Willkommen bei Dr. Odin GmbH – wir sind ein führendes Beratungsunternehmen für Facility & Real Estate Management sowie digitale Transformation mit Sitz in Ahrensburg. Mit über 27 Jahren Erfahrung unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihr Immobilienportfolio nachhaltig, effizient und zukunftssicher zu gestalten.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Teamassistenz (m/w/d) – mit organisatorischem Talent, einem offenen Mindset und dem Wunsch, Verantwortung zu übernehmen.

In dieser vielseitigen Rolle übernimmst Du zentrale Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Organisation, Buchhaltung, Projektarbeit und Bürokommunikation – und trägst so aktiv zum Erfolg unserer Projekte bei. Wenn Du strukturiert arbeitest, serviceorientiert denkst und Lust hast, Teil eines engagierten, wertschätzenden Teams zu werden, dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Bring Deine Stärken ein – und gestalte mit uns die digitale Zukunft unserer Branche.

Aufgaben

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützt Du unser Beratungsteam in der täglichen Organisation und sorgen für einen reibungslosen Ablauf interner Prozesse. In dieser vielseitigen Position übernimmst Du Verantwortung in administrativen, organisatorischen und buchhalterischen Bereichen. Du arbeitest eigenständig, serviceorientiert und eng mit Geschäftsleitung, Projektleitung und externen Partnern zusammen.

Deine Aufgaben im Überblick:

📂 Projektmanagement & Systempflege

• Anlage und Pflege von Projekten in unserem Projektmanagementsystem
• Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsumgebung (SharePoint-Hubs für Vertrieb und Kunden)
• Verwaltung von Gruppenkalendern und Teams-Strukturen

💼 Buchhaltung & Rechnungswesen (in Zusammenarbeit mit FiBu & Steuerberater)

• Erfassung, Einholung und Prüfung von Belegen (Visa, Pliant, Lieferanten, Tankbelege etc.)
• Digitale Belegerfassung inkl. Ablage
• Vorbereitung von Zahlungsvorschlägen, Auslagen- und Tagegeldabrechnungen
• Abgleich von Kreditkartenabrechnungen
• Unterstützung beim Rechnungsausgang inkl. Plausibilitätscheck
• Forderungsmanagement (z. B. Mahnwesen, Nachverfolgung)
• Schnittstelle zur externen Buchhaltung und Steuerberatung

🧾 Büroadministration & Teamservice

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Hotel)
• Bestellung und Verwaltung von Büro-, Hygiene- und Verbrauchsmaterialien
• Betreuung der Büroinfrastruktur (Kaffeemaschine, Post, Müllentsorgung, Blumenpflege, Erste Hilfe etc.)
• Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Gästebetreuung
• Koordination und Pflege interner Übersichten (Kontakte, Vertragsverzeichnisse, Lieferantenliste)
• Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben wie Posteingang/-ausgang, Krankmeldungen, Telefonservice

🧑‍💻 Mitarbeiter-Onboarding & Teamkommunikation

• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender (IT-Zugänge, Materialien, Infos)
• Pflege interner Kalender (z. B. Info/Inovice-Kalender mit wiederkehrenden Routinen)
• Unterstützung bei Firmenveranstaltungen und internen Teamformaten
• Protokollführung, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Teammeetings

🌱 Prozess- & Ideenmanagement

• Eigenständige Identifikation von Verbesserungspotenzialen im Büroalltag
• Unterstützung bei internen Optimierungsprojekten (z. B. Digitalisierung von Vertragsarchiven)
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Vorlagen, Workflows und internen Standards
• Erste Ansprechpartner:in für kleinere Projektaufgaben im Bereich Prozessorganisation

Qualifikation

Dein Profil – Das solltest Du bitte mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau o. ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektumfeld, idealerweise in einem beratungsnahen, dynamischen Unternehmen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsmitteln (z. B. Microsoft 365, Teams, SharePoint, Kalenderverwaltung, Dokumentenmanagement)
• Erfahrung mit Buchhaltungsvorbereitung bzw. in der Zusammenarbeit mit externen Steuerberater:innen oder Buchhaltungsdienstleistern von Vorteil
• Ausgeprägte Strukturierungs- und Organisationstalente – Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und bleibst gelassen
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Kommunikationsstärke im Umgang mit Kolleg:innen, Dienstleistern und Gästen
• Eine lösungsorientierte, mitdenkende Arbeitsweise – Du erkennst Aufgaben, bevor Dich jemand anspricht
• Deutsch fließend in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

✅ Das bieten wir Dir

• Sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten, familiengeführten Unternehmen – gegründet 1998
• Über 25 Jahre Branchenerfahrung in Facility & Real Estate Management sowie digitaler Transformation
• Moderne Arbeitsumgebung mit digitaler Infrastruktur (Microsoft 365, SharePoint, ProAD)
• Firmenlaptop und Firmenhandy, auch zur privaten Nutzung
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu gelegentlichem Homeoffice
• Digitale Arbeitsprozesse & kurze Entscheidungswege – direkter Draht zur Geschäftsführung
• Flache Hierarchien und ein offenes, wertschätzendes Teamklima
• Attraktive Vergütung mit einem transparenten leistungsbezogenen Bonussystem
• Kostenlose Getränke und Snacks im Büro
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit ergonomischem Equipment
• Gute Verkehrsanbindung (ÖPNV) sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten am Standort
• Kostenfreie Unfallversicherung für alle Mitarbeitenden
• Betriebliche Altersvorsorge (Direktversicherung) – nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit
• Exklusive Mitarbeiterrabatte über unser Corporate Benefits Portal (u. a. Technik, Mode, Reisen)
• Persönliche Weiterentwicklung durch interne Wissensformate und gezielte Schulungen
• Aktive Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI): Der Einsatz von KI-Tools ist ausdrücklich gewünscht und Bestandteil unserer Arbeitskultur
• Regelmäßige Teamformate wie gemeinsame Mittagessen, Büromeetings & Firmenfeiern
• Verlässliches Onboarding und strukturierte Einarbeitung
• Mitgestaltung erwünscht: Raum für Ideen, Prozessoptimierung & digitales Denken

**Klingt spannend für Dich?
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Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung – am liebsten mit ein paar Worten zu Dir, Deinem Weg und warum Du Lust auf diese Rolle hast.

Alles Weitere besprechen wir im persönlichen Gespräch.

Bis bald bei Dr. Odin GmbH!