Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Unser fünfköpfiger Bereichsvorstand des Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) unter Vorsitz unseres Ärztlichen Direktors Prof. Dr. Volkmar Falk ist mit Ausnahme von Forschung und Lehre vor anderen Organen oder Organmitgliedern der Charité für alle finanziellen, personellen und strukturellen Entscheidungen im DHZC zuständig, soweit diese nicht dem DHZC-Verwaltungsrat zugewiesen sind. Er verantwortet damit unter anderem die Krankenversorgung, die Personalentwicklung, Investitionen, Kooperationen, die Bewirtschaftung des DHZC-Teilbudgets und die Strategieentwicklung für das DHZC. Die Unterstützung und Organisation der Arbeit unseres Bereichsvorstands wird durch die Stabsstelle Organe und Gremien geleitet, für die wir für nun tatkräftige Verstärkung suchen.

Die Stelle im Überblick

Als Assistenz organisieren und unterstützen Sie die Vorstandsarbeit maßgeblich. Dafür arbeiten Sie eng mit dem Leiter der Stabsstelle des DHZC-Bereichsvorstands und des DHZC-Verwaltungsrats, den Referentinnen und Referenten der Vorstände, den einzelnen Direktionssekretariaten sowie weiteren in- und externen Ansprechpersonen zusammen und behalten stets den Überblick über anstehende Termine, offene To-Dos, ausstehende Abstimmungen, Deadlines und Co. Zu Ihren Aufgaben zählen konkret

• die Teilnahme an und Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Organ- und Gremiensitzungen inkl. der Protokollführung in Abstimmung mit der Stabsstellenleitung
• die Koordination und Vorbereitung von Terminen, die Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie die Überwachung von Fristen
• die Nachverfolgung und das Monitoring von Beschlüssen des DHZC-Bereichsvorstands sowie die Sicherstellung deren zeitnaher Kommunikation - sowohl intern als auch extern
• die Aufbereitung und Fertigstellung repräsentativer Dokumente (wie z. B. Präsentationen, schriftliche Korrespondenzen, Protokolle) sowie die Vorbereitung und Unterstützung bei der Ausarbeitung von Diskussions- und Entscheidungsgrundlagen

Danach suchen wir

Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann oder als Kauffrau oder Kaufmann im Gesundheitswesen überzeugen Sie uns mit

• mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz-Bereich – idealerweise im Gesundheitswesen oder auf Geschäftsleitungsebene
• Erfahrung in der Büroorganisation und sehr guten Microsoft-Office-Kenntnissen (insbesondere Word, Excel, Power Point) und der Fähigkeit, sich in (hausinterne) IT-Systeme einzuarbeiten
• Ihrer schnellen Auffassungsgabe, um auch wechselnde Themenfelde inhaltlich aufzubereiten und durch Recherche verlässlich zu ergänzen
• Routine in der Erstellung und mindestens groben Einordnung von Auswertungen und Statistiken
• Ihrer verantwortungsbewussten, selbständigen und absolut diskreten und integrer Art und Ihrem verbindlichen und wertschätzenden Auftreten
• einer sehr guten Ausdrucksweise sowie angemessene Umgangsformen im Kontakt mit den unterschiedlichsten Personengruppen

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007: Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K . Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Den Tarifvertrag finden Sie hier
• Die Position ist in Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden zu besetzen
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 13.07.2025
• Kennziffer: 4886