Über uns: Wir sind ein kleines, familiäres Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, das sich durch eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit auszeichnet. In unserem Team arbeiten vier Familienmitglieder und langjährige Freunde, die gemeinsam eine angenehme und respektvolle Atmosphäre schaffen. Wenn du Wert auf kollegialen Zusammenhalt und ein familiäres Umfeld legst, bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine motivierte Sekretärin/Teamassistenz (m/w/s) die eng mit einer erfahrenen Kollegin im Sekretariat zusammenarbeitet.

Deine Aufgaben:

Telefon- und Empfangsmanagement

• Freundliche Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Erstkontakt für Eigentümer, Mieter, Handwerker und Dienstleister
• Terminorganisation und Koordination

Post- und E-Mail-Bearbeitung

• Sichtung, Verteilung und digitale Ablage des Posteingangs
• Strukturierte Verwaltung des allgemeinen E-Mail-Postfachs
• Erstellung und Versand von Schreiben nach Vorgabe

Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen

• Erfassung und Zuordnung des elektronischen Rechnungseingangs
• Vorbereitung von Buchungsunterlagen für die Buchhaltung

Büroorganisation & Administrative Aufgaben

• Unterstützung der Sekretariatsleitung im Tagesgeschäft
• Pflege und Organisation von digitalen und physischen Akten
• Bestellwesen und allgemeine organisatorische Aufgaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Versammlungsunterlagen und Dokumenten

Dein Profil:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Grundkenntnisse in Englisch für die erste telefonisch Kontaktaufnahme von Anrufern sind ebenfalls Einstellungsvoraussetzung.
• Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in der Immobilienbranche oder einem kaufmännischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise mit digitaler Dokumentenverwaltung
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Teamfähigkeit und Bereitschaft, eine erfahrene Kollegin aktiv zu unterstützen

Wir bieten:

• Ein familiäres Arbeitsumfeld in einem kleinen Team, in dem jede/r geschätzt wird und der persönliche Austausch großgeschrieben wird
• Gleitzeit und eine flexible Arbeitsgestaltung, um Arbeit und Privatleben bestmöglich in Einklang zu bringen
• Eine strukturierte Einarbeitung in alle Prozesse und Softwaretools, die du für deine Aufgaben benötigst durch eine erfahrene Mitarbeiterin
• Abwechslungsreiche Aufgaben im Immobilienbereich
• Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
• Da wir ein kleines Team sind, gibt es bei uns weniger Hierarchien. Du hast aber die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und dich in deinem Bereich weiterzuentwickeln.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.