzutragen und schnell FAQ zu schreiben oder gleich den Messenger dazu zu nutzen. Allerdings muss dann schon jeder wissen, wie er oder sie das nutzt.
Wie du weisst, arbeite ich schon lange und sehr gerne Online, auch mit Menschen, die ich zuvor nicht kannte. Das ist nicht immer einfach, aber ich habe nur wenige Situationen erlebt, in denen das nicht gut funktioniert hat.
In vielen Unternehmen werden jetzt, in der von oben verordneten Krise, auch die sonst verdeckten Probleme offensichtlicher. Probleme, die jetzt um so mehr durchschlagen, weil die Anspannung bei allen steigt. Um hier zu unterstützen, biete ich für die nächsten Wochen meine Analyse-Angebote, u.a. auch die Agile-Scans vergünstigt an. Bei Interesse einfach melden.
Und noch ein Unterstützungsangebot: Wer seine aktuellen Orga- oder Führungsthemen einfach mal unverbindlich diskutieren möchte, kann entweder in die ab jetzt zweimal wöchentliche stattfindenden Online-(Sprech)Stunde kommen oder einen Termin für ein (Erst)Gespräch in meinem Kalender buchen.
Die offene Online (Sprech)Stunde ist Dienstags 10:00 - 11:00 (https://zoom.us/j/977164240) und Donnerstags 15:00 - 16:00 (https://zoom.us/j/449330810), meinen Terminkalender findest Du hier: http://termin.zukunftheute.net
Wir werden erleben, dass viele neuen Rituale und Routinen entstehen. Einige werden wir beibehalten, andere wieder ablegen. Das wird uns helfen, die Zeit zu überbrücken, bis wieder Normalität herrscht. Und, soviel ist sicher, diese Normalität wird für die allermeisten zurückkehren, es ist nur eine Frage der Zeit.