Sylvia Smarsch

Verantwortlich für alle im Leitungs- /EU-Team (26 Mitarbeiter) anfallenden Sekretariatsaufgaben. Terminkoordination und Korrespondenz. Überwachen, Prüfen und Erstellen von Vorbindungen für Zahlungsvorgänge, Buchungsanweisungen. Organisation und Durchführung von Fortbildungsmaßnahmen inkl. Vertrags- und Reisemanagement. Pflege von Statistiken, Projektlisten. Fertigung und Weiterleitung von Verpflichtungsschreiben, Kostenkalkulation, Verwendungsnachweisen. Mitwirkung bei Anträgen an den Zuwendungsgeber.

Verantwortlich für die allgemeine Büroorganisation. Datenkonsolidierung und Erstellen von Personalberichten. Unterstützung beim Bewerbermanagement. Vor- und Nachbereitung von Personalkonferenzen. Organisation von inhouse-Trainingsveranstaltungen mit bis zu 120 Teilnehmer inkl. Steuerung externer Kooperationspartner und Vertragsmanagement. Terminmanagement. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Videokonferenzen. Reisemanagement inkl. -abrechnung. Zeitwirtschaft.

Verantwortlich für die gesamte Projektadministration (Projektleitung u. 8 Mitglieder): Korrespondenz, Materialbeschaffung, IT-Zugriffe, Gästebetreuung, Newsletter, Vergabe Mitarbeiter-Award). Umfangreiches Terminmanagement, Besprechungen vor Ort, Telefon- u. Videokonferenzen mit nationalen u. internationalen Teilnehmern sowie Gremienvertretern. Reisemanagement. Beschaffen von IT-, Beratungs- und Agenturleistungen. Überwachung von Waren- u. Leistungseingang. Rechnungsprüfung, Zahlungsanweisungen.

Verantwortlich für die Büroadministration für den Hauptabteilungsleiter und dessen Leitungsteam (6). Organisation des Veranstaltungsmanagements inkl. -abrechnung. Erstellen von Präsentationen in deutscher u. englischer Sprache nach Vorgabe oder Stichworten. Besprechungskoordination. Koordination des Vertragsmanagements. Eigenständige Konzeptionierung und Umsetzung von Sonderprojekten (Bürogestaltung, Haustechnik). Reisemanagement. Verwaltung der Kasse Dispobudget. Ansprechpartner Abteilungsfestivitäten.

Verantwortlich für Büroorganisation für 8 Teammitglieder inkl. Abteilungsleiter. Organisation des Veranstaltungsmanagements im Rahmen von Trainings zu Organisations- sowie Personalentwicklungsmaßnahmen. Erstellen von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache nach Vorgabe oder Stichpunkten. Erstellen von Fotoprotokollen. Erstellen von Ergebnisprotokollen aus Mitarbeitersitzungen. Vor-Ort-Ausbilderin von kaufmännischen Auszubildenden. Ansprechpartner für das Seminarverwaltungsprogramm.

Betreuung eines Teams mit bis zu 10 Mitgliedern inkl. Abteillungsleiter. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Steuerung aller erforderlicher Logistik, Dokumentation und Kostenabrechnung. Erstellen von Präsentationen (Harvard Graphics, PowerPoint). Organisation und Steuerung der Büroorganisation wie Korrespondenz, Terminplanungen, Warenbestellung, Gästebetreuung. Koordination und Pflege der Literaturdatenbank. Verantwortlich für die monatliche Zeitdatenwirtschaft.

Einsätze in Berliner Industriebetrieben (BEWAG, Schering AG) und Unternehmen des öffentlichen Sektors (WBK)

Führen der vorbereitenden Buchhaltung: Lohnabrechnung, Kassenführung, Mahnverfolgung. Erledigung sämtlicher anfallender organisatorischer und administrativer Büroaufgaben: Korrespondenz, Terminplanung und Fristenverfolgung, Bestellwesen, Angebotserstellung und Rechnungslegung