Assistenz (m/w/d) des Topmanagements

Wir suchen für unsere Holding eine Assistenz (m/w/d) des Topmanagements am Standort Bregenz.

Wenn du Freude daran hast, Dinge zu organisieren, Abläufe zu verbessern und als verlässliche Stütze im Hintergrund mitzugestalten, dann wartet bei uns dein Platz im Team.

Wer wir sind

Die Rhomberg Sersa Rail Group sorgt weltweit dafür, dass Züge sicher und effizient unterwegs sind. Als Komplettanbieterin für Bahnbau, Instandhaltung und modernste Bahntechnik sind wir in neun Ländern auf drei Kontinenten aktiv. Rund 3.000 engagierte Mitarbeitende verbindet dabei eines: Wir geben jeden Tag unser Bestes, damit die Züge auf Schiene bleiben.

In deiner Position als Assistenz unterstützt du die Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben.

Konkret bedeutet das:

• Du planst und koordinierst Termine, Meetings und Reisen – effizient, digital und vorausschauend.
• Du sorgst für reibungslose Abläufe von Meetings: von der Vorbereitung über Live-Mitschriften bis hin zu Protokollen.
• Du erstellst Präsentationen, Berichte und Analysen – präzise, strukturiert und auf den Punkt.
• Du bist die Schnittstelle zu internen und externen Partnern – von Kunden bis zu Behörden und Notariaten.
• Du führst digitale Genehmigungs- und Unterschriftenprozesse durch und unterstützt bei der digitalen Belegverarbeitung.
• Du managest selbst Projekte und begleitest spannende Sonderprojekte aus Bereichen wie Finance, Accounting, Zertifizierung, Software-Einführung oder Organisationsentwicklung.

• Eine abgeschlossene höhere kaufmännische Ausbildung (HLW, HAK o. Ä.) und idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Versierter Umgang mit MS Office 365 (insbesondere TEAMS, Outlook, SharePoint) und digitalen Tools.
• Know-how in CO₂-optimierter Reiseplanung inklusive Spesenabrechnung, eIDAS- und DSGVO-konformen Signaturen.
• IT-Affinität und Freude an Innovation – auch im Zusammenspiel mit Künstlicher Intelligenz (z. B. MS Copilot).
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen sind ein Plus.
• Teamfähigkeit sowie ein Gespür für Menschen, Situationen und Prioritäten – und die Fähigkeit, ruhig zu bleiben, wenn es mal turbulent wird.
• Organisationstalent, Genauigkeit und Freude an klaren Prozessen.
• Offenheit, Lernbereitschaft und Interesse an neuen Tools und digitalen Arbeitsweisen.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und ein sicherer Umgang mit Daten und Compliance-Vorgaben.
• Flexibilität, Belastbarkeit und Reisebereitschaft (in geringem Umfang).

• Spannende Einblicke auf höchster Ebene – du arbeitest direkt an der Seite der Geschäftsführung einer internationalen Unternehmensgruppe.
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem Umfeld, das ständig in Bewegung ist.
• Raum für Ideen und attraktive Perspektiven für deine persönliche Weiterentwicklung.
• Vertrauen, Verantwortung und Wertschätzung – bei uns zählt das Miteinander, nicht die Hierarchie.
• Zahlreiche Benefits, Weiterbildungen und gemeinsame Mitarbeiter:innen-Events.

Das Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung und basiert auf dem Kollektivvertrag für Angestellte im Baugewerbe und der Bauindustrie.

Wenn du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe aktiv mitzugestalten und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten, dann bewirb dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte.

www.rhomberg-sersa.com/de/karriere-bei-rhomberg-sersa

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!