Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Wir dürfen Ihnen heute ein Angebot für eine besondere berufliche Konstellation präsentieren: Eine Unternehmensverbindung von Musikwirtschaft (Handel) und Immobilienbeteiligungen. Ein mit viel Historie ausgestattetes, gesundes und sympathisches Family Office benötigt eine weitere angenehme Person im Team (musikalisches Interesse keine Voraussetzung!). Im exklusiven Auftrag suchen wir eine Büro-Managerin / Assistenz (m/w/d). Hier ist auch eine Teilzeitstelle ab 30 Std./Woche möglich. Es erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem sehr angenehmen Ambiente mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen. Neben flachen Ebenen und direkten Kommunikationswegen wird die gegenseitige Unterstützung und das familiäre, kollegiale Miteinander großgeschrieben und vorausgesetzt.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Exposés
• Unterstützung bei der Verwaltung und Pflege digitaler Ablagesysteme und Stammdaten
• Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern, Behörden und Geschäftspartnern
• Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
• Unterstützung des Property Managements:
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Mietverträgen, Übergaben und Abnahmen
• Erfassung und Pflege von Mieterkorrespondenz und Vertragsdaten
• Unterstützung bei der Instandhaltungsplanung und Dienstleisterkoordination

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Immobilienkauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, o. Ä.)
• Idealerweise Erfahrung in der Immobilienbranche oder im Projekt-/Büromanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude an der Teamarbeit
• Interesse an Immobilien und wirtschaftlichen Zusammenhängen

Vorteile

• Ein vielseitiges, horizonterweiterndes Aufgabengebiet
• Flache, sympathische Hierarchien
• Attraktives Gehalt
• Vertrauensarbeitszeit
• Homeoffice möglich (nach der Einarbeitung)
• Wertschätzendes Arbeitsklima
• 30 Tage Urlaub
• Gelegentliche musikalische Haus-Events
• Sehr verkehrsgünstig gelegen (eher südl. Berlin)

Referenz-Nr. MSH/129022