Projektassistenz (m/w/d) "Tag des Peacekeeping"

Der "Tag des Peacekeeping" wird seit 2013 vom Auswärtigen Amt, dem Bundesministerium der Verteidigung und dem Bundesministerium des Innern gemeinsam ausgerichtet, um deutsches Personal in internationalen Friedenseinsätzen zu würdigen. Die Organisation dieser Veranstaltung rotiert zwischen den beteiligten Ressorts. 2026 sind das Auswärtige Amt gemeinsam mit dem ZIF Ausrichter des Tags. Im ZIF ist das Team Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich für die Konzeption, Organisation und Durchführung des Festakts sowie einer begleitenden kleinen Ausstellung. Zu Ihren Aufgaben als Projektassistenz im Team Öffentlichkeitsarbeit gehören:

• Unterstützung im Eventmanagement, u.a. Absprachen mit Dienstleister:innen, Raum-, Technik- und Ablaufplanung, Gästebetreuung, ggf. Reisebuchungen; Erstellung von Gästelisten etc.
• Angebotseinholungen, Vergaben, Abrechnungen
• Unterstützung bei der Programmvorbereitung und -ausgestaltung (auch Absprachen mit Nominierten, ggf. Materialakquise für Programm und weiteres) sowie der Konzeption und Produktion weiterer Produkte und Projektvorhaben in Zusammenarbeit mit Dienstleiter:innen
• Unterstützung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit bei der Koordination und Erarbeitung von Content für die Webseite und Social Media im Rahmen des Projektes
• Unterstützung bei der Koordination und allen im Rahmen des "Tag des Peacekeeping" anfallenden Aufgaben inkl. Nachbereitung

• Relevante Praxis-/Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungs- bzw. Projektmanagement, ggf. abgeschlossene Ausbildung zur:m Veranstaltungskauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise
• Protokollsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Grundkenntnisse im Umgang mit Adressdatenbanken (CRM) und/oder Drupal CMS sowie Social Media wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift)

• Sie gestalten eine große Veranstaltung mit hochrangiger Beteiligung mit, die hohe Strahlkraft in den parlamentarisch-politischen Raum hat.
• Teamspirit: Wir sind ein hochmotiviertes, dynamisches und kollegiales Team, das wertschätzend zusammenarbeitet. Professionalität und Freude bei der Arbeit sind uns wichtig.
• Modern und mittendrin: Unsere gut ausgestatteten Büros bieten eine angenehme Arbeitsatmosphäre - am idyllischen Ludwigkirchplatz, ruhig und dennoch mitten in der City West.
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatem: Wir leben flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle und Gleitzeitregelungen – mit mobilem Arbeiten.
• Persönliche Entwicklung: Profitieren Sie neben Feedbackgesprächen von zahlreichen internen Informations- und Weiterbildungsangeboten, exklusiven Lunch-Formaten mit spannenden Gesprächspartner:innen und interaktiven Lerntagen - unsere Reflektionsräume fördern Neugier, Teamgeist und Resilienz.
• Onboarding: Unser Programm zum Einstieg umfasst neben der individuellen Einarbeitung das Kennenlernen aller Teams; erfahrene Kolleg:innen unterstützen Sie gerne und machen das Fußfassen im ZIF federleicht.
• Nachhaltigkeit im Blick: Dass wir unseren Mitarbeiter:innen ein Job-/Deutschlandticket ermöglichen, ist nur ein Baustein unseres Nachhaltigkeitsmanagements: Wir arbeiten immer weiter daran, uns zukunftsorientiert aufzustellen.
• Ein faires Gehalt: Bei uns gilt der TVöD Bund – mit 30 Urlaubstagen im Jahr bei einer 5-Tage-Woche (dazu den 24. und 31.12. frei) sowie zusätzlicher Altersvorsorge (VBL). Die bis zum 31.07.2026 befristete Stelle ( 35 Wochenstunden) mit Besetzung zum nächstmöglichen Beginn ist vergütet nach TVöD Bund bis zu Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.

Diversität umfasst für uns eine gleichstellungsfördernde Kultur, die viele bereichernde Perspektiven begrüßt. Wir freuen uns daher über Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität oder Orientierung.

Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt.