Als Projektmanager*in für Vergabeprojekte bist du Hauptansprechperson für die regionalen Führungskräfte sowie für die zentralen Fachabteilungen für alle Belange zum jeweiligen Vergabeprojekt. Du begleitest die Projekte vom Kickoff bis zum Kickout und stellst das formale Setup (Meldungen, Steuerung Vertragswesen etc.) sicher.

Deine Aufgaben

• Steuerung von Terminabläufen und Planungsprozessen im Vorfeld der operativen Projektumsetzung unter Nutzung verschiedener IT-Systeme (gsm-Intranet, stepnova, Firmendatenbank und Projektmanagement-Software Salesforce)
• Schnittstellenfunktion zwischen Konzeptentwicklung, Marketing, Standortmanagement, Qualitätsmanagement, Leistungsabrechnung, Recruitment und Geschäftsentwicklung sowie den operativen Projekt-Mitarbeiter*innen an unseren Standorten während der Vorbereitungszeit eines Projektstarts
• Zu­sam­men­stel­lung von pro­jekt- und ver­trags­re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen
• Datenpflege in der Vertriebs-, Auftragsverwaltungs- und Projektmanagement-Software Salesforce
• Administrative Vorbereitung von Vordrucken und Formularen für ein vertragliches Meldewesen
• Gleichzeitiges Koordinieren und Managen verschiedener Projektstarts und Projektsetups inkl. Fristenüberwachung sowie Bewertung und Einleitung notwendiger Eskalationsmechanismen
• Durchführen von internen Projekt-Kickoff-Videocalls mit interdisziplinären Projektteams und Fachabteilungen (z. B. Standortmanagement, Recruitment)
• Planung, Durchführung und Nachbereitung digitaler „Konzeptintros“ für operative Führungskräfte
• Detailabstimmung der Projekt-Anforderungen mit den Auftraggebern und Entwicklung operativer Workflows zur Umsetzung dieser Anforderungen
• Erstellung von individuellen Projektseiten im Intranet unter Beachtung der Vertragsmodalitäten der Vergabeunterlagen, der jeweiligen Umsetzungskonzeption, interner Richtlinien und den Vorgaben der AZAV
• Entwicklung und Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten und Arbeitsunterlagen und deren Bereitstellung in der Projekt- und Dokumentenmanagement-Software stepnova inkl. Prüfung auf Vertragskonformität
• Dynamische Anbindung der Projekt-Dokumente an die Dokumentenmanagement-Software
• Administration und projektspezifische Anpassung der Projekt-Dokumentationssoftware (stepnova)
• Telefonischer und ticketgestützter First-Level-Support für die regionalen Führungskräfte und operativ arbeitenden Projekt-Mitarbeiter*innen

Dein Profil 

• Mindestens einschlägiger Berufsabschluss mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Du hast umfassende fachspezifische Kenntnisse für die Umsetzung von Arbeitsmarktdienstleistungen im Bereich von Vergabeprojekten; Grundlagenkenntnisse der AZAV sind wünschenswert
• Du hast idealerweise erste Projektmanagement-Erfahrungen gesammelt und zeigst ein hohes Maß an IT-Affinität und bist sicher in digitaler Kommunikation
• Du bist erprobt im Umgang mit MS‐Office‐Programmen und hast idealerweise Kenntnisse in Typo3 bzw. im Umgang mit Content-Management-Systemen
• Du agierst lösungsorientiert, bist in der Lage, unterschiedliche Perspektiven zu verbinden und für ein übergeordnetes Ziel zu adaptieren
• Auf dich ist Verlass, denn du hast ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit, arbeitest sorgfältig, hast deine Zeit im Griff, bist zuverlässig und für deine strukturierte Arbeitsweise bekannt
• Auch, wenn mal viel zu tun ist, behältst du jederzeit die Übersicht und lässt dich nicht so leicht aus der Ruhe bringen
• Du schaust über den „Tellerrand“ hinaus und kannst komplexe Themen oder Zusammenhänge struktu-rieren und vereinfachen

• Methodische Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeiten
• Interne Weiterbildung
• Abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
• Familienfreundliches Unternehmen
• Wertschätzung
• Eigenverantwortlichkeit
• Freie Getränke