Virtuelle, ortsungebundene Zusammenarbeit in Krisenzeiten: Was heißt das für die Unternehmenskommunikation?
Egal, ob Natur-, Umwelt- oder Gesundheitskatastrophen: In den vergangenen Wochen und Monaten haben wir immer häufiger Ereignisse beobachten können, die sich erheblich auf die Formen der Zusammenarbeit im Arbeitsalltag und die Art, wie Unternehmen an die Mitarbeitenden kommunizieren können, auswirken.
Klar ist dabei: Herrschen Ausnahmezustände, die zur Folge haben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt aus dem Home-Office arbeiten oder aufgrund von Reisebeschränkungen/-ausfällen an ihren Standort gebunden sind, dann werden moderne digitale Kanäle unerlässlich. Nicht nur, dass sie es ermöglichen, den Geschäftsbetrieb weiter am Laufen zu halten. Sie geben auch der Unternehmenskommunikation die Chance, wirklich alle Mitarbeitenden in verteilten Arbeitsumgebungen zu erreichen.
Das Erreichen der MitarbeiterInnen wird nämlich genau dann zur großen Herausforderung, wenn gewohnte Formate wie Townhall Meetings, CEO Talks oder Betriebsversammlungen plötzlich zeitweise nicht mehr stattfinden und Mitarbeitende zudem auch nicht in ihrem gewohnten Unternehmenskontext bzw. IT-Umfeld arbeiten. Worauf es dann ankommt, sind Kanäle und Mechanismen, mit denen sich nicht nur die tägliche Arbeit produktiv gestalten lässt, sondern die sich auch als sinnvolle Instrumente bei der Orchestrierung der Krisenkommunikation erweisen.
Zu diesen digitalen Werkzeugen gehören:
- Mobile Intranets bzw. Mitarbeiter-Apps: Dank ihnen ist es möglich, alle Kolleginnen und Kollegen schnell mit zentralen, top-aktuellen Unternehmens-News zu versorgen. Gleichzeitig wird so der lückenlose Informations- und Wissenstransfer gewährleistet.
- Mit dem Digital Workplace verbundene Cloud-Szenarien: Diese Szenarien ermöglichen es, wirklich alle Mitarbeitenden in den Arbeitsprozess zu integrieren und den NutzerInnen ortsunabhängigen Zugriff auf die für ihren beruflichen Alltag relevanten Tools und Systeme zu geben. Verteilt über verschiedene Arbeitsumgebungen hinweg, können so z. B. mit Hilfe von Videokonferenzlösungen virtuelle Meetings und Workshops mit Kollegen, Kunden und Partnern abgehalten werden. Chat-basierte Plattformen für die dynamische, ortsungebundene Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen machen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten möglich. Und vor allem für die Kommunikationsverantwortlichen in Krisensituationen relevant: Über Video-Calls mit geteiltem Bildschirm sowie in Einzel- oder Gruppen-Chats können ganz einfach Blitzabstimmungen zur schnellen Klärung von Sprachregelungen oder zum Ablauf der nächsten Prozess-Schritte durchgeführt werden. Was ich momentan erfahre: Alle Unternehmen mit sogenannten VPN-Tunneln ächzen unter Nicht-Verfügbarkeiten von Systemen, cloud-basierte Unternehmen können vom einen auf den anderen Tag auf Home-Office umstellen.
- Kurze, informative Videoformate: Sie eignen sich in Krisenzeiten optimal für die CEO- und Führungskräftekommunikation. Über kurze, prägnante Videos kann der CEO seine Belegschaft mit persönlichen Botschaften zum Krisenmanagement und den geplanten Maßnahmen informieren. Darüber hinaus kann so die Kommunikation mit den Mitarbeitenden interaktiv gestaltet werden. Wichtig ist dabei meiner Erfahrung nach Authentizität. Schnell selbst ein Video aufnehmen, das nicht 100 Prozent perfekt ist, wirkt besser als ein „gestelzter“ aufwändig produzierter Clip. Diese Videos sind aber nur die halbe Miete: Die Botschaften werden darin zwar vermittelt, aber sie müssen in vielen Telefonaten und „MS Teams”Calls vermittelt werden. Gerade in Zeiten von flächendeckendem Home-Office fehlt der persönliche Kontakt und dadurch das Erspüren der Stimmungen.
Was für Unternehmen daher im Endeffekt zählt: Wenn sie flexibel auf neue, den Arbeitsalltag erheblich beeinflussende, Situationen reagieren können und stärker auf die Chancen digitaler, interaktiver Cloud-Szenarien setzen, kommen sie oft besser durch diese schwierigen Zeiten. Und was wir aktuell auch selbst in unserem Projektgeschäft erleben: Workshops, die sonst unbedingt vor Ort durchgeführt werden sollten, erzielen über rein virtuelle Formate oftmals sehr fokussierte Ergebnisse – und das sogar in kürzerer Zeit.
In diesem Sinne: Bleiben Sie gesund und ich bin gespannt auf Ihre Einschätzungen zu diesem Thema hier unter Kommentare.