Die Position der Executive Assistant (m/f/d) ist eine Schlüsselrolle und verantwortlich für das Management der komplexen Terminpläne, Termine und Korrespondenzen der Chairwoman des Board of Governors und des Chancellors. Diese Position erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Diskretion sowie die Fähigkeit, in einer dynamischen Umgebung Prioritäten zu setzen und sich flexibel anzupassen. Die Executive/Personal Assistant fungiert als vertrauensvolle Schnittstelle und gewährleistet eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen der Chairwoman, dem Chancellor und weiteren Stakeholdern.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine organisatorische, administrative und kaufmännische Tätigkeiten, wie zum Beispiel
• Allgemeine Korrespondenz (Englisch/Deutsch)
• Umfassende Terminkoordination
• Postbearbeitung
• Reisebuchungen
• Reisekostenabrechnung
• Bestellung von Bürobedarf und Bewirtungsmaterialien
• Unterstützung des Managements bei operativen Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen
• Formulierung und Ausarbeitung geschäftlicher Dokumente und Korrespondenzen
• Proaktive Nachverfolgung definierter Maßnahmen und Fristen zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung
• Gremienarbeit
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen des Managements
• Vorbereitung von Besprechungsnotizen und Protokollen

Ihre Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Management oder Büromanagement (Erfahrung im Top-Management ist von Vorteil)
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer und effektiver Umgang mit MS Office und Zoom
• Strukturierte, effiziente, proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise
• Souveräne und kommunikationsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
• Präzise Arbeitsweise mit dem Ziel der kontinuierlichen Prozessverbesserung

Was erwartet Dich an der Constructor University:

Wir sind eine internationale, private Universität von Weltrang und befinden uns auf einem spannenden Wachstumskurs mit der Erweiterung unseres Angebots. Werde Teil unseres Teams und unterstütze unsere globalen Teams!

• Vertrauensarbeitszeit für Work-Life-Balance
• Möglichkeit für Mobiles Arbeiten
• Individuelle Einarbeitung, Förderung und Entwicklungsplanung
• Firmenfitness mit EGYM Well Pass (ehem. Qualitrain)
• Partner von Deutsche Dienstrad – Leasing eines Dienstrades; egal ob Fahrrad, Rennrad oder E-Bike (private und dienstliche Nutzung)
• Grüner Campus mit Erholungsflächen und umfangreichen Verpflegungsmöglichkeiten
• Constructor University hat umfangreiche Programme zu Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit

Constructor University garantiert uneingeschränkt die akademische Freiheit jedes Mitglieds der Fakultät sowie aller weiteren Mitglieder der Universitätsgemeinschaft. Wir fördern Vielfalt an der Universität in Bezug auf ethnische, kulturelle, soziale, religiöse, politische und nationale Hintergründe sowie individuelle Lebensstile. Constructor University bietet allen qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern gleiche Chancen und ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt.

Deine Bewerbung:

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