Assistentin/ Assistent im Sekretariat des Direktoriums (w/m/d)

Ihre Rolle

Ihre künftigen Aufgaben sind dem Leitungsstab des ITZBund zugeordnet. Der Leitungsstab unterstützt das Direktorium des ITZBund bei seiner Aufgabenwahrnehmung. Hier werden Informationen gebündelt, bewertet, gegebenenfalls in geeigneter Form aufbereitet und dem Direktorium zur Verfügung gestellt. Das Sekretariat des Direktoriums sorgt für die Organisation und den reibungslosen Ablauf der Termine des Direktoriums und arbeitet diesem unmittelbar zu.

Zur Unterstützung des bestehenden Teams suchen wir Sie im Rahmen einer Elternzeitvertretung zur Wahrnehmung folgender Aufgaben:

• Pflege und Organisation des elektronischen Terminkalenders der Leitung sowie die Übernahme von Terminvereinbarungen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Unterstützung bei Besprechungen und sonstigen Veranstaltungen
• Ansprechperson für den Kontakt und die Absprachen mit Kundenbehörden, Stakeholdern sowie auch interne Beschäftigte des ITZBund
• Organisation von Dienstreisen für die Leitung (Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen)
• Durchführung von Schreibtätigkeiten für die Leitung
• Pflege und Bearbeitung des Posteingangs und Postverteilung für die Leitung
• Übernahme weiterer administrativen Sekretariatsaufgaben Anforderungen

Ihre Fähigkeiten

Ihre erforderlichen Qualifikationen:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich.
• Oder: Sie verfügen über nachgewiesene, gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen im entsprechenden Berufsbild von mindestens 3 Jahren.

Weiterhin bringen Sie fachlich mit:

• Erfahrung in Geschäftszimmertätigkeiten bzw. in einer Leitungsassistenz.
• Organisatorisches Geschick und Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen sowie Besprechungen / Veranstaltungen.
• Sicherer und versierter Umgang mit MS-Office (v.a. MS Outlook) und Skype sowie Kenntnisse über SharePoint und Dokumentenmanagementsysteme.
• Hohes Kommunikationsgeschick und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache und Schrift.
• Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sowie Loyalität gegenüber der Hausleitung.

Das zeichnet Sie persönlich aus:

• Sie können systematisch-methodisch planen und vorgehen.
• Sie verfügen über Belastbarkeit und Stressresistenz.
• Sie handeln adressaten- und dienstleistungsorientiert.
• Kommunikationsfähigkeit ist für Sie selbstverständlich.
• Sie zeichnen sich durch Kooperations- und Teamfähigkeit aus.

ArbeitgeberLeistungen

Gute Gründe, die für uns sprechen

Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst und eine bis zum 14.10.2027 befristete Einstellung als Tarifbeschäftigte/-r. Bewerbende, die in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis mit der Bundesrepublik Deutschland stehen, können nicht berücksichtigt werden. Das Entgelt entspricht bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen der Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

• Wir zahlen Ihnen eine monatliche ITZBund -Zulage in Höhe von 128 €. Zusätzlich profitieren Sie von regelmäßigen tariflichen Gehaltsanpassungen.
• Tarifbeschäftigte erhalten eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberanteil (nach den geltenden tariflichen Bestimmungen).
• Unsere modernen Arbeitszeitmodelle, gleitende Arbeitszeit sowie die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten, ermöglichen Ihnen eine ausgewogene Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf.
• Je nach Standort bieten wir Ihnen ein Jobticket zu vergünstigten Konditionen oder eine Bezuschussung des Deutschlandjobtickets an.
• Während Ihrer individuellen Einarbeitung stehen Ihnen erfahrene Kolleginnen und Kollegen zur Seite. Auf Ihrem weiteren Karriereweg begleiten und unterstützen wir Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung mit unseren attraktiven Fortbildungsangeboten.
• Wir bieten Ihnen vielseitige Möglichkeiten der Gesundheitsförderung.
• Durch unsere offene, diverse und vielfältige Unternehmenskultur fördern wir ein vertrauensvolles Miteinander und die Vernetzung unserer Beschäftigten. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, sich als Ausbilderin/Ausbilder einzubringen und Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrungen an unsere Nachwuchskräfte weiterzugeben.
• Wir gewähren bei Bedarf eine Umzugskostenvergütung nach den gesetzlichen Bestimmungen.

Besondere Hinweise

Was uns noch wichtig ist

Das ITZBund unterstützt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind uns willkommen, von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Im Falle gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes, schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Die zu besetzende Stelle ist grundsätzlich für Voll- und Teilzeitbeschäftigung geeignet, soweit keine zwingenden dienstlichen Belange entgegenstehen.

Ihre Bewerbung

Sie wollen uns bei der Digitalisierung Deutschlands unterstützen und Teil unseres Teams werden?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen für die Stelle als Assistentin/ Assistent im Sekretariat des Direktoriums (w/m/d) (Anschreiben, Lebenslauf, Prüfungs- und Beschäftigungszeugnisse, ggf. Nachweis der Schwerbehinderung) bis zum 19.08.2025 über unser Online-Bewerbungssystem. Sie gelangen automatisch zum Bewerbungsportal, wenn Sie auf den Button "Jetzt bewerben" klicken.

Das Auswahlgespräch findet voraussichtlich in KW 39 statt.

Haben Sie noch Fragen?

• Bei fachlichen Fragen zu dieser Stellenausschreibung wenden Sie sich bitte an Frau Groppe (Tel. 022899/680-5818) oder Herrn Schneikart (Tel. 0160/96221909).
• Bei personalwirtschaftlichen Fragen rund um das Arbeitsverhältnis wenden Sie sich bitte telefonisch an Herrn Ehmke (Tel. 022899/680-17782).
• Oder Sie kontaktieren uns per E-Mail: Bewerbung@itzbund.de.

Weitere Informationen über das ITZBund finden Sie im Internet unter http://www.digital-fuer-deutschland.de sowie zu unserem Bewerbungsverfahren