Projektassistent*in (m/w/d)

befristet bis 31.05.2030 - E 8 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)

Aufgabengebiet:

Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.

• Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
• Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
• Prozessdokumentation und -information
• Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
• Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
• Layout von Druckstücken und Präsentationen
• Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
• Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP

eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:

• Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
• Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
• Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
• Optimierung der Informationsflüsse

Anforderungen:

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
• Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
• sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
• Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
• datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
• langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
• sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
• überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit

Bewerbungen mit aussagefähigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum 18.09.2025 unter Angabe der Kennziffer AN/056/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Projektleiter Einführung eines neuen Campus Management Systems, Mario Wohlfahrt, Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder vorzugsweise in einer PDF-Datei an mario.wohlfahrt@hu-berlin.de.

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO.