Das Unternehmen

HAPEKO vertritt als Deutschlands führende Personalberatung für Fach- und Führungskräfte folgendes Mandat Unser Mandant ist ein wachstumsstarkes Start-up im E-Commerce, das mit viel Spirit, modernem Geschmack und Lifestyle den Getränkemarkt aufmischt. Gesucht wird eine Persönliche Assistenz (m/w/d), die mehr kann als Kalender und Telefon. Eine „gute Fee“, die Ordnung schafft, den Überblick be- und den Rücken freihält. Hier staubst Du keine Aktenordner ab, sondern lebst Startup-Dynamik uns sorgst für gute Vibes. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen, unbefristet und in Teilzeit (ca. 30 Stunden). Du suchst keinen Job, bei dem du nur im Hintergrund Termine jonglierst – sondern eine Rolle, in der du aktiv mitgestaltest, für gute Laune sorgst und den Alltag, Büro und Chef mit Leichtigkeit zusammenhältst? Du kannst Hotelbuchungen genauso charmant erledigen wie den besten Leasing-Deal raushandeln? Du bist proaktiv, selbstbewusst, machst Dinge möglich, erledigst, denkst voraus; agierst dabei diskret und clever? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung

Aufgaben

• Du bist die rechte Hand des Geschäftsführers – denkst mit, hältst nach, organisierst vor
• Du buchst Reisen, vergleichst Preise, findest die besten Deals für Hotels, Flüge, Mietwagen & Co.
• Du kümmerst dich um Office & Alltag: Post und Pakete abholen, Bestellungen im Blick behalten, Pflanzen glücklich machen, Reinigung & Dienstleister steuern
• Du unterstützt bei privaten To-dos: vom Einkaufen bis zum Katze-füttern (ja, wirklich)
• Du organisierst Team-Events, Geschäftsessen und Offsites – und sorgst dafür, dass alle einen guten Flow haben
• Du holst Angebote für Leasing, Versicherungen und Co. ein und verhandelst mit Dienstleistern
• Du behältst kleine Budgets und Ausgaben im Blick und bereitest Spesenabrechnungen vor
• Du bist erster Ansprechpartnerin, wenn’s irgendwo hakt, klemmt oder einfach der Überblick fehlt

Profil

• mehrjährige Erfahrung als Assistenz, Personal Assistant o.ä.
• Organisationstalent mit Spaß daran, Chaos in Struktur zu verwandeln
• Recherche- und Verhandlungsgeschick – ob Hotelbuchung, Flugumbuchung oder Leasingvertrag
• Digital fit: Tools wie Slack, Miro, Notion oder Asana sind dir nicht fremd
• Diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Infos
• Freundlich, offen, hands-on und mit Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten

Vorteile

• Direkter Draht zum Gründer und echtes Vertrauen in deine Rolle
• Ein Team, das dich nicht als „Sekretär*in“, sondern als unverzichtbare Stütze sieht
• Ein Büro im Herzen von Berlin mit Startup-Charme und viel Platz zur Mitgestaltung
• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Optionen
• Wertschätzung für das, was du leistest – auch wenn’s oft im Hintergrund geschieht
• Kaffeevariationen (natürlich)

Referenz-Nr. NSP/128024