400 Beschäftigte in 5 wissenschaftlichen Abteilungen betreiben und ermöglichen auf historischem Gelände in Berlin-Dahlem Spitzenforschung, die weltweit einzigartig ist.

Das FHI sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Direktionsassistenz (m/w/d).

Die Stelle ist befristet für 1 Jahr und mit 39 Wochenstunden zu besetzen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet. Die Vergütung erfolgt bei Erfüllung der personen- und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe E9a TVöD

Ihre Aufgaben

• Terminkoordination und -verwaltung für die Geschäftsführung
• Reisemanagement: Planung, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach BRKG
• Internationale Korrespondenz und Telefonate, in deutscher und englischer Sprache
• Veranstaltungsorganisation (Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung)
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Unterstützung bei der Betreuung von Gastwissenschaftler*innen

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf (Kaufmann*frau für Büromanagement (m/w/d), Sekretär*in (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondent*in (m/w/d), Hotelfachmann*frau (m/w/d) oder mit vergleichbaren Kenntnissen und Erfahrungen
• idealerweise Berufserfahrung im Office-Management oder einem ähnlichen Bereich
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache, sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sichere Beherrschung der gängigen Office-Software (Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
• Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Tätigkeit sowie zum systematischen Arbeiten
• Spaß an der Arbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
• Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz, Flexibilität, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit

Wir bieten

• ein attraktives, vielfältiges Arbeitsumfeld sowie eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der Sie einen wichtigen Beitrag zur internationalen Forschung leisten
• moderne und überwiegend elektronische Arbeitsabläufe
• einen sicheren Arbeitsplatz mit betrieblicher Altersvorsorge (VBL), pünktlichen Gehaltszahlungen und 30 Tagen Urlaub
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Unterstützung bei der Suche nach einem Kitaplatz und einen Familienservice zur Unterstützung für Eltern und Angehörige bei Betreuung und Pflege
• Zuschuss zum Jobticket
• sehr gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr, Fahrradstellplätze, Ladestationen für e-Autos, gute Parkmöglichkeiten
• attraktive und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten z.B. über die Planck Academy
• ein nettes Team, das sich auf Sie freut

Ihre Bewerbung

Haben wir ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 5. Oktober 2025 über unser Bewerbungsportal

Max-Planck-Gesellschaft
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind, Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!