Vorzimmerkraft der Vizepräsidentin im Büro der Amtsleitung (w/m/d)

BesGr. A 7 BBesO / EntgGr. 7 TV EntgO Bund

Ihre Aufgaben:

• Koordination interner und externer Termine
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten; Erteilung von einfachen Auskünften
• Führung umfangreicher Wiedervorlagen
• Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
• Führung, Kontrolle und Selektion des elektronischen Postbuchs
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen; Betreuung von Besucher/innen
• Organisation von Dienstreisen sowie Vornahme entsprechender Buchungen
• Verwaltung des Büromaterials
• Erstellung sowie Bearbeitung von Schreiben der Amtsleitung
• Erstellung von Listen, Tabellen und Präsentationen
• Unterstützungsaufgaben für die Stabsstellen und die Beauftragten für Datenschutz- und Informationssicherheit
• Unterstützungsaufgaben für das Büro der Amtsleitung / Öffentlichkeitsarbeit, u.a. Erstellung der amtsinternen Presseauswertung
• Unterstützung im Rahmen von Sonderprojekten der Vizepräsidentin

Darauf können Sie sich im BAS freuen

• Sinnvolle Aufgaben: Wir leisten gemeinsam einen wichtigen Beitrag für die Stabilität der Sozialversicherungssysteme
• Gutes Miteinander im Team und wertschätzendes Arbeitsklima
• Systematisches Onboarding und Mentoring
• Attraktives betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. diverse kostenfreie Kursangebote; Gesundheits-und Präventionstage)
• Moderne Arbeitsplätze sowie Co-Working-Space
• Vielfältige Entwicklungsperspektiven und individuelle Fort- und Weiterbildung
• Zuschuss zum Deutschlandticket und hervorragende ÖPNV-Anbindung (UN - Campus/ Ollenhauerstr.)

Was müssen Sie mitbringen?

• Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder abgeschlossene Berufsausbildung zur/ zum Verwaltungsfachangestellten oder zur/ zum Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung

Was uns noch überzeugt:

• ausgeprägtes Organisationsvermögen
• sehr gute Kenntnisse der Office-Produkte (insb. Word, Excel und PowerPoint) und gute Kenntnisse der übrigen Anwendungssoftware (Outlook etc.)
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• hohe Belastbarkeit auch in Stresssituationen
• hohe Flexibilität
• Teamfähigkeit
• große Zuverlässigkeit bei der Aufgabenerledigung und im Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten
• Erfahrungen im Bereich des Büromanagements von Führungskräften

Erwartet werden darüber hinaus ein höfliches und verbindliches Auftreten, Kollegialität, Umsichtigkeit, selbständiges Arbeiten sowie Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Erledigung der eigenen Aufgaben.

Zusätzliche Informationen

Es wird ein besonderes Maß an Flexibilität gefordert, so dass der Arbeitsplatz für regelmäßige Telearbeit oder mobile Arbeit grundsätzlich nicht geeignet ist und Gleitzeit nur im beschränktem Maße genutzt werden kann.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität, körperlichen Merkmalen oder Familienstand.

Eine Besetzung des Dienstpostens mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich.

Weitere Informationen über das Bundesamt für Soziale Sicherung finden Sie hier (https://www.bundesamtsozialesicherung.de/) .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.