Berlin

Projektassistent*in (m/w/d)

Aufgaben:

Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb. Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Terminen, Zuarbeiten Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.) Prozessdokumentation und -information Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten Layout von Druckstücken und Präsentationen Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä. Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.: Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen Optimierung der Informationsflüsse

Qualifikationen:

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungs-technischen Beruf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie Sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP Datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System Langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1) Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1) Überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit