Für unser wachsendes Tech-Unternehmen in Berlin suchen wir eine/n zuverlässige/n Office Coordinator in Teilzeit (ca. 20 Stunden pro Woche).

In dieser Position übernimmst du zentrale Aufgaben im Backoffice und Office Management, sorgest für eine strukturierte Dokumentenverwaltung und unterstützt administrative Prozesse im Tagesgeschäft.

Diese Rolle ist zentral für die Stabilität unseres Büroalltags und schafft die Grundlage dafür, dass unser Team fokussiert arbeiten kann.

Wenn du gerne organisiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und ein Büro zuverlässig am Laufen hältst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Aufgaben

Office Management & Büroorganisation

Annahme von Post und Paketen

• Digitalisierung und strukturierte Ablage von Rechnungen, Krankenkassen- und Behördenunterlagen
• Pflege eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems
• Sicherstellung von Ordnung und Struktur im Büroalltag

Backoffice & Administrative Assistenz

Unterstützung bei administrativen Aufgaben

• Kommunikation mit Vermieter und Facility Management
• Koordination kleiner organisatorischer Themen

Einkauf & Inventarisierung

Durchführung von Bestellungen auf Basis bestehender Prozesse

• Bestandskontrolle und Inventarverwaltung
• Dokumentation von Beschaffungen

Optional (je nach Erfahrung)

Vorbereitung und Bearbeitung von Rechnungen

• Unterstützung bei Zahlungsprozessen gemäß definierter Abläufe
• Optimierung administrativer Prozesse mit digitalen Tools

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B.: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation, Hotelfachfrau/Hotelfachmann, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, Backoffice oder als Büroassistenz
• Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Dokumentenablage)

Diese Position eignet sich auch für erfahrene Teilzeitkräfte oder Wiedereinsteiger:innen mit kaufmännischem Hintergrund.

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen in Berlin
• Kurze Entscheidungswege und wertschätzende Zusammenarbeit
• Planbare Arbeitszeit, keine Überstundenkultur (z.b. 9-14 / 10-15)
• Wahlweise: BVG-Ticket oder Urban Sports Club Mitgliedschaft