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Über diesen Job

Assistant to COO (m/w/d)

Als Assistentin des COO unterstützen Sie die operative Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgaben. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern und tragen maßgeblich zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts bei.

Mögliche Standorte: Berlin

Ihre Aufgaben

Organisation & Koordination
- Termin- und Reisemanagement für den COO
- Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
- Koordination interner und externer Termine
Administrative Unterstützung
- Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
- Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Pflege von Dokumenten, Daten und vertraulichen Unterlagen
- Zusammenführung von Inhalten aus unterschiedlichen Bereichen
Schnittstellenmanagement
- Zentrale Anlaufstelle zwischen COO, Geschäftsführung, Führungskräften und Fachbereichen
- Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Stakeholdern
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
- Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines
Projekt- und Prozessunterstützung
- Mitarbeit an operativen und strategischen Projekten
- Monitoring von Projekten und Maßnahmen, Nachverfolgung von To-dos und Fristen- Vorbereitung von Analysen und Auswertungen
- Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen
Vertrauliche Aufgaben
- Umgang mit sensiblen Informationen auf höchster Diskretionsstufe
- Unterstützung bei vertraulichen Themen der Geschäftsleitung

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management)
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten
Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office

Ihre Perspektive

Interessantes, abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum in einem der größten Immobilienunternehmen Deutschlands und Europas
Gutes Betriebsklima, Kommunikationskultur "per Du" und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Umfeld mit flachen Hierarchien
Individuelle Trainings und Coachings für berufliche und persönliche Weiterentwicklung in unserer Academy und durch unseren hauseigenen Business Coach
Professionell ausgestattetes, hauseigenes Fitnessstudio mit Trainer und Kursen im Headquarter in Berlin sowie Fitness- und Gesundheitsangebote durch die Plattform Wellhub an allen Außenstandorten
Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge
Unterstützung auf dem Arbeitsweg durch Zuschuss für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel und die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings durch Eurorad
Spannendes virtuelles Angebot an familienfreundlichen Benefits, darunter Ferienprogramme, Freizeit- und Sportangebote sowie Beratungsservices mit unserem Partnerunternehmen Voiio
Möglichkeit von Zuschauerbesuchen bei Bundesligaspielen des FC Union Berlin, unserem Herzensvereins
Rabatte in ausgewählten Hotels weltweit mit bis zu 30 % auf Übernachtungen und Sonderkonditionen auf Speisen und Getränke
Mitarbeiterrabatte für Sonderkonditionen aus den Bereichen Media, Mode, Freizeit, Einrichtungen u.v.m. über ein Partnerunternehmen
Mobilität und Flexibilität durch die Nutzung von Pool- und Dienstwagen zur Ausführung der Tätigkeiten
Zusätzliche freie Tage an Heiligabend & Silvester