Am Institut für Pathologie übernehmen Sie eine zentrale Rolle: Sie koordinieren die Abläufe rund um das Chefarztsekretariat, halten organisatorisch und administrativ die Fäden zusammen und sind Anlaufstelle für interne wie externe Anliegen. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Ärzte- und Analytikerteam zusammen. Gemeinsam mit der derzeitigen Stelleninhaberin, die bis zu ihrer Pensionierung im Amt ist, gestalten Sie eine strukturierte Übergabe und bereiten sich optimal auf die Übernahme dieser Rolle vor. Die Stelle ist per 1. September 2025 oder nach Vereinbarung verfügbar.

Chefarztsekretär_in & Teamleitung Administration Pathologie 80-100%

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren die Termine des Chefarztes und unterstützen ihn im organisatorischen und personellen Tagesgeschäft und bei Projekten und Präsentationen.
• Sie führen das Sekretariat, machen die Dienstplanung, behalten alle Fristen im Blick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie sind auch Ansprechperson für das Ärzte- und Analytikerteam und intern wie extern bestens vernetzt.
• Sie führen die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, Versicherungen, Spitälern und Praxen – freundlich, kompetent und verbindlich.
• Sie arbeiten operativ mit und erstellen diagnostische Berichte, Besprechungsprotokolle, Qualitätsdokumente sowie administrative Unterlagen und kümmern sich um deren zeitgerechte Ablage und Weiterleitung.
• Sie helfen bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden mit, verwalten Mutationen und bringen sich bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden ein.
• Sie arbeiten aktiv bei Projekten mit, unterstützen das Qualitätsmanagement und übernehmen Aufgaben im Bereich Statistik, Einkauf oder Datenabfragen.

Ihr Profil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zur Direktionsassistentin mit Fachausweis.
• Sie kennen sich mit medizinischer Terminologie aus und bringen Berufserfahrung im Gesundheitswesen mit.
• Sie behalten den Überblick, setzen Prioritäten und arbeiten selbständig und effizient.
• Sie kommunizieren klar, treten freundlich auf und bewegen sich sicher im Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
• Erfahrung im Projektumfeld ist ein Plus – wichtiger ist aber Ihre Bereitschaft, sich aktiv einzubringen und Neues mitzugestalten.
• Sie beherrschen MS Office sicher – Erfahrung mit Spital- oder Laborsoftware wie z.B. PathoWin ist ein Plus.

Ihre Vorteile

Das KSB bietet Ihnen mehr als einen spannenden Arbeitsplatz bei guten Arbeitsbedingungen.
Die vollständige Übersicht der Benefits gibt es HIER.