Zur Unterstützung unseres kleinen Teams suchen wir eine engagierte, loyale und herzliche Persönlichkeit, die nicht nur organisiert, sondern auch Orientierung gibt – als Office Manager/in und Vertrauensperson im Büroalltag.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation, Sekretariat und Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Alltag
• Eigenverantwortliche Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Verwaltung der Lohnabrechnungen Überweisungen, sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Organisation von Meetings, Terminen, Reisebuchungen und interner Kommunikation
• Ansprechpartnerin für das Team in organisatorischen und administrativen Fragen
• Auftragsabwicklung: Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenaufträgen
• Pflege und Nutzung unseres ERP-Systems (z. B. Warenbestände, Lieferscheine, Rechnungen)
• Koordination mit Lieferanten, Behörden und externen Dienstleistern

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung in Büroorganisation, Buchhaltung oder Assistenzfunktionen
• Ein sicheres, freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Eine strukturierte, zuverlässige und loyale Arbeitsweise – auch im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ein gutes Gespür für Menschen und Situationen, gepaart mit Klarheit und Durchsetzungsvermögen
• Souveräner Umgang mit MS Office, E-Mail-Korrespondenz und gängigen Buchhaltungstools
• Deutsch fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• Eine langfristige Position mit Verantwortung und Sinn – mitten im Herzen unseres Unternehmens
• Ein kleines, spezialisiertes Team mit derzeit sieben Kolleginnen und Kollegen aus Forschung und Vertrieb
• Moderner Arbeitsplatz im gerade neu erbauten CSTBI in Bielefeld
• Familiäre Arbeitsatmosphäre mit kurzen Wegen, flachen Hierarchien und gegenseitiger Wertschätzung
• Teilzeitstelle Mo-Fr (20-30 Stunden pro Woche)
• Unbefristeter Arbeitsvertrag und solide Vergütung
• Home-Office an selektierten Tagen möglich
• 30 Urlaubstage (bei 5 Tage-Woche)

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.