Ricardo Valente

Organisation von acht komplexen Kalendern; Organisation und Pflege der laufenden Auf-zeichnungen zu Projektdateien, Portfoliounternehmen, Berichten und Ereignissen; Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Organisation von Meetings und Konferenzen; Un-terstützung der Finanzbuchhaltung; allgemeine administrative Unterstützung.

Terminkoordination und Kalenderführung des CEO; Reisestelle aller Mitarbeiter; Reisekostenabrechnung; Abrechnung der Kreditkarten; Zentraler Einkauf; Korrespondenz; Organisation von Meeting und Events in DE, GB und USA; Office Management; usw.

Perfekte Vor- und Nachbereitung der Gästeankünfte in enger Zusammenarbeit mit dem Empfang, der Telefonzentrale, des Concierges und der Reservierung, inklusive der laufenden Überwachung der vorgegebenen Aufgaben. Ständige Überprüfung der eingegangenen Reservierungen und Überwachung der Zimmersituation. Auswahl, Kontrolle und Vorbereitung der Zimmer für VIP-Gäste. Verantwortlich für das Beschwerde-Management. Organisation von Bankette, Empfänge und Veranstaltungen.

Assistenz des GF; Koordination und Organisation von Terminen, Meetings, Konferenzen; Terminplanung; Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen; Koordination der Rezeption in vier Standorten (Personalverantwortung 5 Mitarbeiter), Mitwirkung an Projektarbeiten; Verantwortung und Ansprechperson für Administrative Aufgaben, Travel Management für die Region in enger Zusammenarbeit mit Amex Travel, usw.

Unterstützung in der Angebotserstellung in Deutsch und Englisch, Qualitätssicherung der Angeboten und Präsentationen hinsichtlich Rechtschreibung, Formatierung und DIN-Normen, Erstellung von Mitarbeiterprofilen und externen Profilen, Planung und Organisation von internen und externen Meetings und Events, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Überwachung der technischen Geräte der Geschäftsstelle, Kundenempfang und -betreuung, Einkauf und Verwaltung von Büromaterialen, usw.

Organisation von Schulungen, Erstellung von Reports, Cost-Overview, Rechnungskontrolle und -freigabe, Bestellung von Schulungsunterlagen und Bewirtung, Unterstützung bei Projekten, usw.

Buchung der Konferenzräume; Vorbereitung, Koordination und Betreuung von Besprechungen, Schulungen und Events; Bestellung von Schulungsunterlagen, Betreuung der Business Partner, Kunden und Kursteilnehmer; Installation von Schulungssoftware, First-Level technische Support; allgemeine Sekretariats- und Administrationsaufgaben.

Übersetzungsarbeit Deutsch/Portugiesisch/Deutsch, Presseclipping, Kontakt zwischen der Außenstelle des brasilianischen Tourismus Ministeriums in Deutschland und der Presse, Messebetreuung.

Reception Night Manager

Empfang und Betreuung aller V.I.P. Gäste, Concierge Arbeit, Organisation von Konferenzen und Unterstützung von Sekretariatsaufgaben, Leitung der Kellner und Überwachung des Frühstücksbüffets/Open Bar, Koordination und Kontrolle der Arbeit der Zimmermädchen (Zimmer Check-Up), Übersetzungen für das Management (Deutsch), Repräsentation des Hotels bei ausländischen Konsulaten. Führungsverantwortung für 14 Mitarbeiter.