OFFICE MANAGER / SEKRETÄR (M/W/D)

Dein Aufgabengebiet.

Du fühlst Dich wohl, wenn Du Abläufe koordinierst und Menschen unterstützt? Im Sekretariat sorgst Du dafür, dass unsere Kanzlei reibungslos funktioniert, sei es am Empfang, am Telefon oder im Hintergrund bei der Organisation. Mit Deiner zuverlässigen und strukturierten Arbeitsweise unterstützt Du das gesamte Team und bist eine wichtige Schnittstelle zu unseren Mandant*innen. Uns ist bewusst, dass jeder Mensch unterschiedliche Stärken und Interessen hat, weshalb wir Dein genaues Tätigkeitsfeld in Abstimmung mit Dir erstellen. Hierbei erwarten Dich unter anderem die folgenden Aufgaben:

• Organisation des Kanzleialltags und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Büro
• Empfang und Betreuung unserer Mandant*innen – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Schriftstücken sowie Dokumentenmanagement
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (digital und physisch)
• Pflege von Mandantenstammdaten, Fristenkontrolle und Kommunikation mit Behörden, Gerichten und Finanzämtern
• Erstellung von Honorarrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen
• Unterstützung bei steuerlichen Vorgängen, z. B. Zusammenstellung von Unterlagen für Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse
• Organisation kleinerer Projekte (z. B. Kanzlei- oder Mandantenevents) sowie Bestellwesen (Büromaterial, Fachliteratur etc.)

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Wir bringen Dich weiter.
Und Du bringst ein paar Dinge mit.

Offene und ehrliche Zusammenarbeit mit Mitarbeiter*innen und Mandant*innen ist die Basis unserer Kanzlei. Viele langjährige Verbindungen bestätigen diesen Ansatz und daran möchten wir weiterhin anknüpfen. Teamfähigkeit sowie eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise sind daher für uns selbstverständlich. Darüber hinaus zeichnest du dich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit DATEV von Vorteil
• Organisationstalent und Freude an der Betreuung von Mandant*innen am Empfang, telefonisch und per E-Mail
• Zuverlässigkeit, Diskretion und eine sorgfältige Arbeitsweise
• Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Prozessen und neuen Abläufen