Im Dezernat IV Bildung, Jugend und Kultur der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle der Assistenz des Beigeordneten (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Das Dezernat IV Bildung, Jugend und Kultur ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von frühkindlicher Bildung über die Trägerschaft von Kitas und Schulen bis zum Thema Erwachsenenbildung reicht. Auch der Kulturbetrieb mit den Aachener Museen, dem Stadtarchiv, der Musikschule und der Stadtbibliothek gehört zu diesem Dezernat, ebenso wie das Theater Aachen und das Orchester. Das Haus der Neugier, das die Stadt Aachen im ehemaligen Horten-Gebäude entwickelt, ist ebenso als wichtiges Aufgabenfeld des Dezernats zu nennen.

Als Assistenz gehören Sie der Verwaltungsabteilung des Dezernats an und sind in der Zusammenarbeit unmittelbar dem Beigeordneten zugeordnet.

Die Stelle ist nach EG 8 TVöD bewertet, unterliegt derzeit jedoch einer Bewertungsprüfung.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten einschließlich der Nutzung von digitalen Anwendungen zur Optimierung von Verwaltungsprozessen
• Termin- und Zeitmanagement (Verwaltung des digitalen Terminkalenders, Prüfung und Beantwortung von Einladungen, Koordination von internen und externen Terminen, virtuellen und analogen Besprechungen sowie Veranstaltungen des Dezernats)
• Kommunikations- und Informationsmanagement (Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie von Emails und Unterschriftsmappen, Erledigung von Schriftverkehr, Sicherstellung der telefonischen und persönlichen Erreichbarkeit, digitales Dokumentenmanagement, Beschwerdemanagement)
• Vor- und Nachbereitung der Unterlagen für politische Ausschusssitzungen sowie Controlling der Bearbeitung von Ratsanträgen
• Reisemanagement für Dienstreisen und Fortbildungen über digitale Buchungssysteme
• Nutzung von Online-Datenbanken und Recherche-Tools zur schnellen Informationsbeschaffung und themenspezifischen Zusammenstellung von Informationen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
• Fundierte Kenntnisse in Bürosoftware und Kollaborationstools: Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools wie Zoom und Microsoft Teams oder ähnlichen Plattformen
• Kenntnisse in der digitalen Kommunikation: Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationskanälen wie E-Mail und Videokonferenzen, sowie die Fähigkeit, diese effektiv für die interne und externe Kommunikation zu nutzen
• Technische Affinität und die Bereitschaft, sich schnell in neue digitale Tools und Softwarelösungen einzuarbeiten
• ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürger*innen und Mitarbeiter*innen sowie Loyalität und Verschwiegenheit
• Sicherheit im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift ebenso wie im Umgang mit dem PC und der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware
• Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise in Kombination mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten

Wünschenswert

• Erfahrungen in der Arbeit in öffentlichen Verwaltungen oder großen Organisationseinheiten
• Interesse an den fachlichen Aufgaben des Dezernats

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
• Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte, Beamte und Beamtinnen

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Die Arbeitszeitgestaltung erfolgt unter der Maßgabe, dass die Erreichbarkeit des Dezernatsbüros sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten sind daher in Absprache mit der Beigeordneten festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.