Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Assistenz der Geschäftsführung, die den direkten Kontakt zur Geschäftsführung schätzt und administrative wie organisatorische Themen souverän steuert.

Deine Aufgaben

• Direkter Kontakt mit der Geschäftsführung sowie umfassende Entlastung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Terminmanagement, Organisation und Koordination von Besprechungen inkl. Vor- und Nachbereitung, Protokollführung sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben und Ergebnissen
• Aktive Pflege der Korrespondenz der Geschäftsführung, inklusive eigenständiger Betreuung der Mailaccounts
• Vorbereitung und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Bestandskundenpflege sowie Unterstützung im Einladungs- und Kommunikationsmanagement
• Federführende und gewissenhafte Pflege unserer Kontaktdatenbank (CRM / HubSpot) inkl. Event‑ und Einladungsmanagement
• Organisation von Reisen und Reiserouten zur Sicherstellung einer effizienten und reibungslosen Reiselogistik
• Vorbereitende Buchhaltung sowie Kommunikation mit dem Steuerberater
• Enge Schnittstellenarbeit mit internen Teams und externen Ansprechpartner:innen

Das bringst du mit

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveränes, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint; Erfahrung mit CRM‑Systemen (idealerweise HubSpot) von Vorteil
• Freude an einem dynamischen, kreativen Umfeld und an enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Ein internationales, kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Faire und leistungsgerechte Vergütung
• Raum für Eigeninitiative, Mitgestaltung und persönliche Weiterentwicklung