Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten – von den Ministerien in Berlin und Bonn über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.

Mitarbeiterin / Mitarbeiter für das Betriebsmanagement (w/m/d)

Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management Neubau (BEFN) am Arbeitsort Berlin-Mitte zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

(Entgeltgruppe 8 TVöD Bund / Besoldungsgruppe A 8 BBesG, Kennung: BEFN115001, Stellen‑ID 1433976)

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

• Mitarbeit in Organisationsangelegenheiten bezüglich des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements sowie in CAFM‑Angelegenheiten, u. a.
• Planung, Organisation von Besprechungen mit externen Teilnehmenden
• Erstellung von Protokollen, Sachstandberichten und Dokumentationen
• Terminkoordination, Termincontrolling
• Recherche und Aufbereitung, Zusammenfassung von Informationen aus den Akten- und Planunterlagen im Bestand
• Erstellen von einfachen Schreiben zu Verfahrens- bzw. Organisationsabläufen innerhalb der Abteilung nach Vorgabe durch die Leitung des Bereichs
• Selbstständige Informationsbeschaffung von Nutzenden, der Bauverwaltung sowie Dritten
• Sichten von Akten und Unterlagen, Zusammenstellung der Informationen
• Fertigung von unterschriftsreifen Schreiben einfachereren Inhaltes entsprechend Vorgaben
• Organisation, Entwicklung und Betreuung der VS-Registratur unter Einhaltung der VS‑ Anweisungen (VSA), Bereitschaft zur Bestellung zur/zum VS‑Registrator/in (w/m/d)
• Durchführung der Schlüsselverwaltung für alle Schlüssel des Objektmanagementteams u. a.
• Organisation der Schließberechtigungen für elektronische Schließsysteme sowie der Zutritts- und Identifizierungskarten in enger Abstimmung mit dem Zutrittsmanagement und der Schlüsselverwaltung der Nutzenden
• Prüfung der Zutrittsberechtigung
• Organisation und Weiterentwicklung der Registratur des Objektmanagements (OMT) unter Beachtung der besonderen Vorgaben des Geheimschutzes u. a.
• Führen und Bearbeiten eines Aktenverzeichnisses für alle Arbeitsgebiete der Liegenschaft
• Einrichten, Ausgabe und Rücknahme von Akten und Vorgängen und Überwachung des Verbleibs
• Unterstützung der OMT‑Leitung bei der Qualitätssicherung der Erledigung von Pflichten im Verantwortungsbereich der BImA

Qualifikation:

• Erfolgreich abgeschlossene 3‑jährige Berufsausbildung mit kaufmännischem, immobilienwirtschaftlichem oder (bau‑)technischem Schwerpunkt (z. B. Immobilienkauffrau/‑kaufmann (w/m/d), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement [w/m/d]) oder vergleichbare Qualifikation

Fachkompetenzen:

• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im beschriebenen Bereich innerhalb der letzten fünf Jahre sind wünschenswert
• Vielseitige und gründliche Kenntnisse der folgenden Vorschriften und Gesetze sind wünschenswert:
• Geheimschutzvorschriften sowie Aussonderungsvorschriften
• Kenntnis der BHO, der VV zur BHO, Regelungen der Finanzbuchhaltung
• Fundierte PC-Kenntnisse in den Standardbetriebssystemen und ‑anwendungen wie Microsoft Office

Weiteres:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑/adressatenorientiertes Verhalten und Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen
• Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 10 SÜG

Der Bewerbungsprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt, sodass angemessene Sprachkenntnisse erforderlich sind.

Was bieten wir?

Für den Arbeitsplatz wird eine monatliche außertarifliche Zulage in Höhe von 200 Euro gewährt.

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Verkehrsgünstige Lage mit dem ÖPNV
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Kuszak unter der Telefonnummer +49 30 319982‑200 .

Weitere Informationen finden Sie auch unter https://karriere.bundesimmobilien.de .