Unser Team sucht ab 1. Juli 2025 (auch früher möglich) eine zweite

Guest Relations Manager & Assistenz General Manager (w/m/d)

als Tandemposition mit jeweils 20 Stunden / Woche.

Die Tätigkeit unterteilt sich in einen gemeinsamen Aufgabenbereich der beiden Partner*innen und in einen individuellen Aufgabenbereich je Tandempartner.

GEMEINSAMER AUFGABENBEREICH:

1. Guest Relation Management / Eventmanagement für Gruppenbuchungen:

• Concierge-Tätigkeit als persönliche/r Ansprechpartner*in für Gästegruppen ab Begrüßung bis zum Follow-Up.
• Umsetzung der Buchung von Angebotserstellung bis zur Abrechnung.
• Planung und Koordination von attraktiven Angeboten und Sonderanfragen wie speziellen Aktivitäten/ Teamevents/ Tagungen.
• Erschließung von potentiellen Zusatzgeschäften bzw. -dienstleistungen.
• Sicherstellung eines herausragenden Gästeerlebnisses durch individuelle Beratung und persönliche Betreuung.
• Du arbeitest für einen reibungslosen Ablauf eng mit der Rezeption, Housekeeping, Küche und Management zusammen und bringst immer wieder optimierende Gedanken zum abteilungsübergreifenden Arbeiten ein.
• Personalplanung für Sondertätigkeiten
• Kunden-Beschwerdemanagement und interne Evaluation mit der General Managerin und Team.
• Betreuung diverser Buchungsplattformen

2. Tageskoordination:

• Planung und Kommunikation der tagesaktuellen Abläufe in den Bereichen Community Management, Rezeption, Reinigung, Reparaturen, Aushilfen und Küche.
• Ersatzsuche für kurzfristige Personalausfälle.
• Space-Management: Tagesaktuelle Vorbereitung und Qualitätskontrolle der Meetingräume

INDIVIDUELLER AUFGABENBEREICH

(tbd - Aufgaben können je nach Bewerberprofil verändert werden):

1. Aufgabenbereich Tandemperson 1 – Fokus Assistenz General Managerin:

• Front-Office Management: Kontrolle und Evaluation der operativen Abläufe der Rezeption, deren Arbeitszeitplanung und -kontrolle.
• HR-Management: Personalplanung Front Desk, Unterstützung bei Verträgen, Stundenerfassungs-Programmen und anderen Dokumenten
• eigene Projekte je nach Erfahrung z.B. Optimierung der Personalbuchhaltung oder anderer spezieller Prozesse etc.

1. Aufgabenbereich Tandemperson 2 – Fokus Assistenz Hospitality:

• Sales-Management: Betreuung der Plattformen, Admin Buchungssystem und Aktualisierung von Sales-Dokumenten, Aufbereiten der monatlichen Sales-KPI und Sparing Partner*in für die Sales-Strategie
• Qualitäts- und Safety Management: Sicherstellung der Einhaltung der Qualitäts- und Sicherheitsstandards
• eigene Projekte je nach Erfahrung z.B. Einführung des neuen Buchungssystems oder anderer spezieller Prozesse etc.

DEINE QUALIFIZIERUNG

• Du bist fasziniert von innovativen Umgebungen, magst Unternehmergeist und kannst Dich mit den Besonderheiten des Unternehmens Coconat identifizieren. Du verfügst über Improvisationstalent, behältst in stressigen und unübersichtlichen Momenten den Überblick und magst flache Hierachien.
• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung im Hotelgewerbe und Erfahrungen im Hotelmanagement oder vergleichbare Kenntnisse. Falls Du zusätzlich einem Ausbilderschein hast, wäre das klasse, kannst Du aber auch über uns ergattern.
• Du sprichst und schreibst fließend Deutsch und Englisch und fühlst Dich in internationalen Kontexten wohl.
• Du hast Erfahrungen mit Buchungs-, Datenbank- und Hotelmanagementsoftware.
• Du würdest Dich selbst als disziplinierte, strukturierte und gut organisierte Person bezeichnen.
• Du bist ein offener Mensch, liebst es Gastgeber*in zu sein und den Gästen eine tolle Zeit im Coconat zu bereiten.
• Persönliche Kenntnisse der Coworking-Szene und Interesse an ländlicher Entwicklung/Sozialem Unternehmertum von Vorteil.

DEINE KONDITIONEN

Arbeitsort: Bad Belzig, OT Klein Glien sowie unter Absprache ab und an remote

Arbeitsbeginn: ab Juli 2025 (späterer/früherer Einstieg möglich)

Umfang: jeweils 20h/Woche

Vorab möchten wir ehrlich zur Kenntnis bringen, dass wir auf Grund unseres Charakters als gemeinschaftliches Tourismus-Startup ohne finanzkräftige Kapitalgeber keine marktüblichen Managergehälter zahlen können. Doch es gibt eine Menge Erfahrung, Zukunftsperspektiven und ein lebendiges Netzwerk zu Visionären, die nachhaltig viel bewegen wollen, mutige Startups und etablierten Unternehmen.

Weitere Vorteile:

• Alle Mitarbeiter erhalten eine Coconauten-Club-Mitgliedschaft und können unsere Arbeitsräume jederzeit nutzen, einschließlich aller Coworking-Spaces und des Cocolabs.
• Coconat-Mitarbeiter erhalten einen ermäßigten Mitarbeitertarif für all unsere Dienstleistungen.
• Außerdem können Mitarbeiter von ermäßigten Preisen für unsere Wellness-Angebote profitieren, einschließlich Sauna und Massage, und zusätzlich die Remise und den Naturpool kostenlos nutzen.
• Für Familien und Freunde bieten wir einen freundlichen Tarif für unsere Übernachtungs- und Verpflegungsangebote an.

DEINE BEWERBUNG

Bitte sende Deine aussagekräftige Bewerbung, mit Nennung Deiner Gehaltsvorstellungen ausschließlich per E-Mail an iris@coconat-space.com.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.