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Über den Job

Die Universität Basel kann als älteste Universität der Schweiz auf eine über 550-jährige erfolgreiche Geschichte zurückblicken. Mit ihren rund 13'000 Studierenden und rund 6'000 Mitarbeitenden pflegt sie ein breites Spektrum an geistes-, sozial- und naturwissenschaftlichen Fächern und gehört nicht zuletzt aufgrund ihrer exzellenten Forschungsleistungen zu den 100 besten Hochschulen der Welt.

Das Studiensekretariat ist innerhalb der Student Services die zentrale Anlaufstelle für administrative Fragen im Zusammenhang mit dem Studium und ist zuständig für die Zulassung und Einschreibungen von Studierenden und Doktorierenden. Wir suchen zum 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine Fachspezialistin/einen Fachspezialisten Zulassung.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung der Anträge auf Zulassung zum Masterstudium und Doktorat in Zusammenarbeit mit den Fakultäten
• Vorbereitung der Zulassungsentscheide und der rechtsgültigen Verfügungen
• Beratung der Studierenden und Doktorierenden
• Mitarbeit am Auskunftsschalter und Telefondienst
• Erledigen der Korrespondenz in D und E
• Datenpflege von Studierendenstammdaten
• Mitarbeit an Projekten im Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich ist vielfältig und umfasst sehr anspruchsvolle Tätigkeiten wie auch Routinearbeiten. Eine gründliche Einarbeitung in die Materie ist für uns selbstverständlich. Die Bereitschaft, sich in universitäre Ordnungen einzuarbeiten und sich im Bereich des sich weltweit verändernden Bildungssektors dauerhaft weiterzubilden, ist unabdingbar. Die Tätigkeit erfordert zudem Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit, enge Zusammenarbeit mit den Studiendekanaten der Fakultäten sowie Freude am Umgang mit der studentischen Klientel.

Ihr Profil

Sie können einen Hochschulabschluss auf Stufe Bachelor oder eine gleichwertige Qualifikation vorweisen. Zudem erwarten wir eine mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich. Neben dem Interesse am Hochschulbereich bringen Sie eine selbstständige und genaue Arbeitsweise mit. Ausgezeichnete Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift bilden eine zentrale Grundvoraussetzung für diese Stelle. Sie sind versiert in der Anwendung von MS-Office Programmen und bereit, sich in spezifische IT-Applikationen (z. B. SAP) einzuarbeiten. Eine hohe Sozialkompetenz, insbesondere im Umgang mit Personen aus verschiedenen Kulturkreisen, runden Ihr Profil ab.

Wir bieten Ihnen

• eine vielseitige Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsumgebung in einem offenen, internationalen und dynamischen Umfeld
• vielfältige Kontakte zu Studierenden/Doktorierenden, Mitarbeitenden der Student Services und anderen Stellen der Universität Basel
• Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
• Homeoffice ein Tag pro Woche möglich
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und weitreichende Benefits wie Familienservice, Vergünstigungen für Verpflegung und Sport sowie weiteren Vorzugskonditionen.

Universität Basel