kaufm. Sachbearbeiter (m/w/d) Finanzen, Versicherungen & Administration

Wir suchen Sie als

Ihre Aufgaben:

Versicherungsmanagement

• Analyse des konzernweiten Versicherungsbedarfs (Sach‑, Haftpflicht‑, Betriebsunterbrechungs‑ und Spezialversicherungen)
• Überprüfung, Pflege und Weiterentwicklung bestehender Versicherungsverträge
• Schadenmanagement inkl. Dokumentation, Abwicklung und Kommunikation mit Versicherern
• Verhandlung von Versicherungsbedingungen und Prämien mit Versicherungsmaklern
• Durchführung interner Schulungen zu Versicherungs‑ und Risikorichtlinien

Reisekosten- und Firmenkreditkartenabrechnung

• Prüfung der Reisekostenabrechnungen der Mitarbeitenden auf Vollständigkeit, Einhaltung der Richtlinien und gesetzliche Vorgaben
• Korrekturen und Rückfragen bei Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern
• Freigabe und Auszahlung der Spesen/Erstattungen
• Abgleich der Firmenkreditkartenabrechnungen mit eingereichten Belegen und Buchung in der Finanzsoftware
• Verbuchen der Reisekosten in ERP-Systemen
• Mitwirkung an der Optimierung von Prozessen oder der Reisekostenrichtlinie

Vertrags‑ und Fristenmanagement

• Pflege und Verwaltung finanzrelevanter Verträge
• Systematische Fristenüberwachung
• Unterstützung bei Fördermittel‑ und Zuschussanträgen

Administration der Tochtergesellschaften

• Unterstützung unserer ausländischen Tochtergesellschaften bei administrativen Prozessen hinsichtlich:
• Zusammenstellung und Pflege gesellschaftsrechtlicher Unterlagen für in‑ und ausländische Tochtergesellschaften
• Organisation von Beglaubigungen, Legalisierungen und Übersetzungen (inkl. Koordination mit Notaren, Gerichten, Botschaften)
• Unterstützung bei KYC‑ und Compliance‑Anforderungen von Banken
• Umsetzung lokaler gesetzlicher Anforderungen im Hinblick auf Eintragungen und Meldungen bei Behörden

Unterstützung beim Mobility- / Fuhrparkmanagement

• Ansprechperson für externe Dienstleister sowie für Mitarbeitende mit Dienstwagenberechtigung auf nationaler und internationaler Ebene
• Ganzheitliche Betreuung des Dienstwagenprozesses von der Bestellung bis zur Rückgabe inklusive individueller Beratung der Mitarbeitenden
• Verwaltung, Disposition und Zuteilung von Poolfahrzeugen
• Steuerung und Überwachung des Schadenmanagements in Zusammenarbeit mit Versicherungen und Dienstleistern
• Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Mobilitäts- und Dienstwagenrichtlinien in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Finanzbereich eines international tätigen Unternehmens
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (SAP S/4HANA von Vorteil)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Analytische, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• eine durch hohe Adressatenorientierung geprägte Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Gestaltungswille
• Freude an internationaler Zusammenarbeit und konzernweiten Fragestellungen

• Übernahme einer verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit bei einem der führenden Unternehmen des Landmaschinenbaus
• Attraktives Gehalt in Anlehnung an den Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie NRW
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten
• Weitere Corporate Benefits, wie z.B. Kantine, betriebliche Altersvorsorge, Firmenfitnessprogramm, Ferienbetreuung für Mitarbeiterkinder, Mitarbeiterrabatte